Hướng dẫn phân tích rủi ro trong hệ thống kiểm soát nội bộ

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Tài liệu này nhằm cung cấp kiến thức nền tảng về các khía cạnh của rủi ro trong hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp (HTKSNB). Mục tiêu chính là giúp người đọc hiểu rõ cách phân loại rủi ro dựa trên nguồn gốc phát sinh, bao gồm rủi ro từ môi trường bên ngoài và rủi ro từ bên trong doanh nghiệp. Tài liệu cũng hướng dẫn chi tiết các phương pháp xác định rủi ro như mô hình PEST, mô hình 5 Forces, phân tích chuỗi giá trị (Value Chain) và sử dụng bảng câu hỏi chuẩn. Đây là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các nhà quản lý, kiểm toán viên nội bộ và nhân viên trong việc nhận diện, đánh giá và thiết lập các thủ tục kiểm soát phù hợp.

Ai điền và khi nào

Tài liệu này dành cho ban giám đốc, trưởng bộ phận kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên nội bộ và các cán bộ quản lý cấp trung trong doanh nghiệp. Những người này cần sử dụng tài liệu khi tiến hành đánh giá định kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ, đặc biệt là trong giai đoạn lập kế hoạch chiến lược hoặc khi doanh nghiệp có sự thay đổi lớn về môi trường kinh doanh. Ngoài ra, tài liệu cũng hữu ích khi doanh nghiệp chuẩn bị đối mặt với các cuộc thanh tra, kiểm toán từ bên ngoài hoặc khi xây dựng báo cáo đánh giá rủi ro tổng thể. Nhân viên mới trong bộ phận quản trị rủi ro cũng nên nghiên cứu tài liệu này để nắm vững các khái niệm cơ bản trước khi tham gia vào các dự án đánh giá thực tế.

Hướng dẫn điền từng mục

  1. Phân loại rủi ro theo nguồn gốc: Xác định rõ rủi ro thuộc nhóm nào: rủi ro kinh doanh (từ môi trường bên ngoài), rủi ro hoạt động (vi phạm quy chế quản lý, vấn đề nguồn lực) hay rủi ro tuân thủ (vi phạm pháp luật nhà nước). Ghi chú cụ thể từng loại vào các ô tương ứng trong biểu mẫu.
  2. Phân tích rủi ro kinh doanh theo mô hình PEST: Đánh giá từng yếu tố: Chính trị (Political) – tình hình chính sách, luật pháp; Kinh tế (Economic) – lạm phát, tỷ giá, lãi suất; Xã hội (Social) – xu hướng tiêu dùng, dân số; Công nghệ (Technological) – trình độ phát triển, sản phẩm mới. Mỗi yếu tố cần liệt kê ít nhất 3 điểm ảnh hưởng cụ thể đến doanh nghiệp.
  3. Phân tích rủi ro vi mô theo mô hình 5 Forces: Đánh giá 5 áp lực cạnh tranh: nhà cung cấp, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, sản phẩm thay thế và môi trường cạnh tranh hiện tại. Với mỗi yếu tố, cần xác định số lượng, chi phí thay đổi và mức độ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
  4. Xác định rủi ro hoạt động: Sử dụng ba công cụ chính: phân tích chuỗi giá trị (Value Chain) để đánh giá mối liên hệ giữa các chức năng; so sánh với doanh nghiệp khác (Benchmarking) cùng ngành hoặc khác ngành; và sử dụng bảng câu hỏi chuẩn (Questionnaire) do ban giám đốc xây dựng. Ghi nhận các điểm yếu phát hiện được vào biểu mẫu.
  5. Xác định rủi ro tuân thủ pháp luật: Liệt kê các lĩnh vực pháp luật có liên quan (luật thuế, luật doanh nghiệp, luật lao động...). Xác định hình thức quản lý tuân thủ hiện tại: cán bộ kiêm nhiệm, bộ phận chuyên trách hay thuê tư vấn bên ngoài. Đánh dấu mức độ đầy đủ của hệ thống giám sát tuân thủ.
  6. Đánh giá tổng thể rủi ro: Dựa trên hai yếu tố: xác suất xảy ra rủi ro (thấp, trung bình, cao) và mức độ ảnh hưởng khi rủi ro xảy ra (nhẹ, nghiêm trọng, thảm họa). Kết hợp hai yếu tố này để xếp hạng ưu tiên xử lý cho từng rủi ro đã xác định. Ghi chú các thủ tục kiểm soát hiện có và đề xuất cải tiến.

