Mục đích sử dụng

Bảng đánh giá nhà cung ứng (BMCU-03) là công cụ giúp doanh nghiệp đánh giá một cách khách quan và toàn diện năng lực của các nhà cung ứng hiện tại hoặc tiềm năng. Mục đích chính là thu thập thông tin và chấm điểm dựa trên các tiêu chí quan trọng như chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng, giá cả và các yếu tố dịch vụ khác. Kết quả đánh giá này là cơ sở để đưa ra quyết định lựa chọn, duy trì hoặc loại bỏ nhà cung ứng, từ đó đảm bảo chuỗi cung ứng hoạt động ổn định và hiệu quả.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này thường do nhân viên thuộc bộ phận Thu mua, Quản lý chất lượng hoặc Kho vận trực tiếp thực hiện. Những người này có đầy đủ thông tin và dữ liệu thực tế về quá trình giao dịch với nhà cung ứng. Bảng đánh giá được điền định kỳ, ví dụ mỗi quý hoặc mỗi năm một lần, hoặc được điền đột xuất khi có nhu cầu đánh giá một nhà cung ứng mới, hoặc khi nhà cung ứng hiện tại có những thay đổi lớn về năng lực sản xuất, chất lượng hàng hóa. Sau khi điền xong, bảng cần được trình lên Trưởng phòng và Giám đốc phê duyệt.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tên nhà cung ứng: Ghi đầy đủ và chính xác tên công ty hoặc cá nhân là nhà cung ứng. Ví dụ: Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại ABC.
2. Mặt hàng cung cấp: Ghi rõ tên các sản phẩm hoặc dịch vụ mà nhà cung ứng này đang cung cấp cho công ty. Ví dụ: Vải cotton, phụ kiện may mặc, linh kiện điện tử.
3. Người liên lạc: Ghi họ tên và chức vụ của người đại diện bên phía nhà cung ứng mà bạn thường xuyên làm việc.
4. Địa chỉ, Điện thoại, Fax: Ghi địa chỉ trụ sở chính, số điện thoại bàn/di động và số fax (nếu có) của nhà cung ứng để tiện liên hệ khi cần.
5. Phần tiêu thức đánh giá (STT 1-9): Đây là phần quan trọng nhất. Ở cột "Điểm", bạn cho điểm từ 1 đến 10 (hoặc theo thang điểm quy định của công ty) cho từng tiêu chí. Ở cột "Trọng số", các số đã được cho sẵn (4,4,4,2,1,1,1,1,1) thể hiện mức độ quan trọng của từng tiêu chí. Cột "Điểm*HSố" là kết quả của phép nhân giữa cột "Điểm" và cột "Trọng số". Bạn cần tính toán và điền kết quả vào cột này.
6. Tổng cộng và Điểm Trung bình: Sau khi điền xong các tiêu chí, bạn tính tổng của cột "Điểm*HSố" và ghi vào ô "Tổng cộng". Sau đó, lấy tổng số này chia cho tổng hệ số (19) để ra "Điểm Trung bình". Cuối cùng, dựa trên kết quả điểm trung bình, bạn đánh dấu chọn vào ô "Chọn" hoặc "Không chọn" để quyết định có tiếp tục hợp tác với nhà cung ứng này hay không.
7. Phê duyệt: Sau khi hoàn tất đánh giá, người đánh giá ký tên, sau đó chuyển lên Trưởng phòng và Giám đốc ký duyệt và ghi rõ ngày tháng năm.

Lưu ý quan trọng

• Phải điền đầy đủ tất cả các thông tin ở phần thông tin nhà cung ứng, không được bỏ trống bất kỳ mục nào.
• Điểm số cho từng tiêu chí phải dựa trên dữ liệu thực tế, có bằng chứng kèm theo (ví dụ: biên bản giao hàng, biên bản nghiệm thu chất lượng).
• Việc tính toán ở cột "Điểm*HSố" và "Điểm Trung bình" cần được kiểm tra kỹ để tránh sai sót ảnh hưởng đến kết quả đánh giá cuối cùng.
• Kết quả "Chọn" hay "Không chọn" phải được cân nhắc kỹ lưỡng dựa trên điểm trung bình và chiến lược của công ty, không nên đưa ra quyết định cảm tính.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa cột "Điểm" và cột "Điểm*HSố": Nhiều người mới thường điền điểm trực tiếp vào cột "Điểm*HSố" mà quên nhân với trọng số, dẫn đến kết quả sai.
• Bỏ sót tiêu chí đánh giá: Đôi khi người đánh giá chỉ tập trung vào các tiêu chí chính như chất lượng, giá cả mà quên mất các tiêu chí phụ như "Sự phản hồi đối với sự cố" hoặc "Thời hạn đã giao dịch".
• Điền thông tin nhà cung ứng không đầy đủ: Việc thiếu số điện thoại hoặc địa chỉ chính xác sẽ gây khó khăn khi cần liên hệ lại sau này.
• Không có chữ ký phê duyệt: Bảng đánh giá sẽ không có giá trị pháp lý nếu thiếu chữ ký của người đánh giá, trưởng phòng và giám đốc.