Hướng dẫn điền Phụ lục quy định HD 01 về hợp đồng lao động

Mục đích sử dụng

Phụ lục quy định HD 01 là tài liệu nội bộ quan trọng trong công tác quản lý nhân sự, giúp xác định rõ thẩm quyền ký kết từng loại hợp đồng lao động và quy trình chuyển đổi giữa các loại hợp đồng. Biểu mẫu này đảm bảo mọi giao dịch hợp đồng đều được thực hiện đúng thẩm quyền, tránh sai sót pháp lý và tăng tính minh bạch trong quản trị doanh nghiệp. Đồng thời, tài liệu còn là căn cứ để các bộ phận nhân sự, pháp chế và lãnh đạo đơn vị thực hiện đúng quy trình khi ký kết hoặc chuyển đổi hợp đồng cho người lao động.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do bộ phận Nhân sự hoặc Pháp chế của công ty lập và cập nhật định kỳ, hoặc khi có thay đổi về quy định pháp luật lao động hoặc cơ cấu tổ chức. Người có thẩm quyền phê duyệt là Tổng Giám đốc hoặc người được ủy quyền. Nhân viên mới thuộc bộ phận nhân sự cần đọc kỹ biểu mẫu này để nắm rõ ai có quyền ký loại hợp đồng nào, từ đó tham mưu chính xác cho lãnh đạo khi phát sinh nhu cầu tuyển dụng hoặc chuyển đổi hợp đồng.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Mục 1 – Thẩm quyền ký các loại hợp đồng: Cột "Loại hợp đồng" liệt kê các loại hợp đồng gồm HĐTV, HĐCTV, HĐHV, HĐLĐĐT, HĐLĐCTH, HĐLĐKTH. Cột "Thẩm quyền ký" ghi rõ chức danh người được phép ký từng loại, ví dụ HĐTV do Trưởng bộ phận ký. Cột "Ghi chú" ghi thêm điều kiện kèm theo, như nếu HĐTV trên 8 triệu đồng phải có giải trình văn bản với TGĐ trước khi ký.
2. Mục 2 – Chuyển giữa các loại hợp đồng: Đây là bảng ma trận thể hiện các loại hợp đồng hiện tại (cột dọc) và loại hợp đồng muốn chuyển sang (cột ngang). Ô giao nhau có ký hiệu "x" nghĩa là được phép chuyển, ô trống là không được phép. Ký hiệu "x1" nghĩa là chỉ được chuyển không quá 2 lần. Ký hiệu "x2" chỉ áp dụng với người lao động học việc là sinh viên chưa tốt nghiệp, đang thực tập tại đơn vị.
3. Chú thích viết tắt: Phần cuối biểu mẫu giải thích đầy đủ tên các loại hợp đồng: HĐTV là Hợp đồng thử việc, HĐCTV là Hợp đồng công tác viên, HĐHV là Hợp đồng học việc, HĐLĐĐT là Hợp đồng lao động đào tạo, HĐLĐCTH là Hợp đồng lao động có thời hạn, HĐLĐKTH là Hợp đồng lao động không xác định thời hạn.

Lưu ý quan trọng

• Khi điền mục 1, cần kiểm tra kỹ giá trị hợp đồng: nếu HĐTV có giá trị trên 8 triệu đồng, bắt buộc phải có văn bản giải trình gửi Tổng Giám đốc trước khi ký, không được tự ý ký.
• Ở mục 2, các ô có ký hiệu "x1" chỉ được phép chuyển đổi tối đa 2 lần, cần theo dõi lịch sử chuyển đổi của người lao động để tránh vi phạm quy định.
• Ký hiệu "x2" chỉ áp dụng riêng cho sinh viên thực tập chưa tốt nghiệp, không áp dụng cho các đối tượng học việc khác.
• Biểu mẫu này là quy định nội bộ, mọi trường hợp ngoại lệ đều phải được Tổng Giám đốc phê duyệt bằng văn bản.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa ký hiệu "x" và "x1": nhiều nhân viên mới cho rằng "x1" cũng giống "x" và không giới hạn số lần chuyển đổi, dẫn đến vi phạm quy định.
• Bỏ qua điều kiện ghi chú ở mục 1: khi ký HĐTV trên 8 triệu đồng nhưng không có giải trình văn bản với TGĐ, hợp đồng có thể bị vô hiệu.
• Áp dụng sai "x2" cho người lao động học việc đã tốt nghiệp: quy định này chỉ dành cho sinh viên chưa tốt nghiệp đang thực tập.
• Không cập nhật biểu mẫu khi có thay đổi về thẩm quyền ký: nếu Trưởng bộ phận thay đổi hoặc cơ cấu tổ chức thay đổi mà biểu mẫu không được cập nhật sẽ gây sai sót trong thực tế.