Hướng dẫn điền bảng tổng kết ngày nghỉ nhân viên BM03/QT13

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM03-QT13 Bảng tổng kết ngày nghỉ của nhân viên được sử dụng để tổng hợp toàn bộ số ngày nghỉ trong năm của từng nhân viên trong công ty. Mục đích chính là giúp bộ phận Hành chính – Nhân sự (HC-NS) theo dõi, kiểm soát và đối chiếu số ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ hưởng lương và nghỉ không lương của mỗi người. Bảng tổng kết này là cơ sở để tính toán số ngày phép còn lại, đảm bảo quyền lợi cho nhân viên và tuân thủ quy định của công ty. Đồng thời, đây cũng là tài liệu quan trọng phục vụ cho công tác quyết toán lương cuối năm.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên bộ phận Hành chính – Nhân sự (hoặc người được phân công theo dõi chấm công) lập vào cuối mỗi năm tài chính hoặc theo yêu cầu của cấp quản lý. Thông thường, bảng tổng kết được thực hiện vào tháng 12 hàng năm để tổng kết toàn bộ tình hình nghỉ của nhân viên trong năm đó. Sau khi lập, biểu mẫu cần được trình lên Trưởng phòng HC-NS xác nhận và ký duyệt. Nhân viên không tự điền biểu mẫu này mà chỉ có bộ phận nhân sự mới có thẩm quyền tổng hợp số liệu từ các đơn xin nghỉ đã được phê duyệt trong năm.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Năm: Ghi rõ năm cần tổng kết, ví dụ: 2024. Đây là trường đầu tiên cần điền để xác định kỳ báo cáo.
2. STT (cột 1): Đánh số thứ tự từ 1 đến hết danh sách nhân viên. Số thứ tự được ghi liên tục, không trùng lặp.
3. Họ và tên nhân viên (cột 2): Ghi đầy đủ họ và tên của từng nhân viên theo đúng danh sách nhân sự chính thức của công ty. Không viết tắt, không ghi biệt danh.
4. Chức vụ (cột 3): Ghi chức vụ hiện tại của nhân viên, ví dụ: Nhân viên kinh doanh, Trưởng phòng Kỹ thuật, Kế toán trưởng...
5. Tổng số ngày nghỉ (cột 4): Cột này được chia làm 4 cột nhỏ: Nghỉ phép (4.1), Nghỉ ốm (4.2), Nghỉ hưởng lương (4.3), Nghỉ không lương (4.4). Cần điền chính xác số ngày nghỉ thực tế của từng loại vào đúng cột tương ứng. Tổng số ngày nghỉ của mỗi nhân viên sẽ được tính bằng tổng của 4 cột nhỏ này.
6. Ghi chú (cột 5): Dùng để ghi lại những thông tin đặc biệt liên quan đến ngày nghỉ của nhân viên, ví dụ: nghỉ thai sản, nghỉ chế độ đặc thù, hoặc các trường hợp cần lưu ý khác.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ tổng hợp những ngày nghỉ đã được phê duyệt chính thức trong hệ thống hoặc có đơn xin nghỉ hợp lệ. Không tự ý thêm ngày nghỉ chưa được duyệt.
• Số liệu ở cột "Tổng số ngày nghỉ" phải bằng tổng các cột con (4.1 + 4.2 + 4.3 + 4.4). Kiểm tra kỹ để tránh sai sót số học.
• Biểu mẫu phải được người lập biểu ký tên ở cuối bảng, sau đó trình Trưởng phòng HC-NS xác nhận và ký duyệt. Thiếu chữ ký sẽ làm mất hiệu lực của bảng tổng kết.
• Lưu trữ bảng tổng kết này cùng với các đơn xin nghỉ và chứng từ liên quan để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu sau này.
• Đảm bảo thông tin về họ tên và chức vụ khớp với dữ liệu nhân sự hiện hành, tránh nhầm lẫn giữa các nhân viên có tên giống nhau.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa các loại nghỉ: Ví dụ, ghi nhầm ngày nghỉ phép sang cột nghỉ ốm hoặc ngược lại. Cần phân biệt rõ bản chất từng loại nghỉ dựa trên đơn xin nghỉ đã được duyệt.
• Bỏ sót nhân viên: Khi lập danh sách, dễ quên những nhân viên mới vào hoặc đã nghỉ việc trong năm. Cần rà soát toàn bộ danh sách nhân sự từ đầu năm đến cuối năm.
• Sai số liệu tổng: Do cộng nhầm hoặc không cập nhật đầy đủ các đơn nghỉ. Nên kiểm tra chéo với bảng chấm công hoặc phần mềm quản lý nhân sự.
• Thiếu chữ ký xác nhận: Người lập biểu hoặc Trưởng phòng HC-NS quên ký, dẫn đến bảng tổng kết không có giá trị pháp lý trong công ty.
• Ghi sai năm: Một số trường hợp vô tình ghi năm cũ hoặc năm sau, gây sai lệch dữ liệu báo cáo. Luôn kiểm tra lại trường "Năm" trước khi hoàn tất.