Hướng dẫn điền sổ cho mượn hồ sơ tài liệu BM07/QT01

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM07/QT01 – Sổ cho mượn hồ sơ tài liệu được thiết kế để kiểm soát chặt chẽ việc mượn và trả các loại hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp. Mục đích chính của sổ là ghi nhận đầy đủ thông tin về người mượn, người cho mượn, thời gian mượn trả cũng như tình trạng của từng tài liệu. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể truy xuất lịch sử mượn trả một cách nhanh chóng, tránh thất lạc hoặc hư hỏng tài liệu quan trọng. Sổ này đóng vai trò như một công cụ quản lý minh bạch, giúp bộ phận văn thư hoặc quản lý tài liệu dễ dàng theo dõi và đối chiếu.

Ai điền và khi nào

Sổ cho mượn hồ sơ này do nhân viên văn thư, thủ kho tài liệu hoặc người được phân công quản lý hồ sơ tại các phòng ban trực tiếp điền. Thời điểm điền sổ là ngay khi có nghiệp vụ cho mượn hoặc nhận trả tài liệu diễn ra. Cụ thể, khi một nhân viên có nhu cầu mượn hồ sơ, người quản lý sẽ ghi thông tin vào sổ trước khi giao tài liệu. Khi tài liệu được trả lại, người quản lý tiếp tục ghi nhận thông tin trả vào cùng dòng tương ứng. Việc điền sổ phải được thực hiện ngay tại thời điểm giao nhận để đảm bảo tính chính xác và kịp thời.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Ghi số thứ tự của phiếu mượn theo hệ thống đánh số liên tục của doanh nghiệp, thường bắt đầu từ 01 và tăng dần theo từng lần mượn.
2. Đơn vị: Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận của người mượn, ví dụ: Phòng Kỹ thuật, Phòng Nhân sự, Ban Giám đốc.
3. STT: Đánh số thứ tự cho từng tài liệu trong cùng một lần mượn, bắt đầu từ 1.
4. Tên tài liệu/Hồ sơ cho mượn: Ghi chính xác tên đầy đủ của tài liệu hoặc hồ sơ được cho mượn, ví dụ: "Hợp đồng lao động tháng 01/2025" hoặc "Báo cáo tài chính quý IV".
5. Số hiệu: Ghi mã số hoặc ký hiệu của tài liệu/hồ sơ theo quy tắc quản lý của công ty, giúp định danh duy nhất cho từng tài liệu.
6. Người cho mượn: Ghi họ và tên của người quản lý tài liệu hoặc người trực tiếp giao tài liệu cho người mượn.
7. Người mượn: Gồm ba cột nhỏ: Họ và tên (ghi đầy đủ họ tên người mượn), Mã NV (ghi mã nhân viên của người mượn), Đơn vị (ghi tên phòng ban của người mượn).
8. Nhận: Gồm hai cột: Ngày (ghi ngày tháng năm mượn tài liệu, định dạng DD/MM/YYYY) và Ký (người mượn ký xác nhận đã nhận tài liệu).
9. Trả: Gồm hai cột: Ngày (ghi ngày tháng năm trả tài liệu) và Ký (người quản lý ký xác nhận đã nhận lại tài liệu từ người mượn).
10. Ghi chú: Ghi các thông tin bổ sung nếu có, ví dụ: tình trạng tài liệu bị rách, thiếu trang, hoặc lý do gia hạn mượn.

Lưu ý quan trọng

• Mỗi lần mượn phải được ghi vào sổ ngay lập tức, không được ghi nhớ rồi điền sau vì dễ sai sót hoặc quên thông tin.
• Chữ ký ở cột "Nhận" và "Trả" phải là chữ ký trực tiếp của người mượn và người quản lý, không được ký thay hoặc ký trước.
• Ngày mượn và ngày trả phải được ghi rõ ràng, thống nhất định dạng ngày tháng năm để tránh nhầm lẫn khi đối chiếu.
• Không được tẩy xóa thông tin trên sổ. Nếu ghi sai, hãy gạch ngang một đường lên phần sai và ghi lại thông tin đúng bên cạnh, kèm chữ ký xác nhận của người quản lý.
• Sổ cho mượn hồ sơ cần được bảo quản cẩn thận, lưu trữ tại nơi khô ráo và chỉ những người có thẩm quyền mới được phép truy cập.

Lỗi thường gặp

• Quên ghi số hiệu tài liệu hoặc ghi sai mã số, dẫn đến không thể xác định đúng tài liệu nào đã được cho mượn.
• Không ghi đầy đủ thông tin người mượn ở ba cột Họ tên, Mã NV, Đơn vị, gây khó khăn khi cần liên hệ hoặc truy tìm trách nhiệm.
• Ghi ngày mượn và ngày trả không thống nhất, ví dụ ghi ngày mượn theo kiểu "1/2/25" và ngày trả theo kiểu "01-02-2025", dễ gây nhầm lẫn khi nhập liệu.
• Bỏ sót chữ ký ở cột "Ký" khi nhận hoặc trả tài liệu, làm mất giá trị pháp lý của biên bản mượn trả.
• Ghi chung nhiều tài liệu vào một dòng STT thay vì tách riêng từng tài liệu, khiến việc theo dõi trả từng tài liệu trở nên phức tạp và dễ sai sót.