Hướng dẫn điền mô tả công việc Trưởng phòng Thiết kế

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Mô tả công việc" dành cho vị trí Trưởng phòng Thiết kế được sử dụng để chuẩn hóa và hệ thống hóa toàn bộ thông tin về chức danh, nhiệm vụ, quyền hạn và tiêu chuẩn của vị trí này. Mục đích chính là giúp nhân viên mới và các bộ phận liên quan hiểu rõ phạm vi trách nhiệm, các mối quan hệ công tác cũng như yêu cầu năng lực cần có. Đây là cơ sở để đánh giá hiệu quả công việc, đào tạo và phát triển nhân sự trong phòng Thiết kế.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng phòng Nhân sự hoặc chuyên viên phụ trách xây dựng mô tả công việc điền, dựa trên thông tin do Trưởng phòng Thiết kế hiện tại hoặc cấp trên trực tiếp cung cấp. Thời điểm điền là khi có nhu cầu tuyển dụng mới, khi cập nhật cơ cấu tổ chức, hoặc khi vị trí này có sự thay đổi về nhiệm vụ và quyền hạn. Ngoài ra, biểu mẫu cũng được rà soát và cập nhật định kỳ hàng năm để đảm bảo tính chính xác và phù hợp với thực tế hoạt động của công ty.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tên chức danh: Ghi rõ "Trưởng phòng THIẾT KẾ" bằng chữ in hoa, đúng theo quy định về tên chức danh trong hệ thống nhân sự của công ty.
2. Mã chức danh: Nhập mã "PTK – TTTK" là mã định danh duy nhất cho vị trí này, dùng để quản lý trong hệ thống nhân sự và bảng lương.
3. Đơn vị công tác: Ghi "PHÒNG THIẾT KẾ" bằng chữ in hoa, xác định rõ bộ phận mà chức danh này trực thuộc.
4. Cấp trên trực tiếp: Ghi "PHÓ PHÒNG TK" – đây là người quản lý trực tiếp, có trách nhiệm giao việc và đánh giá kết quả công việc.
5. Người thay thế khi vắng mặt: Ghi "NHÂN SỰ DO TĐV CHỈ ĐỊNH" – người được Tổng Điều Vận chỉ định để đảm bảo công việc không bị gián đoạn.
6. Tóm tắt chức năng: Mô tả ngắn gọn hai chức năng chính: giám sát hoạt động tổ thiết kế và nghiên cứu xu hướng thời trang để đưa ra gam màu, mẫu thiết kế mới.
7. Các nhiệm vụ cụ thể: Liệt kê chi tiết từng nhiệm vụ như triển khai công tác, duyệt mẫu, chào mẫu, báo cáo, chọn nguyên liệu, thiết kế mẫu mới, chuyển giao bản vẽ, kiểm tra mẫu thành phẩm, lập bảng màu chào kinh doanh, theo dõi đơn hàng và thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo.
8. Các mối quan hệ công tác: Mô tả quan hệ trong nội bộ phòng (với trưởng đơn vị, NV công nghệ, NV giao nhận kho, NV sản xuất) và với phòng khác (bộ phận cân đối, xí nghiệp SX).
9. Quyền hạn: Ghi rõ các quyền đề xuất về trang thiết bị, nhân lực, tài lực, chương trình hoạt động, show diễn và cải tiến quy chế.
10. Các phương tiện làm việc: Liệt kê bàn làm việc, tủ hồ sơ, điện thoại, máy vi tính có phần mềm đồ họa, văn phòng phẩm và tài liệu chuyên ngành.
11. Tiêu chuẩn yêu cầu: Ghi rõ yêu cầu về trình độ văn hóa (trung cấp trở lên), kiến thức chuyên môn (thiết kế ứng dụng, sản phẩm, thị trường), kỹ năng đặc biệt (phối màu, tư duy sáng tạo, xử lý thông tin) và tố chất (trung thực, ham học hỏi, năng động).

Lưu ý quan trọng

• Phải điền đầy đủ tất cả các mục từ 1 đến 11, không bỏ sót bất kỳ mục nào để đảm bảo tính toàn diện của bản mô tả công việc.
• Sử dụng ngôn ngữ chính xác, rõ ràng, tránh mơ hồ; mỗi nhiệm vụ và quyền hạn cần được diễn đạt cụ thể, có thể đo lường được.
• Đảm bảo thông tin về mối quan hệ công tác được mô tả đúng với sơ đồ tổ chức hiện hành của công ty.
• Phần tiêu chuẩn yêu cầu phải phản ánh đúng nhu cầu thực tế của vị trí, không đặt ra yêu cầu quá cao hoặc quá thấp so với mặt bằng chung.
• Kiểm tra kỹ lưỡng trước khi phê duyệt để tránh sai sót về mã chức danh, tên đơn vị hoặc các thông tin nhân sự quan trọng khác.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "Cấp trên trực tiếp" và "Người thay thế khi vắng mặt" – cấp trên là người quản lý, còn người thay thế là người được chỉ định tạm thời đảm nhận công việc.
• Bỏ sót các nhiệm vụ cụ thể liên quan đến chào mẫu, theo dõi đơn hàng hoặc báo cáo định kỳ, dẫn đến bản mô tả thiếu tính thực tế.
• Không cập nhật các mối quan hệ công tác khi có sự thay đổi về cơ cấu phòng ban hoặc quy trình làm việc.
• Phần tiêu chuẩn yêu cầu thường bị viết chung chung, thiếu các kỹ năng đặc biệt như phối màu, tư duy sáng tạo hoặc khả năng làm việc dưới áp lực.
• Ghi sai mã chức danh hoặc tên đơn vị do không đối chiếu với danh sách nhân sự chính thức của công ty.