Hướng dẫn điền sổ theo dõi sản phẩm không phù hợp

Mục đích sử dụng

Sổ theo dõi sản phẩm không phù hợp (SPKPH) là công cụ quản lý quan trọng trong hệ thống kiểm soát chất lượng của doanh nghiệp. Biểu mẫu này giúp ghi nhận một cách có hệ thống tất cả các trường hợp sản phẩm, bán thành phẩm hoặc nguyên vật liệu không đáp ứng yêu cầu kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng hoặc thông số đã được phê duyệt. Mục đích chính của sổ là tạo ra một quy trình minh bạch để theo dõi từ khi phát hiện sự không phù hợp cho đến khi xử lý xong và kiểm tra lại. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát chặt chẽ các lỗi phát sinh, ngăn ngừa tái diễn và cải tiến quy trình sản xuất liên tục.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên kiểm soát chất lượng (QC), nhân viên sản xuất hoặc bất kỳ ai phát hiện sự không phù hợp trong quá trình làm việc chịu trách nhiệm điền. Thời điểm điền là ngay khi phát hiện ra sản phẩm không đạt yêu cầu, dù là trong quá trình kiểm tra đầu vào, sản xuất, kiểm tra bán thành phẩm hay kiểm tra thành phẩm cuối cùng. Không được để quá 24 giờ kể từ thời điểm phát hiện sự cố. Sau khi điền thông tin ban đầu, các cột về kế hoạch xử lý và kết quả sẽ được cập nhật bởi trưởng bộ phận hoặc người được phân công xử lý. Cuối cùng, nhân viên QC hoặc người kiểm tra độc lập sẽ hoàn tất cột ngày kiểm tra sau khi xác nhận sản phẩm đã được xử lý đúng yêu cầu.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Báo cáo SPKPH số: Ghi số thứ tự của báo cáo theo quy tắc đánh số của công ty, thường là mã năm + số thứ tự tự tăng (ví dụ: SPKPH-2025-001). Mỗi sự cố chỉ được cấp một số duy nhất, không trùng lặp.
2. Ngày lập: Ghi ngày tháng năm phát hiện sự không phù hợp, theo định dạng DD/MM/YYYY. Đây là mốc thời gian quan trọng để tính thời gian xử lý và đánh giá hiệu quả phản hồi.
3. Miêu tả sự không phù hợp: Mô tả chi tiết, cụ thể lỗi của sản phẩm. Ví dụ: "Kích thước đường kính ngoài vượt quá dung sai cho phép 0,5mm", "Bề mặt sản phẩm bị xước dài 3cm ở vị trí góc trái". Cần ghi rõ tên sản phẩm, mã lô, số lượng bị ảnh hưởng và thông số kỹ thuật không đạt.
4. Kế hoạch xử lý: Ghi phương án xử lý đã được phê duyệt, ví dụ: "Sửa lại kích thước bằng máy tiện", "Loại bỏ và tiêu hủy", "Giảm cấp sử dụng cho mục đích khác" hoặc "Trả lại nhà cung cấp". Cần ghi rõ người chịu trách nhiệm thực hiện và thời hạn hoàn thành.
5. Số bản KPH mới: Ghi số lượng sản phẩm không phù hợp thực tế sau khi xử lý (nếu có phát sinh thêm). Nếu không có sản phẩm mới bị lỗi trong quá trình xử lý, ghi "0".
6. Ngày kết thúc: Ghi ngày thực tế hoàn thành việc xử lý sự không phù hợp theo kế hoạch đã đề ra. Đây là căn cứ để đánh giá tiến độ và hiệu quả xử lý.
7. Ngày kiểm tra: Ghi ngày nhân viên QC hoặc người có thẩm quyền kiểm tra lại sản phẩm sau xử lý và xác nhận đã đạt yêu cầu. Nếu sản phẩm vẫn chưa đạt, cần lập báo cáo SPKPH mới.

Lưu ý quan trọng

• Mỗi sự không phù hợp chỉ được ghi một dòng duy nhất trên sổ, không ghi chung nhiều lỗi khác nhau vào cùng một báo cáo.
• Thông tin phải được ghi bằng bút mực không tẩy xóa được, nếu sai thì gạch ngang và ký xác nhận bên cạnh, không được dùng bút xóa hoặc tẩy.
• Tất cả các cột bắt buộc phải được điền đầy đủ trước khi chuyển sang bước xử lý tiếp theo, không bỏ trống bất kỳ cột nào.
• Sổ theo dõi phải được lưu trữ ít nhất 3 năm kể từ ngày kết thúc xử lý để phục vụ cho việc đánh giá nội bộ và khách hàng.
• Khi có thay đổi về kế hoạch xử lý, phải cập nhật ngay vào cột kế hoạch xử lý và ghi rõ lý do thay đổi ở phần ghi chú nếu có.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu thông tin ở cột miêu tả sự không phù hợp, chỉ ghi chung chung như "sản phẩm lỗi" mà không nêu rõ lỗi gì, ở đâu, số lượng bao nhiêu.
• Nhầm lẫn giữa ngày lập và ngày kết thúc, dẫn đến sai lệch trong thống kê thời gian xử lý trung bình của bộ phận.
• Không cập nhật số bản KPH mới sau khi xử lý, làm mất dấu vết các sản phẩm phát sinh thêm trong quá trình sửa chữa.
• Bỏ trống cột ngày kiểm tra, dẫn đến không có bằng chứng xác nhận sản phẩm đã được kiểm tra lại và đạt yêu cầu trước khi nhập kho.
• Ghi thông tin bằng bút chì hoặc bút mực dễ phai, gây khó khăn cho việc lưu trữ và kiểm tra sau này.