Mục đích sử dụng

Biểu mẫu và quy trình đánh giá nhà cung ứng (BMCU-00) được thiết kế nhằm giúp doanh nghiệp lựa chọn và kiểm soát các nhà cung ứng một cách có hệ thống, đảm bảo chất lượng đầu vào ổn định. Mục tiêu cuối cùng là tìm ra những đối tác cung cấp hàng hóa, dịch vụ phù hợp nhất với yêu cầu của công ty, đồng thời đáp ứng được các tiêu chuẩn khắt khe từ khách hàng. Bộ tài liệu này bao gồm ba biểu mẫu chính: danh sách nhà cung ứng ban đầu, bảng đánh giá chi tiết và danh sách nhà cung ứng chính thức. Việc áp dụng đúng quy trình sẽ giúp giảm thiểu rủi ro về chất lượng, chi phí và thời gian giao hàng trong chuỗi cung ứng.

Ai điền và khi nào

Quy trình này được thực hiện bởi nhân viên phòng mua hàng hoặc nhân viên kỹ thuật được phân công, dưới sự giám sát của Trưởng phòng. Biểu mẫu được sử dụng trong các trường hợp: (1) khi công ty có nhu cầu tìm kiếm nhà cung ứng mới cho một mặt hàng hoặc dịch vụ, (2) khi đánh giá định kỳ hàng năm đối với các nhà cung ứng hiện tại, (3) khi có yêu cầu đột xuất từ Giám đốc về việc đánh giá lại năng lực nhà cung ứng. Đặc biệt, đối với nhà cung ứng mới, người đánh giá cần lưu ý bỏ qua các tiêu chí số 1 (chất lượng), số 2 (thời gian giao hàng) và số 6 (phản hồi sự cố) vì chưa có dữ liệu lịch sử giao dịch.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Danh sách nhà cung ứng được chọn (1/BM-TTDGNCU): Điền đầy đủ các cột: Stt, Tên nhà cung ứng, Người liên hệ, Địa chỉ, Dịch vụ/sản phẩm cung cấp và Ghi chú. Cuối biểu mẫu cần có chữ ký của Trưởng phòng và Người đánh giá, kèm ngày tháng năm lập.
2. Bảng đánh giá nhà cung ứng (2/BM-TTDGNCU): Điền thông tin chung: Tên nhà cung ứng, Mặt hàng cung cấp, Người liên lạc, Địa chỉ, Điện thoại và Fax. Sau đó, đánh giá từng tiêu thức từ 1 đến 9 bằng cách cho điểm 0,5-1 (kém), 1,5-2 (trung bình) hoặc 2,5-3 (tốt) dựa trên nội dung thu thập được. Trọng số đã được quy định sẵn cho từng tiêu chí. Tính điểm trung bình theo công thức: (Tổng điểm * hệ số) / tổng hệ số. Kết quả phải đạt trên 1,5 điểm và điểm chất lượng (tiêu chí 1) cũng phải trên 1,5 mới được chọn.
3. Danh sách nhà cung ứng chính thức (3/BM-TTDGNCU): Sau khi đánh giá và chọn lọc, lập danh sách theo thứ tự ưu tiên từ kết quả đánh giá. Các cột cần điền: Stt, Tên nhà cung ứng, Sản phẩm/dịch vụ, Địa chỉ, Tel, Fax, Người liên hệ, Ngày đánh giá lại và Ghi chú. Biểu mẫu này phải được trình lên Giám đốc phê duyệt, với đầy đủ chữ ký của Giám đốc, Trưởng phòng và Người đánh giá.
4. Tiêu chí chấm điểm chi tiết: Đối với tiêu chí Chất lượng sản phẩm, điểm 0,5-1 nếu có sai sót ngoài quy định tạm chấp nhận, 1,5-2 nếu sai sót trong phạm vi cho phép, 2,5-3 nếu đúng thỏa thuận. Về Thời gian giao hàng, chậm 2 ngày được 0,5-1, chậm 1 ngày được 1,5-2, giao đúng hạn được 2,5-3. Các tiêu chí khác như Giá bán, Phương thức thanh toán, Phương thức giao hàng, Sự phản hồi, Thời hạn giao dịch, Quy mô sản xuất và Số lượng đáp ứng cũng được chấm theo thang điểm tương tự.
5. Phần phê duyệt và kết luận: Sau khi tính toán điểm trung bình, đánh dấu vào ô "Chọn" hoặc "Không chọn". Biểu mẫu cần có chữ ký phê duyệt của Giám đốc, Trưởng phòng và Người đánh giá, kèm ngày tháng năm. Hồ sơ đánh giá phải được lưu trữ và cập nhật thường xuyên.

Lưu ý quan trọng

• Đối với nhà cung ứng mới, không đánh giá các tiêu chí số 1 (Chất lượng sản phẩm), số 2 (Thời gian giao hàng) và số 6 (Sự phản hồi đối với sự cố phát sinh) vì chưa có lịch sử giao dịch.
• Nhà cung ứng được chọn phải đáp ứng đồng thời hai điều kiện: Điểm trung bình > 1,5 điểm và Điểm chất lượng (tiêu chí 1) > 1,5 điểm.
• Danh sách nhà cung ứng chính thức phải được trình Giám đốc phê duyệt trước khi đưa vào sử dụng. Nếu Giám đốc không đồng ý, phải thực hiện đánh giá lại.
• Việc đánh giá lại nhà cung ứng phải được thực hiện định kỳ một năm một lần hoặc đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc.
• Tất cả hồ sơ đánh giá và các hành động phát sinh từ việc đánh giá phải được duy trì và cập nhật thường xuyên trong hệ thống lưu trữ của công ty.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa điểm số và trọng số: Nhiều người mới thường nhầm điểm đánh giá (0,5-3) với trọng số (1-4) dẫn đến tính sai điểm trung bình. Cần nhớ: điểm là do người đánh giá cho, trọng số đã được quy định sẵn trong biểu mẫu.
• Bỏ sót tiêu chí đánh giá: Khi đánh giá nhà cung ứng mới, người thực hiện thường quên loại bỏ các tiêu chí không áp dụng (số 1, 2, 6) dẫn đến kết quả không chính xác.
• Thiếu chữ ký phê duyệt: Nhiều bộ hồ sơ bị từ chối vì thiếu chữ ký của Giám đốc hoặc Trưởng phòng ở các biểu mẫu cuối cùng. Luôn kiểm tra đầy đủ chữ ký trước khi lưu hồ sơ.
• Không cập nhật ngày đánh giá lại: Trong danh sách nhà cung ứng chính thức, cột "Ngày đánh giá lại" thường bị bỏ trống, gây khó khăn cho việc theo dõi định kỳ.
• Sai công thức tính điểm trung bình: Công thức đúng là (Tổng điểm * hệ số) / tổng hệ số, nhưng nhiều người chỉ tính tổng điểm đơn thuần mà không nhân với hệ số tương ứng.