Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Báo cáo sự không phù hợp" được thiết kế để ghi nhận và kiểm soát các sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình không đáp ứng yêu cầu chất lượng đã định. Mục tiêu chính là ngăn chặn việc sử dụng hoặc chuyển giao sản phẩm lỗi ra bên ngoài, đồng thời tạo cơ sở để phân tích nguyên nhân gốc rễ và triển khai các biện pháp khắc phục, phòng ngừa. Biểu mẫu này là một phần quan trọng trong hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, giúp doanh nghiệp duy trì cải tiến liên tục và giảm thiểu rủi ro.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên phát hiện ra sự không phù hợp điền, bất kể là ở khâu sản xuất, kiểm tra, kho vận hay giao hàng. Các đối tượng thường xuyên sử dụng bao gồm nhân viên QC, quản đốc sản xuất, nhân viên kho hoặc bất kỳ ai có thẩm quyền phát hiện lỗi. Thời điểm điền là ngay khi phát hiện sự không phù hợp, trước khi sản phẩm được xử lý hoặc di chuyển tiếp. Việc báo cáo kịp thời giúp hạn chế thiệt hại và tạo điều kiện cho bộ phận quản lý chất lượng nhanh chóng vào cuộc.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Ghi mã số biểu mẫu theo quy tắc: số thứ tự/năm/KPH/tên đơn vị. Ví dụ: 01/2025/KPH/XƯỞNG A. Mục này do bộ phận hành chính hoặc QLCL cấp, không tự ý đặt.
2. Đơn vị: Ghi tên bộ phận, phân xưởng hoặc phòng ban phát hiện sự không phù hợp. Ví dụ: Phân xưởng Sản xuất số 1.
3. Sản phẩm: Ghi tên sản phẩm, mã sản phẩm hoặc lô hàng bị phát hiện không đạt. Cần chi tiết để dễ truy xuất nguồn gốc.
4. Miêu tả sự không phù hợp: Mô tả cụ thể lỗi gì, tỷ lệ lỗi, vị trí lỗi trên sản phẩm. Ví dụ: "Mối hàn bị rỗ khí trên 5% diện tích, phát hiện tại công đoạn kiểm tra cuối."
5. Ngày phát hiện: Ghi ngày tháng năm xảy ra sự việc theo định dạng dd/mm/yyyy. Không để trống hoặc ghi ngày ước lượng.
6. Người phát hiện: Họ và tên người đầu tiên phát hiện ra lỗi. Ký tên hoặc ghi rõ chức danh để xác nhận trách nhiệm.
7. Xác định nguyên nhân: Phân tích nguyên nhân gốc rễ dẫn đến sự không phù hợp. Có thể dùng phương pháp 5 Whys hoặc sơ đồ xương cá. Ghi rõ nguyên nhân chính, không ghi chung chung.
8. Biện pháp xử lý: Mô tả hành động tức thời đã thực hiện với sản phẩm lỗi như: sửa chữa, phân loại lại, loại bỏ, hạ cấp hay trả về nhà cung cấp. Ghi rõ người thực hiện.
9. Ngày hoàn thành: Ngày thực tế hoàn thành biện pháp xử lý. Nếu chưa xong, ghi ngày dự kiến và cập nhật sau.
10. Cần có hành động khắc phục và phòng ngừa: Đánh dấu "Có" hoặc "Không". Nếu có, ghi số phiếu khắc phục và phòng ngừa tương ứng. Mục này giúp theo dõi việc triển khai cải tiến dài hạn.
11. Người đề xuất & Người phê duyệt: Người đề xuất là người lập biểu mẫu. Người phê duyệt là quản lý trực tiếp hoặc trưởng bộ phận QLCL. Cả hai đều phải ký và ghi rõ họ tên.
12. Kiểm tra: Đánh dấu vào ô "Đạt" hoặc "Không đạt" sau khi kiểm tra lại biện pháp xử lý. Nếu không đạt, cần lập phiếu yêu cầu hành động khắc phục mới.
13. Số phiếu yêu cầu hành động khắc phục mới: Ghi số phiếu nếu cần mở vòng xử lý mới. Mục này thường do bộ phận QLCL điền.
14. Người kiểm tra & Ngày kiểm tra: Người thực hiện kiểm tra lại sản phẩm hoặc quy trình sau xử lý. Ghi rõ họ tên và ngày kiểm tra thực tế.

Lưu ý quan trọng

• Không bỏ trống mục "Miêu tả sự không phù hợp" vì đây là căn cứ chính để phân tích nguyên nhân và đề xuất biện pháp.
• Mọi thông tin về ngày tháng phải được ghi chính xác, không viết tắt hay dùng bút chì. Sử dụng bút mực xanh hoặc đen để đảm bảo tính pháp lý.
• Khi phát hiện sự không phù hợp, phải cách ly sản phẩm ngay lập tức và dán nhãn cảnh báo trước khi điền biểu mẫu.
• Người phê duyệt phải là người có thẩm quyền và hiểu rõ quy trình, không được ủy quyền cho nhân viên không có trách nhiệm.
• Biểu mẫu sau khi hoàn thành phải được lưu trữ ít nhất 3 năm hoặc theo quy định riêng của công ty để phục vụ đánh giá nội bộ và khách hàng.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu mã số biểu mẫu hoặc ghi sai định dạng, dẫn đến khó khăn khi tra cứu và thống kê.
• Mô tả sự không phù hợp quá chung chung như "sản phẩm xấu" hoặc "lỗi kỹ thuật" mà không nêu rõ thông số, vị trí, tỷ lệ lỗi.
• Bỏ qua mục "Xác định nguyên nhân" hoặc chỉ ghi nguyên nhân bề mặt, không đi sâu vào gốc rễ vấn đề.
• Người phê duyệt ký mà không kiểm tra kỹ nội dung, dẫn đến biện pháp xử lý không khả thi hoặc không triệt để.
• Không cập nhật ngày hoàn thành thực tế, để ngày cũ hoặc để trống, gây sai lệch số liệu báo cáo cho ban lãnh đạo.