Hướng dẫn điền biểu mẫu danh mục tài liệu bên ngoài BM04-QT01

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM04-QT01 Danh mục tài liệu bên ngoài được thiết kế để kiểm soát toàn bộ các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài tổ chức như tiêu chuẩn quốc gia, quy định pháp luật, tài liệu kỹ thuật từ nhà cung cấp, hoặc các ấn phẩm chuyên ngành. Mục tiêu chính là giúp doanh nghiệp theo dõi, tra cứu và đảm bảo các tài liệu tham khảo này luôn được cập nhật phiên bản mới nhất. Biểu mẫu này là một phần quan trọng trong hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, thuộc quy trình QT01 – Quản lý tài liệu và hồ sơ.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do thủ thư, nhân viên hành chính hoặc cán bộ phụ trách thư viện/tài liệu của công ty điền. Thời điểm điền là khi công ty tiếp nhận một tài liệu bên ngoài mới, ví dụ như mua một bộ tiêu chuẩn xây dựng mới, nhận được văn bản pháp luật cập nhật từ cơ quan nhà nước, hoặc nhận tài liệu hướng dẫn kỹ thuật từ đối tác. Ngoài ra, biểu mẫu cũng được cập nhật định kỳ trong đợt rà soát tài liệu hàng năm để loại bỏ hoặc bổ sung các đầu mục đã hết hiệu lực.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Ghi số thứ tự của biểu mẫu trong hệ thống quản lý văn bản của công ty, thường do bộ phận văn thư cấp. Nếu chưa có, để trống và sẽ được điền sau khi phê duyệt.
2. Đơn vị: Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận sở hữu và quản lý tài liệu đó, ví dụ: Phòng Kỹ thuật, Phòng Kinh doanh, hoặc Thư viện Công ty.
3. STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho mỗi tài liệu trong danh mục. Số này giúp dễ dàng tra cứu và kiểm đếm tổng số tài liệu hiện có.
4. Tên tài liệu: Ghi đầy đủ và chính xác tên của tài liệu bên ngoài, ví dụ: "TCVN 5574:2018 Kết cấu bê tông và bê tông cốt thép - Tiêu chuẩn thiết kế". Không viết tắt trừ khi tên gốc đã viết tắt.
5. Số hiệu: Ghi mã số hoặc ký hiệu của tài liệu do cơ quan ban hành ấn định, ví dụ: TCVN 5574:2018, ISO 9001:2015, hoặc số công văn của cơ quan nhà nước.
6. Tác giả: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành tài liệu, ví dụ: Bộ Khoa học và Công nghệ, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, hoặc tên tác giả cá nhân nếu là sách chuyên ngành.
7. Năm xuất bản: Ghi năm phát hành hoặc năm ban hành của tài liệu, ví dụ: 2018, 2020. Đây là thông tin quan trọng để xác định tính hiện hành của tài liệu.
8. Nhà xuất bản: Ghi tên nhà xuất bản hoặc đơn vị phát hành tài liệu, ví dụ: Nhà xuất bản Xây dựng, Nhà xuất bản Lao động, hoặc tên nhà cung cấp tài liệu.
9. Vị trí: Ghi nơi lưu trữ tài liệu trong công ty, ví dụ: Kệ số 3 - Tủ tài liệu Phòng Kỹ thuật, hoặc Thư mục D:\Tai lieu\Tieu chuan\TCVN. Thông tin này giúp tìm kiếm tài liệu nhanh chóng khi cần.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ điền các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài tổ chức, không bao gồm tài liệu nội bộ do công ty tự soạn thảo.
• Mỗi tài liệu chỉ được ghi một lần trong danh mục, tránh trùng lặp gây khó khăn cho việc kiểm soát.
• Định kỳ 6 tháng hoặc 1 năm, cần rà soát lại danh mục để cập nhật các tài liệu mới và loại bỏ các tài liệu đã hết hiệu lực.
• Biểu mẫu sau khi điền xong phải được người lập ký và trình lãnh đạo phê duyệt trước khi đưa vào sử dụng chính thức.
• Lưu biểu mẫu này ở dạng file mềm và bản in để tiện cho việc tra cứu và kiểm toán nội bộ.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa tài liệu bên ngoài và tài liệu nội bộ: Nhiều nhân viên mới thường ghi nhầm các quy trình, hướng dẫn công việc của công ty vào danh mục này, trong khi chúng thuộc danh mục tài liệu nội bộ khác.
• Ghi thiếu thông tin cột "Số hiệu" hoặc "Năm xuất bản": Đây là hai cột quan trọng để xác định phiên bản và tính hiệu lực của tài liệu, nhưng thường bị bỏ trống.
• Ghi tên tài liệu quá ngắn hoặc viết tắt không rõ ràng: Ví dụ chỉ ghi "TCVN 5574" mà không ghi đầy đủ tên tiêu chuẩn, gây khó khăn khi tra cứu sau này.
• Không ghi vị trí lưu trữ: Khi cần tìm tài liệu gấp, nhân viên mất rất nhiều thời gian vì không biết tài liệu được cất ở đâu.
• Đánh số STT sai hoặc nhảy số: Do không kiểm tra lại sau khi thêm hoặc xóa dòng, dẫn đến danh mục bị lộn xộn và khó quản lý.