Lưu ý quan trọng

  • Việc đánh giá rủi ro mang tính cảm tính và dựa nhiều vào kinh nghiệm của nhà quản lý, do đó cần có sự tham gia của nhiều bộ phận để đảm bảo tính khách quan.
  • Các đánh giá cần được thường xuyên xem xét lại, ít nhất mỗi quý một lần, vì môi trường kinh doanh luôn thay đổi.
  • Khi phân tích rủi ro kinh doanh theo mô hình PEST, không chỉ liệt kê các yếu tố mà cần đánh giá mức độ tác động cụ thể đến từng hoạt động của doanh nghiệp.
  • Đối với rủi ro hoạt động, cần đặc biệt chú ý đến các rủi ro về tài sản và nguồn lực như mất mát, lãng phí, hư hỏng, lạm dụng hoặc phá hoại.
  • Rủi ro tuân thủ pháp luật không chỉ giới hạn ở pháp luật Việt Nam mà còn bao gồm các quy định quốc tế nếu doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu hoặc quan hệ với đối tác nước ngoài.
  • Kết quả đánh giá rủi ro là cơ sở để thiết lập các thủ tục và cơ chế kiểm soát phù hợp, không nên xem đây là công việc mang tính hình thức.

Lỗi thường gặp

  • Nhầm lẫn giữa rủi ro kinh doanh và rủi ro hoạt động: nhiều người cho rằng mọi rủi ro từ bên ngoài đều là rủi ro kinh doanh, nhưng thực tế rủi ro hoạt động cũng có thể phát sinh từ các yếu tố bên ngoài như nhà cung cấp hoặc khách hàng.
  • Bỏ qua yếu tố văn hóa doanh nghiệp khi đánh giá rủi ro hoạt động: đây là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến vi phạm quy chế quản lý nội bộ.
  • Không cập nhật các thay đổi về pháp luật: nhiều doanh nghiệp chỉ đánh giá rủi ro tuân thủ một lần và không theo dõi các sửa đổi, bổ sung của luật pháp.
  • Đánh giá rủi ro một cách chủ quan, chỉ dựa vào cảm tính mà thiếu dữ liệu định lượng: cần kết hợp cả hai yếu tố xác suất và mức độ ảnh hưởng để có cái nhìn toàn diện.
  • Không sử dụng bảng câu hỏi chuẩn (Questionnaire) một cách có hệ thống: nhiều doanh nghiệp bỏ qua công cụ này dù nó rất hữu hiệu trong việc phát hiện thiếu sót của quy trình.
  • Chỉ tập trung vào rủi ro hiện tại mà bỏ qua các rủi ro tiềm ẩn từ sự phát triển của khoa học công nghệ và xu hướng thị trường mới.

Nội dung biểu mẫu

Các khía cạnh của HTKSNBDN: Rủi ro


Các dạng rủi ro của DN

Căn cứ vào nguồn gốc phát sinh, ta có thể phân loại rủi ro như sau :

- Rủi ro từ môi tường bên ngoài DN (hay còn gọi là rủi ro kinh doanh)
- Rủi ro từ bên trong doanh nghiệp
+Rủi ro hoạt động
+Rủi ro tuân thủ

- Rủi ro kinh doanh : môi trường bên ngoài
- Rủi ro hoạt động : Vi phạm quy chế quản lý & vấn đề nguồn lực của DN
- Rủi ro tuân thủ : Vi phạm pháp luật nhà nước

