Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM02-QT04 "Báo cáo tình hình hoạt động" được thiết kế để tổng hợp và theo dõi toàn diện các hoạt động của từng phòng ban trong doanh nghiệp theo từng kỳ báo cáo. Mẫu này giúp ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về tình hình tuyển dụng, đào tạo, quản lý tài sản, các hoạt động khác cũng như việc thực hiện các mục tiêu chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Đây là công cụ quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động và đưa ra các quyết định điều chỉnh kịp thời.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng phòng hoặc người được ủy quyền của các phòng ban bao gồm Phòng Hành chính – Nhân sự, Phòng Kỹ thuật, Phòng Marketing và Phòng Vật tư thực hiện. Báo cáo được lập định kỳ theo tháng hoặc quý, tùy theo quy định của từng công ty. Thời điểm lập báo cáo thường là vào cuối kỳ báo cáo, sau khi đã tổng hợp đầy đủ số liệu từ các bộ phận liên quan. Nhân viên được giao nhiệm vụ cần thu thập dữ liệu từ các biểu mẫu liên quan như QT10, QT11, QT13 trước khi điền vào mẫu này.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Kỳ báo cáo: Ghi rõ số kỳ báo cáo và khoảng thời gian từ ngày/tháng/năm đến ngày/tháng/năm tương ứng với kỳ báo cáo hiện tại. Ví dụ: Kỳ 1: từ 01/01/2024 đến 31/01/2024.
2. Phần I - Tuyển dụng nhân sự (Phòng Hành chính – Nhân sự): Điền số liệu tuyển dụng kế hoạch và thực tế theo từng đơn vị. Cột "Thử việc" ghi số nhân sự đang thử việc, cột "Đạt" và "K.Đạt" ghi kết quả đánh giá sau thử việc. Cột "Điều chuyển nội bộ" ghi số lượng nhân sự được điều chuyển giữa các phòng ban. Cột "Kiến nghị/Đề xuất" dùng để ghi các vấn đề cần lưu ý hoặc đề xuất tuyển dụng thêm.
3. Phần II - Đào tạo: Ghi thông tin về đánh giá năng lực nhân viên (ĐGNLNV), số lượng đào tạo theo kế hoạch và thực tế. Cột "Đạt (%)" và "K.Đạt (%)" thể hiện tỷ lệ phần trăm kết quả đào tạo. Ghi rõ kiến nghị nếu có nhu cầu đào tạo bổ sung hoặc thay đổi nội dung đào tạo.
4. Phần III - Quản lý VVP (Văn phòng phẩm): Liệt kê các hạng mục văn phòng phẩm, tình hình thực tế, số lượng sử dụng kế hoạch và thực tế. Cột "Đề nghị mua thêm" ghi số lượng cần bổ sung, cột "Dự trù" và "Thực tế" ghi chi phí dự kiến và thực tế. Ghi kiến nghị nếu có vấn đề về chất lượng hoặc số lượng văn phòng phẩm.
5. Phần IV - Các hoạt động khác: Ghi số liệu về BHXH, BHYT, chế độ lương, nghỉ phép, nghỉ việc theo từng đơn vị. Cột "Kiến nghị/Đề xuất" dùng để ghi các vấn đề phát sinh liên quan đến chế độ chính sách cho người lao động.
6. Phần V - Tình hình thực hiện quản lý theo Tiêu chuẩn ISO 9001:2008: Ghi số CAR (Corrective Action Request) kỳ trước, số CAR đã khắc phục, số CAR mới phát sinh và tổng cộng CAR trong kỳ. Điền theo từng tuần để theo dõi tiến độ khắc phục sự không phù hợp.
7. Phần VI - Tình hình thực hiện Mục Tiêu Chất Lượng: Ghi các mục tiêu chất lượng đã đặt ra, kết quả thực hiện kỳ trước và trong kỳ, tỷ lệ phần trăm so với mục tiêu. Cột "Kiến nghị/Đề xuất" dùng để ghi các biện pháp cải tiến nếu kết quả chưa đạt.
8. Phần 1.1 - Thi công (Phòng Kỹ thuật): Ghi thông tin về tiến độ, chất lượng, an toàn lao động (ATLD), số lượng sản phẩm không phù hợp, số khiếu nại khách hàng và tình hình máy móc thiết bị cho từng công trình. Cột "Ghi chú" dùng để ghi các thông tin bổ sung.
9. Phần 1.3 - Những phát sinh trong kỳ (Phòng Kỹ thuật): Ghi các nội dung phát sinh, đơn vị liên quan và hướng giải quyết. Đây là phần quan trọng để ghi nhận các vấn đề bất thường trong quá trình thi công.
10. Phần I - Tình hình Marketing (Phòng Marketing): Ghi số liệu về khách hàng cũ, khách hàng mới (số lượng liên hệ, đặt hàng, tỷ lệ %), tổng doanh thu, số lần tiếp nhận đơn hàng, số lần khiếu nại. Số liệu được lấy từ các biểu mẫu QT10, QT11, QT13.
11. Phần II - Tình hình phát triển thị trường (Phòng Marketing): Ghi thông tin về khu vực/tỉnh, tên khách hàng đã chào và bán được hàng, tên khách hàng đang chào hàng kèm sản phẩm, quy cách, số lượng và tỷ lệ % sản lượng. Cột "Kiến nghị/Đề xuất" dùng để ghi các đề xuất phát triển thị trường.
12. Phần Vật tư: Ghi số liệu về tồn kho, vật tư hư hỏng và tình hình nhà cung cấp. Đây là phần dành riêng cho Phòng Vật tư để báo cáo về tình hình quản lý nguyên vật liệu.

Lưu ý quan trọng

• Luôn ghi đầy đủ thông tin kỳ báo cáo và tên phòng ban trước khi điền số liệu để tránh nhầm lẫn giữa các báo cáo.
• Số liệu phải được thu thập chính xác từ các nguồn dữ liệu gốc như biểu mẫu QT10, QT11, QT13 và các báo cáo bộ phận khác.
• Các cột "Kiến nghị/Đề xuất" cần được điền đầy đủ, không bỏ trống nếu có vấn đề cần báo cáo lên cấp trên.
• Đối với các chỉ tiêu về tỷ lệ phần trăm, cần tính toán cẩn thận và kiểm tra lại để đảm bảo số liệu chính xác.
• Biểu mẫu này phải được lưu trữ theo đúng quy định của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa số liệu kế hoạch và thực tế ở các cột tương ứng, dẫn đến báo cáo sai lệch.
• Bỏ sót thông tin kỳ báo cáo hoặc tên phòng ban, gây khó khăn khi tra cứu và tổng hợp.
• Không cập nhật số liệu CAR (Corrective Action Request) đầy đủ, đặc biệt là số CAR mới phát sinh và số CAR đã khắc phục.
• Ghi chung chung ở cột "Kiến nghị/Đề xuất" thay vì nêu cụ thể vấn đề và giải pháp.
• Không đối chiếu số liệu với các biểu mẫu liên quan (QT10, QT11, QT13) dẫn đến sai lệch dữ liệu.
• Điền sai đơn vị tính hoặc quên ghi đơn vị cho các chỉ tiêu số lượng, doanh thu.