Mục đích sử dụng

Phiếu CAR (Corrective Action Request) theo mã BM01-QT02 được thiết kế để ghi nhận, xử lý và theo dõi toàn bộ các sự không phù hợp phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp. Biểu mẫu này giúp tổ chức thực hiện đúng quy trình hành động khắc phục và phòng ngừa theo tiêu chuẩn ISO 9001. Khi một lỗi, sự cố hoặc khiếu nại xảy ra, phiếu CAR là công cụ chính thức để phân tích nguyên nhân gốc rễ, đề xuất biện pháp xử lý và đánh giá hiệu quả cải tiến. Việc sử dụng đúng phiếu này sẽ giúp doanh nghiệp ngăn chặn tái diễn sai lỗi, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

Ai điền và khi nào

Phiếu CAR được điền bởi bất kỳ nhân viên nào phát hiện ra sự không phù hợp trong quá trình làm việc, bao gồm nhân viên sản xuất, nhân viên QC, trưởng bộ phận hoặc cán bộ đánh giá nội bộ. Thời điểm điền phiếu là ngay khi phát hiện sự không phù hợp, trước khi tiến hành bất kỳ biện pháp khắc phục tạm thời nào. Đặc biệt, phiếu này được sử dụng khi có khiếu nại khách hàng, kết quả đánh giá nội bộ có điểm không phù hợp, hoặc khi phát hiện sản phẩm lỗi trong quy trình sản xuất. Người phát hiện có trách nhiệm điền các mục từ 1.1 đến 1.3, sau đó chuyển cho bộ phận liên quan để tiếp tục xử lý các bước tiếp theo.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Mục 1.1 - Phạm vi phát hiện sự không phù hợp: Đánh dấu "º" vào ô tương ứng với nguồn phát hiện, ví dụ: khiếu nại khách hàng, kết quả đánh giá nội bộ, báo cáo sự KPH của sản phẩm. Nếu không có ô phù hợp, chọn ô "Khác" và ghi rõ nguồn gốc.
2. Mục 1.2 - Mô tả sự không phù hợp: Ghi chi tiết, cụ thể sự việc đã xảy ra: sai hỏng gì, ở đâu, khi nào, số lượng bao nhiêu. Điền họ tên người phát hiện và ngày phát hiện. Nếu có tài liệu kèm theo (ảnh, biên bản), ghi rõ ở dòng "Tài liệu/dẫn chứng kèm theo".
3. Mục 1.3 - Chuyển đến bộ phận liên quan: Ghi tên bộ phận chịu trách nhiệm xử lý sự không phù hợp này (ví dụ: Bộ phận Sản xuất, Bộ phận Kỹ thuật).
4. Mục 2 - Nguyên nhân gây ra sự KPH: Phân tích nguyên nhân gốc rễ theo các yếu tố: con người, máy móc, phương pháp, nguyên vật liệu, môi trường. Ghi rõ kết luận phân tích, điền tên người phân tích và ngày thực hiện.
5. Mục 3.1 - Đề xuất biện pháp xử lý: Ghi rõ bộ phận thực hiện, nội dung biện pháp cụ thể (ví dụ: sửa lỗi, làm lại, bù hàng) và ngày hoàn thành dự kiến. Người đề xuất ký tên và ghi ngày.
6. Mục 3.2 - Thực hiện việc xử lý: Bộ phận được giao thực hiện ghi lại kết quả xử lý thực tế, ngày hoàn thành và ký tên xác nhận.
7. Mục 3.3 - Thẩm tra kết quả: Người thẩm tra đánh dấu vào ô "Đạt", "Không đạt" hoặc "Thẩm tra lại", ký tên và ghi ngày thẩm tra.
8. Mục 4 - Xem xét mức độ sự KPH: Đánh dấu vào ô "Nghiêm trọng" nếu sự KPH tái diễn hoặc gây hậu quả lớn, hoặc "Không nghiêm trọng". Nếu cần hành động khắc phục phòng ngừa (HĐKPPN), đánh dấu vào ô tương ứng. Người xem xét ký và ghi ngày.
9. Mục 5.1 - Đề xuất hành động KP-PN: Ghi bộ phận, nội dung hành động nhằm loại bỏ nguyên nhân gốc rễ (ví dụ: đào tạo lại, thay đổi quy trình) và ngày hoàn thành. Người đề xuất ký tên.
10. Mục 5.2 - Thực hiện hành động KP-PN: Bộ phận thực hiện ghi kết quả, ngày hoàn thành và ký tên.
11. Mục 5.3 - Thẩm tra: Người thẩm tra đánh dấu kết quả "Đạt", "Chưa đạt" hoặc "Thẩm tra lại", ký và ghi ngày.
12. Mục 6 - Đánh giá hiệu quả hoạt động KP-PN: Đánh dấu mức độ "Cao", "Trung bình" hoặc "Thấp". Ghi rõ sự cải tiến đạt được (nếu có). Đại diện lãnh đạo ký tên và ghi ngày xác nhận cuối cùng.

Lưu ý quan trọng

• Phiếu CAR phải được điền đầy đủ các mục, không bỏ trống phần mô tả sự không phù hợp và nguyên nhân.
• Ngày tháng phải được ghi chính xác theo định dạng ngày/tháng/năm, tránh viết tắt gây nhầm lẫn.
• Mỗi phiếu CAR chỉ xử lý một sự không phù hợp duy nhất, không gộp nhiều vấn đề vào cùng một phiếu.
• Khi cần photo phiếu để các bộ phận xử lý cùng lúc, phải đảm bảo các bản sao có cùng nội dung và số hiệu.
• Phiếu sau khi hoàn thành phải được lưu trữ theo quy định của phòng Hành chính - Nhân sự hoặc phòng QA.

Lỗi thường gặp

• Mô tả sự không phù hợp quá chung chung, thiếu chi tiết như số lô, ngày giờ, vị trí cụ thể, dẫn đến khó xác định nguyên nhân.
• Bỏ qua mục 2 (phân tích nguyên nhân) hoặc chỉ ghi nguyên nhân hời hợt như "do nhân viên bất cẩn" mà không đi sâu vào quy trình.
• Nhầm lẫn giữa biện pháp xử lý tạm thời (mục 3) và hành động khắc phục phòng ngừa (mục 5), dẫn đến không loại bỏ được triệt để nguyên nhân gốc rễ.
• Không ghi ngày hoàn thành hoặc ngày thẩm tra, làm mất căn cứ theo dõi tiến độ xử lý.
• Đánh giá hiệu quả (mục 6) quá cảm tính, không dựa trên dữ liệu hoặc bằng chứng cụ thể về sự cải tiến.