Rủi ro kinh doanh


Là rủi ro phát sinh từ môi trường kinh doanh bên ngoài doanh nghiệp :
- Môi trường vĩ mô :
+ Chính trị
+ Kinh tế
+ Xã hội
+ Khoa học công nghệ

- Môi tường vi mô
+ Nhà cung cấp
+ Khách hàng
+ Đối thủ cạnh tranh

Xác định rủi ro kinh doanh

- Phân tích rủi ro này theo mô hình “PEST”
+ P - Political – Môi trường chính trị
+ E - Economic – Nền kinh tế
+ S - Social – Xu hướng xã hội
+ T - Technological – Phát triển công nghiệp

Chính trị

- Tình hình chính trị của đất nước mà doanh nghiệp đó đang kinh doanh
- Xu hướng thay đổi chính sách, chế độ của Nhà Nước quốc gia sở tại
- Thay đổi pháp luật (luật thuế, luật doanh nghiệp, luật đất đai,…)
- Chính sách đối ngoại của nhà nước
- Chính sách khuyến khích đầu tư vào các vùng miền, các ngành kinh tế, lĩnh vực..
- Vai trò của kinh tế duốc doanh
- Quốc hữu hoá
- Chiến tanh …

Kinh tế

- Lạm phát
- Thất nghiệp
- GDP (điều chỉnh để đạt mức tăng trưởng)
+ Tăng trưởng kinh tế
+ Ổn định việc làm
+ Ổn định đồng tiền
+ Ổn định cán cân thanh toán
- Tỷ giá hối đoái (vấn đề xuất khẩu)
- Lãi suất (chi phí sử dụng vốn)
- Tâm lý đầu tư nước ngoài và đầu tư trong nước
- Chu kỳ suy thoái kinh tế
- Giá nguyên liệu cơ bản : điện, nước, xăng dầu…
- Tỷ lệ tiệu dùng và tiết kiệm
- BTA, AFTA, WTO…
- Nền kinh tế bong bóng : thị trường chứng khoán, bất động sản

Xã hội

- Xu hướng tiêu dùng xã hội
- Cơ cấu gia đình – xã hội
- Ảnh hưởng của các nhân vật nổi tiếng
- Thói quen tiêu dùng
- Trình độ, ý thức cộng đồng
- Các thông số về dân số
- Văn hoá xã hội …..

Khoa học công nghệ

- Trình độ phát triển khoa học công nghệ trong ngành nghề lĩnh vực của mình.
- Sự ra đời của sản phẩm mới trên cơ sở công nghệ mới
- Phương thức sản xuất mới trên cơ sở tiết kiệm hơn (ít nhân công)
- Cách quản lý mới
- Các kênh tiếp cận khách hàng và kênh phân phối mới
- Trading house ….

Rủi ro từ môi tường vi mô

Phân tích rủi ro theo mô hình “ 5 Forces”
- Nhà cung cấp
- Khách hàng
- Đối thủ cạnh tranh
- Sản phẩm thay thế
- Môi trường cạnh tranh hiện tại

Đối thủ cạnh tranh

- Số lượng cung cấp
- Số lượng khách hàng
- Chi phí thay đổi khách hàng
- Mặt hàng thay thế
- Thương hiệu/chất lượng sản phẩm
- Tình hình kinh doanh của khách
- Giá cả + chất lượng + phục vụ/phân phối...

Khách hàng

- Số lượng cung cấp
- Số lượng khách hàng
- Chi phí thay đổi khách hàng
- Mặt hàng thay thế
- Thương hiệu/chất lượng sản phẩm
- Tình hình kinh doanh của khách hàng
- Giá cả + chất lượng + Phục vụ/Phân phối …

Nhà cung cấp

- Nguồn nguyên liệu thay thế
- Yêu cầu đặc biệt về quy cách phẩm chất của nguyên liệu
- Chi phí để thay đổi nhà cung cấp
- Số lượng nhà cung cấp đạt yêu cầu….

