Hướng dẫn điền mô tả công việc nhân viên bảo vệ chi tiết

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Mô tả công việc nhân viên bảo vệ" được thiết kế nhằm chuẩn hóa và hệ thống hóa toàn bộ nhiệm vụ, trách nhiệm cũng như tiêu chuẩn tuyển dụng đối với vị trí bảo vệ trong công ty. Tài liệu này giúp nhân viên bảo vệ hiểu rõ phạm vi công việc hàng ngày, từ việc theo dõi tài sản, kiểm soát ra vào, đến xử lý tình huống khẩn cấp. Đồng thời, biểu mẫu là cơ sở để bộ phận nhân sự đánh giá năng lực, xây dựng kế hoạch đào tạo và làm căn cứ để ký hợp đồng lao động. Việc sử dụng biểu mẫu này giúp đảm bảo tính minh bạch, tránh tranh chấp và nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự trong toàn doanh nghiệp.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng phòng Nhân sự hoặc Trưởng bộ phận Bảo vệ soạn thảo và cập nhật. Thời điểm điền biểu mẫu là khi công ty có nhu cầu tuyển dụng nhân viên bảo vệ mới, hoặc khi cần điều chỉnh, bổ sung nhiệm vụ cho vị trí này do thay đổi quy mô hoặc quy trình hoạt động. Ngoài ra, biểu mẫu cũng được rà soát định kỳ hàng năm để đảm bảo phù hợp với thực tế vận hành và các quy định pháp luật hiện hành. Nhân viên bảo vệ hiện tại cũng nên đọc và nắm rõ nội dung này để thực hiện công việc đúng chuẩn.

Hướng dẫn điền từng mục

Thông tin chung: Ghi rõ vị trí là "Nhân viên bảo vệ", thời gian làm việc (theo ca hoặc hành chính), bộ phận trực thuộc (thường là Phòng HCNS hoặc Ban Bảo vệ), và tên quản lý trực tiếp (Tổ trưởng bảo vệ hoặc Trưởng phòng HCNS).
Mục đích công việc: Tóm tắt ngắn gọn lý do tồn tại của vị trí, ví dụ: "Thực hiện hoạt động bảo vệ tài sản, con người và trật tự công ty." Không viết dài dòng, chỉ nên 1-2 câu.
Nhiệm vụ (mục III): Liệt kê chi tiết từng đầu việc theo số thứ tự từ 1 đến 22. Mỗi nhiệm vụ cần mô tả cụ thể hành động, đối tượng liên quan và kết quả mong đợi. Ví dụ: nhiệm vụ 1 yêu cầu lập sổ theo dõi tài sản với các cột cụ thể; nhiệm vụ 5 mô tả quy trình đón khách. Không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ nào.
Tiêu chuẩn (mục IV): Ghi rõ trình độ học vấn (tối thiểu THPT), các kỹ năng cần có (nghiệp vụ bảo vệ, PCCC, võ thuật), kinh nghiệm (ít nhất 1 năm) và phẩm chất cá nhân (trung thực, nhanh nhẹn). Đây là căn cứ để tuyển dụng và đào tạo.
Thời gian làm việc: Nếu có ca trực, cần ghi rõ lịch trực, thời gian bàn giao ca và quy định về nghỉ bù. Trường hợp không có, có thể để trống hoặc ghi "Theo quy định chung của công ty".
Quản lý trực tiếp: Ghi rõ chức danh người quản lý, thường là Tổ trưởng bảo vệ hoặc Trưởng phòng HCNS, để nhân viên biết ai là người phải báo cáo và nhận chỉ thị.

Lưu ý quan trọng

Biểu mẫu phải được cập nhật ngay khi có thay đổi về quy trình bảo vệ, thiết bị PCCC hoặc cơ cấu tổ chức, tránh sử dụng phiên bản cũ gây sai lệch.
Nhân viên bảo vệ phải ký xác nhận đã đọc và hiểu rõ nội dung mô tả công việc, đặc biệt là các nhiệm vụ liên quan đến an toàn và phòng cháy chữa cháy.
Mọi trường hợp bàn giao ca, bàn giao chìa khóa, tài sản đều phải lập biên bản và lưu trữ ít nhất 6 tháng để phục vụ kiểm tra khi cần.
Không tự ý thay đổi hoặc bỏ qua bất kỳ nhiệm vụ nào trong danh sách, đặc biệt là các nhiệm vụ về kiểm tra PCCC và theo dõi ra vào, vì liên quan trực tiếp đến an ninh công ty.
Biểu mẫu này cần được lưu trong hồ sơ nhân sự của từng nhân viên bảo vệ và là tài liệu tham khảo chính khi xảy ra tranh chấp hoặc đánh giá hiệu quả công việc.

