Hướng dẫn điền biểu mẫu báo cáo nhận thức cuộc họp BM04/QT04

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM04-QT04 Báo cáo nhận thức cuộc họp được thiết kế để ghi nhận lại toàn bộ nội dung, kết quả và nhận thức của người tham dự sau mỗi cuộc họp tại Công ty Cổ phần Tư vấn Quản lý Xây dựng KC24. Mục đích chính của biểu mẫu là giúp người lao động hệ thống hóa lại những thông tin đã tiếp thu, từ đó xác định rõ các công việc cần triển khai, thời hạn hoàn thành cũng như các đề xuất, kiến nghị liên quan. Đồng thời, biểu mẫu này còn là cơ sở để lãnh đạo đánh giá mức độ nắm bắt và trách nhiệm của nhân viên đối với các nội dung đã được thảo luận.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên hoặc người tham dự cuộc họp trực tiếp điền sau khi cuộc họp kết thúc. Người điền cần là người có mặt trong cuộc họp, có trách nhiệm báo cáo lại nhận thức của bản thân về các nội dung đã được trao đổi. Thời điểm điền lý tưởng nhất là ngay sau cuộc họp hoặc trong vòng 24 giờ để đảm bảo thông tin còn mới và chính xác. Sau khi điền xong, biểu mẫu sẽ được trình lên lãnh đạo trực tiếp hoặc gián tiếp để xem xét và cho ý kiến phản hồi.

Hướng dẫn điền từng mục

  1. Số: Ghi số thứ tự của biểu mẫu theo quy định của phòng hành chính hoặc bộ phận quản lý văn thư. Nếu chưa có số, có thể để trống và bổ sung sau khi được cấp số.
  2. Ngày: Ghi ngày, tháng, năm hiện tại khi bạn điền biểu mẫu. Định dạng ngày/tháng/năm, ví dụ: 15/03/2025.
  3. Kính gửi: Ban Giám đốc: Mục này đã được in sẵn, bạn không cần điền thêm. Đây là nơi nhận báo cáo chính thức.
  4. Họ và tên: Ghi đầy đủ họ tên của người làm báo cáo (chính là bạn). Viết chữ in hoa có dấu hoặc viết thường tùy quy định, ví dụ: NGUYỄN VĂN A.
  5. Chức vụ: Ghi chức vụ hiện tại của bạn trong công ty, ví dụ: Nhân viên kỹ thuật, Trưởng phòng thiết kế, Chuyên viên tư vấn.
  6. Phòng/ Bộ phận: Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận bạn đang công tác, ví dụ: Phòng Kỹ thuật, Phòng Dự án, Bộ phận Tư vấn.
  7. Báo cáo cho: Ghi tên người mà bạn sẽ báo cáo trực tiếp hoặc gián tiếp. Mục này chia làm hai phần: Trực tiếp (cấp trên trực tiếp của bạn) và Gián tiếp (các cấp lãnh đạo khác có liên quan).
  8. Báo cáo nhận thức cuộc họp: Đây là phần quan trọng nhất. Bạn cần tóm tắt nội dung chính của cuộc họp, những thông tin bạn đã tiếp thu, hiểu rõ và những điểm cần lưu ý. Viết thành đoạn văn ngắn gọn, súc tích, tập trung vào các quyết định, chỉ đạo hoặc thông tin mới.
  9. Những công việc đã, đang và sẽ thực hiện kèm thời gian hoàn thành: Liệt kê chi tiết các công việc bạn đã làm, đang làm và dự kiến sẽ làm liên quan đến nội dung cuộc họp. Mỗi công việc cần ghi rõ thời hạn hoàn thành dự kiến. Có thể kẻ bảng nhỏ hoặc viết theo dạng gạch đầu dòng.
  10. Những đề xuất & Kiến nghị: Ghi lại những ý kiến đóng góp, đề xuất cải tiến hoặc kiến nghị của bạn đối với lãnh đạo dựa trên nội dung cuộc họp. Cần trình bày rõ ràng, có cơ sở và mang tính xây dựng.
  11. Ý kiến của lãnh đạo: Phần này dành cho lãnh đạo ghi nhận xét, đánh giá hoặc chỉ đạo bổ sung sau khi đọc báo cáo của bạn. Bạn không cần điền vào mục này.
  12. Người báo cáo (Ký & ghi rõ họ tên): Sau khi hoàn tất các mục trên, bạn ký tên và ghi rõ họ tên bên dưới để xác nhận tính chính xác của báo cáo.

Lưu ý quan trọng

  • Luôn điền đầy đủ thông tin cá nhân ở phần đầu (họ tên, chức vụ, phòng ban) để tránh nhầm lẫn khi lưu trữ và theo dõi.
  • Phần "Báo cáo nhận thức cuộc họp" cần thể hiện rõ sự hiểu biết của bạn về nội dung cuộc họp, không nên sao chép lại toàn bộ biên bản.
  • Khi liệt kê công việc, cần ghi cụ thể thời gian hoàn thành (ngày/tháng/năm) để lãnh đạo dễ dàng theo dõi tiến độ.
  • Đề xuất và kiến nghị cần ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề, tránh lan man hoặc thiếu tính khả thi.
  • Kiểm tra kỹ lỗi chính tả và thông tin trước khi ký và nộp biểu mẫu.

Lỗi thường gặp

  • Bỏ trống các mục thông tin cá nhân như họ tên, chức vụ, phòng ban, dẫn đến khó xác định người báo cáo.
  • Viết phần "Báo cáo nhận thức cuộc họp" quá sơ sài, chỉ ghi "đã hiểu" hoặc "đã nắm được" mà không nêu cụ thể nội dung.
  • Không ghi thời gian hoàn thành cho các công việc đã liệt kê, khiến lãnh đạo không thể đánh giá tiến độ.
  • Phần đề xuất và kiến nghị viết chung chung, không có giải pháp hoặc cơ sở thực tế.
  • Ký tên nhưng không ghi rõ họ tên, gây khó khăn cho việc đối chiếu và lưu trữ.
  • Điền sai định dạng ngày tháng hoặc nhầm lẫn giữa ngày họp và ngày làm báo cáo.

Nội dung biểu mẫu

Số:

BÁO CÁO NHẬN THỨC CUỘC HỌP

Ngày:……/……./……………

Mã số: BM04/QT04

Lần ban hành: 02

Ngày: 14/02/11

Kính gửi: Ban Giám đốc

CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN QUẢN LÝ XÂY DỰNG KC24

Họ và tên:

Chức vụ:

Phòng/ Bộ phận:

Báo cáo cho:

Trực tiếp:

Gián tiếp:

Báo cáo nhận thức cuộc họp:

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

Những công việc đã, đang và sẽ thực hiện kèm thời gian hoàn thành:

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

Những đề xuất & Kiến nghị:

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

 

Ý KIẾN CỦA LÃNH ĐẠO

........................................................................

........................................................................

........................................................................

........................................................................

........................................................................

........................................................................

........................................................................

........................................................................

NGƯỜI BÁO CÁO

(Ký & ghi rõ họ tên)