Hướng dẫn điền sổ cho mượn hồ sơ tài liệu BM07/QT01

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM07-QT01 (Sổ cho mượn hồ sơ tài liệu) được thiết kế nhằm kiểm soát chặt chẽ việc mượn và trả các loại hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp. Sổ này giúp ghi nhận đầy đủ thông tin về người mượn, người cho mượn, thời gian mượn trả cũng như tình trạng của từng tài liệu. Việc sử dụng sổ đảm bảo tính minh bạch, tránh thất lạc tài liệu và hỗ trợ truy xuất nguồn gốc khi cần thiết. Đây là công cụ quan trọng trong hệ thống quản lý tài liệu và hồ sơ theo quy trình QT01.

Ai điền và khi nào

Sổ cho mượn hồ sơ do nhân viên văn thư, thủ kho tài liệu hoặc người được phân công quản lý hồ sơ trực tiếp điền. Sổ được sử dụng mỗi khi có cá nhân hoặc bộ phận khác đến mượn tài liệu gốc hoặc bản sao có giá trị pháp lý. Người quản lý cần ghi chép ngay tại thời điểm diễn ra giao dịch mượn hoặc trả, không để quá cuối ngày làm việc. Đối với trường hợp mượn dài hạn, sổ vẫn phải được cập nhật đầy đủ ngày mượn và dự kiến ngày trả.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Ghi số thứ tự của phiếu mượn theo thứ tự tăng dần trong năm, ví dụ 001, 002. Mỗi lần mượn là một số riêng, không trùng lặp.
2. Đơn vị: Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận của người mượn, ví dụ: Phòng Kỹ thuật, Phòng Nhân sự.
3. STT: Số thứ tự của từng tài liệu trong cùng một lần mượn (nếu mượn nhiều tài liệu cùng lúc, đánh số 1, 2, 3…).
4. Tên tài liệu/Hồ sơ cho mượn: Ghi chính xác tên tài liệu hoặc hồ sơ được mượn, ví dụ: Hợp đồng lao động tháng 6/2024, Báo cáo tài chính quý I.
5. Số hiệu: Ghi mã số hoặc ký hiệu của tài liệu theo hệ thống quản lý hiện hành, ví dụ: HD-2024-056, BC-Q1-2024.
6. Người cho mượn: Ghi họ tên của người trực tiếp giao tài liệu cho người mượn, thường là người quản lý hồ sơ.
7. Người mượn: Phần này gồm ba cột nhỏ: Họ và tên (ghi rõ họ tên người mượn), Mã NV (mã nhân viên của người mượn), Đơn vị (ghi lại đơn vị của người mượn nếu khác với mục Đơn vị phía trên).
8. Nhận: Gồm hai cột: Ngày (ghi ngày tháng năm mượn tài liệu, định dạng DD/MM/YYYY) và Ký (người mượn ký xác nhận đã nhận đủ tài liệu).
9. Trả: Gồm hai cột: Ngày (ghi ngày tháng năm trả tài liệu) và Ký (người quản lý hồ sơ ký xác nhận đã nhận lại tài liệu).
10. Ghi chú: Ghi các thông tin bổ sung như tình trạng tài liệu (rách, ố, thiếu trang), lý do gia hạn hoặc các lưu ý đặc biệt khác.

Lưu ý quan trọng

• Mỗi dòng trong sổ chỉ ghi một tài liệu duy nhất, không gộp nhiều tài liệu vào cùng một dòng.
• Chữ ký ở cột Nhận và Trả phải là chữ ký trực tiếp của người có liên quan, không được ký thay hoặc ký trước.
• Ngày mượn và ngày trả phải được ghi đầy đủ, rõ ràng, không viết tắt. Sử dụng thống nhất định dạng ngày/tháng/năm.
• Sổ phải được đóng dấu giáp lai giữa các trang để tránh tình trạng thay thế hoặc thêm bớt trang trái phép.
• Khi tài liệu được trả, người quản lý phải kiểm tra kỹ số lượng và tình trạng trước khi ký xác nhận vào cột Trả.
• Không được tẩy xóa thông tin trong sổ. Nếu viết sai, gạch ngang một đường và ký xác nhận bên cạnh, sau đó ghi lại thông tin đúng ở dòng tiếp theo.

Lỗi thường gặp

• Bỏ trống cột Số hiệu tài liệu: Nhiều nhân viên chỉ ghi tên tài liệu mà quên ghi số hiệu, gây khó khăn khi tra cứu và đối chiếu sau này.
• Ghi thiếu chữ ký ở cột Nhận hoặc Trả: Người mượn hoặc người quản lý quên ký xác nhận, dẫn đến không có căn cứ xác thực giao dịch.
• Nhầm lẫn giữa ngày mượn và ngày trả: Một số trường hợp ghi ngày mượn vào cột Trả hoặc ngược lại, làm sai lệch dữ liệu theo dõi.
• Ghi chung nhiều tài liệu vào một dòng: Việc này khiến sổ mất tính chi tiết, khó kiểm soát từng tài liệu riêng lẻ.
• Không cập nhật ngày trả thực tế: Khi tài liệu được trả muộn hơn dự kiến, nhân viên thường quên sửa hoặc bổ sung ngày trả thực tế vào sổ.
• Sử dụng bút chì hoặc bút mực dễ phai: Nên dùng bút mực xanh hoặc đen không tẩy xóa được để đảm bảo tính bền vững của sổ lưu.