Lỗi thường gặp

Bỏ sót nhiệm vụ: Nhiều người soạn thảo chỉ liệt kê vài nhiệm vụ chính mà quên các nhiệm vụ quan trọng như kiểm tra PCCC định kỳ, lập biên bản bàn giao ca hoặc theo dõi CNV đi muộn về sớm, dẫn đến thiếu căn cứ xử lý sau này.
Mô tả nhiệm vụ chung chung: Ví dụ chỉ ghi "bảo vệ công ty" mà không nêu rõ quy trình đón khách, kiểm tra giấy tờ hay xử lý tình huống khẩn cấp, khiến nhân viên mới không biết làm thế nào cho đúng.
Không cập nhật tiêu chuẩn: Để tiêu chuẩn tuyển dụng quá cũ, ví dụ yêu cầu "tốt nghiệp cấp 3" nhưng thực tế công ty đã nâng yêu cầu lên "cao đẳng", gây khó khăn khi tuyển dụng hoặc đánh giá.
Thiếu thông tin quản lý trực tiếp: Không ghi rõ ai là người quản lý, dẫn đến nhân viên không biết báo cáo cho ai khi có sự cố hoặc cần xin ý kiến.
Nhầm lẫn giữa nhiệm vụ và tiêu chuẩn: Một số người viết lẫn lộn kỹ năng (ví dụ "biết võ") vào phần nhiệm vụ, hoặc ngược lại, gây khó hiểu cho người đọc và làm mất tính chuyên nghiệp của biểu mẫu.

Nội dung biểu mẫu

MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN BẢO VỆ

I/ Thông tin chung:

Vị trí		Thời gian làm việc
Bộ phận
Quản lý trực tiếp

II/ Mục đích công việc

Thực hiện hoạt động bảo vệ công ty.

III/ Nhiệm vụ:

1. Lập sổ theo dõi tài sản, vật tư, hàng hoá xuất nhập ra khỏi công ty. Sổ theo dõi tài sản xuất nhập gồm các cột sau: ngày, người giữ tài sản, tên tài sản, qui cách, đơn vị, số lượng, nhập/xuất, ghi chú.

2. Ghi sổ sách chính xác các trường hợp xuất nhập vật tư, hàng hoá ra khỏi Công ty. Mọi tài sản xuất ra khỏi công ty phải có phiếu xuất hoặc giấy đồng ý cho xuất của Ban Giám đốc, TP HCNS. Trường hợp xuất không có giấy (đột xuất) thì người xuất phải ký vào cột ghi chú sổ theo dõi xuất nhập tài sản.

3. Kiểm tra con dấu và chữ ký của người có đủ thẩm quyền ký xác nhận giấy tờ và hóa đơn xuất nhập.

4. Hàng tuần, bảo vệ lập báo cáo nhập xuất tài sản trong công ty chuyển Tổ trưởng bảo vệ kiểm tra, sau đó báo cáo cho TP HCNS.

5. Khi khách đến liên hệ giao dịch. Bảo vệ hỏi rõ lai lịch của khách sau đó liên hệ văn phòng hoặc người cần gặp. Nếu bộ phận văn phòng công ty đồng ý tiếp thì bảo vệ đề nghị khách đăng ký và xuất trình giấy tờ tùy thân trước khi vào công ty.

6. Bảo vệ có trách nhiệm giúp khách, CNV đưa xe vào đúng vị trí khi khách CNV dừng xe trước công ty, phát thẻ xe, thu thẻ xe khi khách – CNV lấy lại xe, giúp khách CNV chuyển xe từ chỗ để xe ra ngoài.

7. Khi có thư báo, bưu phẩm, quà tặng. Nhân viên bảo vệ nhận từ tay người đưa đến đồng thời chuyển ngay đến bộ phận văn thư của Công ty xử lý.

