Hướng dẫn điền sổ theo dõi ngày nghỉ BM02-QT13 chi tiết

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM02-QT13 Sổ theo dõi ngày nghỉ được thiết kế để ghi chép và quản lý toàn bộ số ngày nghỉ của từng nhân viên trong năm. Sổ này giúp bộ phận nhân sự và quản lý trực tiếp theo dõi chính xác số ngày phép năm đã sử dụng, ngày nghỉ ốm, nghỉ không lương và các loại nghỉ khác theo quy định của công ty. Việc sử dụng sổ theo dõi này đảm bảo tính minh bạch, tránh tranh chấp về ngày nghỉ và hỗ trợ việc tính lương, thưởng cuối năm chính xác.

Ai điền và khi nào

Sổ theo dõi ngày nghỉ do nhân viên bộ phận nhân sự hoặc người được phân công phụ trách chấm công, quản lý nhân sự điền và cập nhật định kỳ. Sổ được điền ngay khi có phát sinh ngày nghỉ của nhân viên, tối thiểu mỗi tháng một lần vào cuối tháng để tổng hợp số liệu. Ngoài ra, sổ cũng được cập nhật bổ sung khi nhân viên có thay đổi về ngày nghỉ hoặc khi có nhân viên mới vào làm.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Ghi số thứ tự của sổ theo dõi, thường được đánh số liên tục theo năm hoặc theo quý. Ví dụ: 01/2024.
2. Sổ theo dõi số ngày nghỉ năm ……….: Ghi rõ năm theo dõi, ví dụ: 2024. Đây là năm mà sổ này quản lý toàn bộ ngày nghỉ của nhân viên.
3. STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng nhân viên trong danh sách. Số thứ tự được đánh liên tục, không trùng lặp.
4. Họ và tên: Ghi đầy đủ họ và tên của nhân viên theo đúng giấy tờ tùy thân, không viết tắt, không viết tên thường gọi.
5. Chức vụ: Ghi chức vụ hiện tại của nhân viên trong công ty, ví dụ: Nhân viên kinh doanh, Trưởng phòng nhân sự, Kế toán trưởng.
6. Bộ phận: Ghi tên bộ phận mà nhân viên đang công tác, ví dụ: Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán, Phòng Sản xuất.
7. Ngày bắt đầu làm việc: Ghi ngày tháng năm nhân viên chính thức bắt đầu làm việc tại công ty, thường là ngày ký hợp đồng lao động chính thức.
8. Số ngày phép: Ghi tổng số ngày phép năm mà nhân viên được hưởng theo quy định của công ty và pháp luật lao động. Ví dụ: 12 ngày.
9. Tháng (1 đến 12): Mỗi cột tháng từ 1 đến 12 dùng để ghi số ngày nghỉ thực tế của nhân viên trong tháng đó. Mỗi ô ghi một số nguyên dương, nếu không có ngày nghỉ thì ghi 0 hoặc để trống. Có thể ghi ký hiệu riêng như P (phép), O (ốm), K (không lương) kèm số ngày.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ sử dụng một loại mực (thường là mực xanh hoặc đen) để điền, không tẩy xóa, không viết chồng lên chữ cũ.
• Mỗi nhân viên chỉ được ghi một dòng duy nhất trong sổ, không ghi nhiều dòng cho cùng một người.
• Khi có sai sót, gạch ngang bằng một đường thẳng và ký xác nhận bên cạnh, không được dùng bút xóa hoặc tẩy.
• Sổ phải được đánh số trang, đóng dấu giáp lai và có chữ ký của người lập, người kiểm tra định kỳ.
• Cuối mỗi tháng, cần tổng hợp số ngày nghỉ của từng nhân viên và đối chiếu với bảng chấm công để đảm bảo khớp đúng.

Lỗi thường gặp

• Ghi sai năm theo dõi: Nhiều người quên cập nhật năm mới, dẫn đến số liệu bị sai lệch khi tổng kết cuối năm.
• Không ghi đầy đủ họ tên hoặc viết tắt: Gây khó khăn khi tra cứu và đối chiếu với hồ sơ nhân viên.
• Nhầm lẫn giữa các loại nghỉ: Không phân biệt rõ nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ không lương dẫn đến sai số liệu khi tính lương.
• Bỏ sót tháng không có ngày nghỉ: Nhiều người để trống ô tháng thay vì ghi 0, gây khó khăn khi kiểm tra và tổng hợp.
• Không cập nhật kịp thời: Để dồn nhiều tháng mới ghi một lần, dễ sai sót và khó nhớ chính xác số ngày nghỉ thực tế.