Hướng dẫn điền danh sách phân phối tài liệu BM05/QT01

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM05-QT01 Danh sách phân phối tài liệu được thiết kế để theo dõi và kiểm soát việc phát hành tài liệu trong hệ thống quản lý chất lượng của công ty. Mục đích chính của biểu mẫu này là ghi nhận đầy đủ thông tin về người nhận tài liệu, bộ phận liên quan, và xác nhận việc nhận/trả tài liệu qua từng lần ban hành. Nhờ có biểu mẫu này, công ty đảm bảo mọi tài liệu được phân phối đúng đối tượng, đúng thời điểm, và có bằng chứng xác thực về quá trình luân chuyển tài liệu nội bộ.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên hành chính hoặc thư ký phòng ban chịu trách nhiệm lập và cập nhật. Thời điểm điền biểu mẫu là ngay khi có tài liệu mới được ban hành lần đầu hoặc khi có sự thay đổi, cập nhật tài liệu (lần ban hành 2, 3). Ngoài ra, biểu mẫu cũng được sử dụng khi cần thu hồi tài liệu cũ hoặc khi có nhân sự mới cần được phân phối tài liệu. Mỗi lần phát hành tài liệu, người phụ trách phải mở lại danh sách này và ghi nhận đầy đủ thông tin nhận/trả cho từng cá nhân.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Ghi số thứ tự của phiếu phân phối, thường được đánh số theo năm hoặc theo đợt phát hành tài liệu. Ví dụ: 01/2024.
2. Tên tài liệu: Ghi chính xác tên của tài liệu được phân phối, ví dụ: "Quy trình quản lý tài liệu nội bộ".
3. Số hiệu: Ghi mã số của tài liệu theo quy định của công ty, ví dụ: QT01 hoặc HD03.
4. STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng người nhận tài liệu trong danh sách.
5. Họ và tên: Ghi đầy đủ họ tên của người nhận tài liệu, không viết tắt.
6. Bộ phận: Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận mà người nhận đang công tác, ví dụ: Phòng Kỹ thuật, Phòng Hành chính.
7. Lần ban hành 1, 2, 3 (Nhận/Trả): Mỗi lần ban hành có 2 cột: Nhận và Trả. Ở cột Nhận, ghi ngày tháng và ký xác nhận khi nhận tài liệu. Ở cột Trả, ghi ngày tháng và ký xác nhận khi trả lại tài liệu cũ (nếu có thu hồi).
8. Ghi chú: Dùng để ghi thêm thông tin đặc biệt như tài liệu bị mất, hỏng, hoặc lý do chưa nhận được tài liệu.

Lưu ý quan trọng

• Mỗi người nhận tài liệu bắt buộc phải ký xác nhận vào cột Nhận ngay khi nhận được tài liệu, không được ký thay hoặc ký trước.
• Khi có lần ban hành mới, phải thu hồi tài liệu phiên bản cũ và yêu cầu người nhận ký vào cột Trả tương ứng.
• Biểu mẫu này phải được lưu trữ ít nhất 3 năm hoặc theo quy định lưu trữ hồ sơ của công ty.
• Không được tẩy xóa thông tin trên biểu mẫu; nếu sai phải gạch ngang và ký xác nhận bên cạnh.
• Đối với tài liệu mật hoặc nội bộ, cần có thêm dòng ký cam kết bảo mật ở phần ghi chú.

Lỗi thường gặp

• Quên ghi số hiệu tài liệu hoặc ghi sai mã số, dẫn đến khó tra cứu khi cần đối chiếu.
• Bỏ sót cột Trả khi thu hồi tài liệu cũ, gây thất lạc tài liệu phiên bản cũ trong hệ thống.
• Người nhận ký tên không rõ ràng hoặc ký bằng bút chì, làm mất giá trị pháp lý của biểu mẫu.
• Không cập nhật kịp thời khi có nhân sự mới hoặc nhân sự nghỉ việc, dẫn đến danh sách không chính xác.
• Ghi chung chung ở cột ghi chú như "đã nhận" thay vì ghi cụ thể lý do nếu có vấn đề phát sinh.