8. Giúp đỡ các bộ phận cá nhân nơi công tác trong phạm vi thời gian cho phép.

9. Trường hợp phân ca trực cho tại cùng một địa điểm thì bảo vệ phải lập biên bản bàn giao ca. Biên bản bàn giao ca phải thể hiện các nội dung: số lượng chìa khoá giao, ngày giờ giao, tên người giao – người nhận, các trường hợp phát sinh trong ca trực, các trường hợp cần giải quyết tiếp theo…

10. Lập sổ theo dõi CNV và khách gồm các cột sau: ngày, họ tên, bộ phận/cơ quan, giờ đến/đi, nội dung công việc, ghi chú. Sổ theo dõi CNV và khách để theo dõi khách hàng đến, khách hàng ra khỏi công ty, CNV đến muộn, CNV về sớm, CNV từ bộ phận khác sang liên hệ công tác, CNV công tác xong trở về, CNV đi công tác, CNV đi công tác trở về, CNV từ nhà đi công tác luôn, sau đó vô công ty trễ… Mỗi trường hợp phải ghi riêng.

11. Thứ bảy hàng tuần, bảo vệ photo sổ theo dõi CNV và khách chuyển về Trưởng phòng HCNS.

12. Trường hợp bảo vệ được phân công làm ca, hoặc đổi cho người khác thì phải chuyển giao đầy đủ các sổ ghi chép trên đây, chìa khoá, phương tiện làm việc v.v.

13. Quản lý chìa khoá các bộ phận, chìa khoá chính, ghi rõ số khoá đã bàn giao trong sổ trực ban khi được phân công.

14. Liên hệ cơ quan lân cận hoặc địa phương để hợp đồng phối hợp khi cần thiết (khi có sự uỷ nhiệm của lãnh đạo).

15. Thường xuyên kiểm tra tài sản, phát hiện ra những CNV xâm phạm tài sản và nội qui của Công ty, báo cáo Tổ trưởng bảo vệ, Tổ trưởng bảo vệ có trách nhiệm báo cáo cho TP HCNS xem xét và xử lý.

16. Kiểm tra các thiết bị PCCC đầu tháng, nội dung kiểm tra gồm: bình PCCC còn sử dụng được không? Có đúng vị trí không? Có hướng dẫn sử dụng không? Biên bản kiểm tra chuyển về TP HCNS kiểm tra.

17. Vận hành thành thạo, thao tác nhanh, xử lý kịp thời khi có sự cố xảy ra biết bảo dưỡng và sửa chữa hư hỏng thông thường của thiết bị PCCC. Phòng chống và phát hiện kịp thời các hiện tượng cháy nổ để xử lý ngay đồng thời thông báo cho các cơ quan có chức năng phối hợp giải quyết kịp thời. Chủ động phát hiện để phòng chống các hành vi phá hoại hoặc đe dọa phá hoại cơ sở vật chất, kỹ thuật của công ty.

18. Thông báo ngay Trưởng bộ phận sản xuất, TP HCNS biết về các trường hợp phạm pháp qủa tang theo luật pháp Việt Nam đối với bất kỳ ai có hành vi phá hoại, trộm cắp, lừa đảo, gian lận… để chiếm đoạt tài sản hoặc gây rối làm mất an toàn trật tự trong Công ty để giải quyết kịp thời.

19. Không tự ý bỏ vị trí gác, trực, không lơ là chây lười, không ngủ trong giờ làm việc, không hút thuốc vàsử dụng các chất ma túy, không đánh bài bạc trong giờ làm việc, không uống rượu, bia trong giờ làm việc. Bảo vệ không đọc báo trong giờ làm việc, không làm ảnh hưởng đến CNV bộ phận khác đang làm việc.

20. Nhắc nhở nhân viên, công nhân khách đến làm việc luôn tuân thủ các biện pháp an toàn lao động, PCCN và nội quy Công ty.

21. Kiên quyết không cho nhân viên và khách có mùi rượu, bia, mang chất nổ… vào Công ty.

22. Thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng phân công.

IV/ Tiêu chuẩn:

1. Trình độ học vấn/chuyên môn/kiến thức:

- Trình độ tương đương Phổ thông trung học trở lên.

2. Kỹ năng:

- Nghiệp vụ bảo vệ và giao tiếp.

- Nghiệp vụ ứng phó trong tình huống khẩn cấp.

- Nghiệp vụ cấp cứu người bị nạn.

- Nghiệp vụ phòng cháy chữa cháy.

- Võ thuật chiến đấu, cách sử dụng các công cụ hỗ trợ.

3. Kinh nghiệm:

- Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí bảo vệ.

4. Phẩm chất cá nhân:

- Phẩm chất đạo đức: trung thực, nhanh nhẹn.