Hướng dẫn điền biên bản bàn giao thiết bị kiểm tra đã hiệu chuẩn

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM03-QT12 (Biên bản bàn giao thiết bị kiểm tra đã được hiệu chuẩn) được thiết kế để ghi nhận quá trình bàn giao thiết bị đo lường giữa các bộ phận trong doanh nghiệp sau khi thiết bị đã hoàn tất quy trình hiệu chuẩn. Biên bản này là căn cứ pháp lý xác nhận tình trạng thiết bị, ngày bàn giao và trách nhiệm của bên giao lẫn bên nhận. Đồng thời, tài liệu này giúp kiểm soát chặt chẽ dòng thiết bị đo đang được luân chuyển, đảm bảo mọi thiết bị khi đưa vào sử dụng đều đạt chuẩn hiệu chuẩn theo quy định của hệ thống quản lý chất lượng QT12.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do nhân viên phụ trách thiết bị đo lường hoặc cán bộ kỹ thuật của bên giao lập và điền thông tin. Thời điểm lập biên bản là ngay sau khi thiết bị được hiệu chuẩn xong và trước khi bàn giao cho bên nhận sử dụng. Bên giao thường là bộ phận quản lý thiết bị hoặc phòng kỹ thuật, còn bên nhận là các phòng ban, phân xưởng hoặc cá nhân được giao sử dụng thiết bị. Cả hai bên đều phải ký tên xác nhận vào biên bản để hoàn tất thủ tục bàn giao.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Ghi số thứ tự của biên bản theo quy tắc đánh số của công ty, thường là số văn bản phát sinh liên tục trong năm (ví dụ: 01/2024/BBBG).
2. Đơn vị sử dụng: Ghi tên phòng ban, bộ phận hoặc cá nhân sẽ nhận và sử dụng thiết bị (ví dụ: Phòng KCS, Phân xưởng A).
3. STT (cột 1): Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng thiết bị được bàn giao trong cùng một biên bản.
4. Tên thiết bị đo (cột 2): Ghi đầy đủ tên thiết bị theo đúng tên trên nhãn mác hoặc trong danh mục tài sản (ví dụ: Thước cặp Mitutoyo 0-150mm).
5. Mã số thiết bị (cột 3): Ghi mã số quản lý nội bộ của thiết bị do công ty cấp, thường có dạng TB-XXX hoặc theo mã tài sản cố định.
6. Số tem/Số hồ sơ hiệu chuẩn (cột 4): Ghi số tem hiệu chuẩn dán trên thiết bị hoặc số hồ sơ chứng nhận hiệu chuẩn do đơn vị hiệu chuẩn cấp.
7. Ngày bàn giao (cột 5): Ghi ngày tháng năm thực tế diễn ra việc bàn giao, định dạng dd/mm/yyyy.
8. Bên giao (ký tên) (cột 6): Người đại diện bên giao ký và ghi rõ họ tên, chức vụ.
9. Bên nhận (ký tên) (cột 7): Người đại diện bên nhận ký và ghi rõ họ tên, chức vụ.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ lập biên bản khi thiết bị đã hoàn tất quy trình hiệu chuẩn và có tem hoặc chứng nhận hiệu chuẩn hợp lệ.
• Mỗi thiết bị phải được ghi riêng một dòng, không gộp chung nhiều thiết bị vào cùng một dòng.
• Số tem hiệu chuẩn phải khớp với tem thực tế dán trên thiết bị và với chứng nhận hiệu chuẩn.
• Biên bản phải được lập thành ít nhất hai bản: một bản lưu tại bên giao, một bản lưu tại bên nhận.
• Chữ ký của cả hai bên phải là chữ ký trực tiếp, không được photocopy hoặc ký thay.
• Ngày bàn giao phải trùng hoặc sau ngày cấp chứng nhận hiệu chuẩn, không được ghi ngày trước đó.

Lỗi thường gặp

• Ghi sai mã số thiết bị hoặc nhầm lẫn giữa mã số thiết bị với số seri nhà sản xuất, dẫn đến sai lệch khi đối chiếu kho.
• Bỏ sót cột "Số tem/Số hồ sơ hiệu chuẩn" hoặc ghi không đầy đủ, gây khó khăn khi truy xuất nguồn gốc hiệu chuẩn.
• Người ký không đúng thẩm quyền, ví dụ nhân viên không được ủy quyền lại ký thay cho trưởng bộ phận.
• Không ghi ngày bàn giao hoặc ghi ngày không chính xác, làm mất hiệu lực của biên bản trong kiểm toán.
• Điền thông tin bằng bút chì hoặc mực dễ phai, dẫn đến biên bản bị mờ, không lưu trữ được lâu dài.
• Không kiểm tra tình trạng thiết bị trước khi ký nhận, sau đó phát hiện hư hỏng nhưng không có căn cứ xử lý.