Sản phẩm thay thế

- Giá cả và chất lượng sản phẩm thay thế
- Chi phí thay đổi
- Tính chất mặt hàng có thuộc loại dể thay đổi
- Chi phí nghiên cứu và phát triển ….

Tình hình cạnh tranh

Là tổng hợp 4 yếu tố trên
- Sự phát triển thị trường
- Số lượng đối thủ cạnh tranh
- Quan hệ cung cầu trên thụ trừơng
- Mức độ khác nhau của sản phẩm
- Thương hiệu
- Số lượng các đối thủ từ bỏ thị trường …

Rủi ro hoạt động

Là rủi ro phát sinh từ doanh nghiệp :
- Vi phạm các chủ trương đường lối, chính sách, quy chế, nội qui của doanh nghiệp, cũng như cam kết của doanh nghiệp với bên ngoài
- Rủi ro về tài sản và nguồn lực khác trong quá trình hình thành và sử dụng, chẳng hạn như : mất mát, lãng phí, hư hỏng, lạm dụng, phá hoại,…
- Rủi ro về văn hoá doanh nghiệp …

Xác định rủi ro hoạt động

- Đánh giá mối liên hệ giữa các chức năng cơ bản trong doanh nghiệp (value chain)
- So sánh với các doanh nghiệp khác (benchmarketing)
- Căn cứ vào bản câu hỏi chuẩn (questionaire)
- Căn cứ vào mục tiêu của từng chức năng và mục tiêu của tùng hoạt động của doanh nghiệp

Value chain (Sức mạnh tổng lực)
http://files.myopera.com/nghialam/blog/htksnb4.gif

Benchmarking (Trông người & Ngẫm mình)

- So sánh với các DN cùng ngành, cùng quy mô
- So sánh với các DN cùng ngành, có quy mô lớn hơn
- So sánh với các DN khác ngành hoặc đối thủ cạnh trạnh
( Giác ngộ so sánh (nguyên liệu, con người, quản lý, thiết bị, tổ chức, sáng tạo…)

Questionaire (Bảng câu hỏi chuẩn)

- Liệt kê ra các điểm mấu chốt quan trọng của quy trình chuẩn
- Ban giám đốc dựa vào các bản câu hỏi để xem hệ thống của mình có thiếu sót gì không
=> Công cụ hữu hiệu đánh giá rủi ro từ các quy trình trong DN

Rủi ro tuân thủ pháp luật

- Vi phạm pháp luật Việt Nam
- Vi phạm pháp luật quốc tế

Xác định rủi ro tuân thủ

- Cử cán bộ kiêm nhiệm
- Cử bộ phận kiêm nhiệm
- Cử cán bộ chuyên trách
- Lập bộ phận chuyên trách cập nhật các thay đổi về pháp lý và kiểm tra việc tuân thủ pháp luật (Comliance Department)
- Thuê chuyên gia tư vấn
- Thuê công ty tư vấn => Thói quen sử dụng tư vấn

Tổng hợp một số công cụ xác định rủi ro
http://files.myopera.com/nghialam/blog/htksnb5.gif

Đánh giá các rủi ro của doanh nghiệp

- Đây là một vấn đề mang tính cảm tính, dựa nhiều vào kinh nghiệm của các nhà quản lý
- Việc đánh giá cần đựơc thường xuyên xem xét lại
- Việc đánh giá cần được dựa trên hai yếu tố :
(1) Xác suất xảy ra rủi ro
(2) Mức độ ảnh hưởng khi rủi ro xảy ra

http://files.myopera.com/nghialam/blog/htksnb6.gif
Một phần quan trọng của HTKSNB là việc …………………………………………………………………………………….
Rủi ro của DN để thiết lập các thủ tục/cơ chế kiểm soát phù hợp