Hướng dẫn điền biểu mẫu báo cáo sự cố kỹ thuật BM01-QT11

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM01-QT11 "Báo cáo sự cố kỹ thuật" được ban hành nhằm ghi nhận, thống kê và kiểm soát toàn bộ các sự cố kỹ thuật phát sinh trong quá trình thi công, vận hành hoặc sản xuất tại công ty. Biểu mẫu này thuộc danh mục QT11 – Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp, giúp đảm bảo mọi sự cố đều được báo cáo kịp thời, phân tích nguyên nhân và đề xuất biện pháp xử lý, khắc phục, phòng ngừa. Việc sử dụng biểu mẫu chuẩn giúp doanh nghiệp có cơ sở dữ liệu để cải tiến liên tục chất lượng công trình và sản phẩm.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do người phát hiện sự cố hoặc cán bộ kỹ thuật tại hiện trường điền ngay khi xảy ra sự cố hoặc phát hiện dấu hiệu bất thường về kỹ thuật. Trưởng công trình nơi có sự cố có trách nhiệm xác nhận và phối hợp điền các phần liên quan đến nguyên nhân và biện pháp xử lý. Sau đó, biểu mẫu được chuyển lên Ban Giám đốc để phê duyệt và theo dõi kết quả kiểm tra. Thời điểm điền lý tưởng nhất là trong vòng 24 giờ kể từ khi phát hiện sự cố, nhằm đảm bảo thông tin còn mới và chính xác.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Điền số thứ tự hoặc mã số do bộ phận văn thư hoặc quản lý chất lượng cấp, để dễ dàng tra cứu sau này. Nếu chưa có số, để trống và bổ sung sau khi được cấp.
2. Bộ phận báo cáo: Ghi rõ tên bộ phận, đội thi công, xưởng sản xuất hoặc phòng ban phát hiện sự cố. Ví dụ: "Đội thi công số 1", "Phân xưởng cơ khí".
3. Khu vực/ giai đoạn: Mô tả vị trí cụ thể nơi xảy ra sự cố (tầng, khu vực, hạng mục) hoặc giai đoạn thi công (đổ bê tông, lắp đặt thiết bị...).
4. Mô tả sự cố: Trình bày ngắn gọn, rõ ràng bản chất sự cố: hư hỏng gì, xảy ra như thế nào, có dấu hiệu gì bất thường. Không viết chung chung, cần nêu cụ thể hiện tượng quan sát được.
5. Thiệt hại ước tính: Ghi con số ước lượng về chi phí sửa chữa, thời gian chậm tiến độ hoặc số lượng vật tư bị hỏng. Nếu chưa xác định được, ghi "Đang đánh giá".
6. Người phát hiện: Họ và tên người đầu tiên phát hiện ra sự cố. Kèm chữ ký nếu có.
7. Thời điểm phát hiện: Ghi chính xác giờ và ngày phát hiện sự cố. Định dạng: …giờ…ngày…tháng…năm.
8. Trưởng công trình nơi có sự cố: Họ tên người quản lý trực tiếp tại công trường hoặc khu vực xảy ra sự cố. Mục "Ngày" bên cạnh là ngày người này xác nhận thông tin.
9. II. Nguyên nhân: Phân tích nguyên nhân gốc rễ dẫn đến sự cố (do vật liệu, con người, quy trình, máy móc...). Cần điền sau khi có họp phân tích.
10. III. Đề xuất biện pháp xử lý: Gồm hai phần: "Xử lý" là hành động tức thời để khắc phục hậu quả; "Khắc phục – Phòng ngừa" là biện pháp lâu dài tránh tái diễn. Điền kèm đơn vị/người thực hiện và thời hạn hoàn thành.
11. Người kiểm tra: Người chịu trách nhiệm kiểm tra việc thực hiện biện pháp xử lý và khắc phục. Ghi rõ họ tên.
12. Thời hạn kiểm tra hành động KP-PN: Ngày cụ thể mà người kiểm tra sẽ xác nhận kết quả thực hiện biện pháp phòng ngừa.
13. Ban Giám đốc: Phần dành cho lãnh đạo công ty phê duyệt các đề xuất và xác nhận kết quả cuối cùng. Ghi ngày và ký tên.
14. IV. Kết quả kiểm tra: Sau khi thực hiện biện pháp, người kiểm tra và trưởng đơn vị ghi nhận kết quả: đạt yêu cầu hay chưa, cần điều chỉnh gì thêm. Ghi ngày kiểm tra.
15. V. Ban Giám đốc duyệt: Dòng cuối cùng, Ban Giám đốc ký tên và ghi ngày duyệt để chính thức đóng hồ sơ sự cố.

Lưu ý quan trọng

• Mỗi sự cố chỉ được ghi trên một biểu mẫu riêng, không gộp nhiều sự cố khác nhau vào cùng một báo cáo.
• Thông tin phải điền bằng bút mực xanh hoặc đen, chữ viết rõ ràng, không tẩy xóa. Nếu sai, gạch chéo và viết lại bên cạnh.
• Phần "Thiệt hại ước tính" cần được cập nhật sau khi có báo giá sửa chữa hoặc đánh giá từ bộ phận kế toán.
• Tất cả các mục có dấu ":" hoặc dòng kẻ chấm đều phải được điền đầy đủ, không bỏ trống. Nếu không có thông tin, ghi "Không" hoặc "N/A".
• Biểu mẫu sau khi hoàn thành phải được chuyển cho Trưởng công trình và Ban Giám đốc ký duyệt trong vòng 3 ngày làm việc.

Lỗi thường gặp

• Mô tả sự cố quá chung chung, thiếu chi tiết như "hỏng hóc" hoặc "sai kỹ thuật" mà không nêu rõ hiện tượng, vị trí, thời gian cụ thể.
• Nhầm lẫn giữa mục "Xử lý" và "Khắc phục – Phòng ngừa": Xử lý là hành động tức thời (ví dụ: thay thế vật liệu), còn khắc phục phòng ngừa là hành động dài hạn (ví dụ: thay đổi quy trình kiểm tra).
• Không ghi thời hạn hoàn thành hoặc thời hạn kiểm tra, dẫn đến không có cơ sở theo dõi tiến độ xử lý.
• Bỏ trống phần "Người kiểm tra" hoặc "Trưởng đơn vị" ở mục IV, làm thiếu chữ ký xác nhận kết quả kiểm tra.
• Viết tắt không rõ ràng, gây khó hiểu cho người đọc sau này. Cần viết đầy đủ tên bộ phận, chức danh.