Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM02-QT09 Lý lịch sửa chữa – bảo trì máy móc thiết bị được thiết kế để theo dõi toàn bộ lịch sử hoạt động bảo dưỡng và sửa chữa của từng máy móc, thiết bị trong doanh nghiệp. Tài liệu này đóng vai trò như một "hồ sơ sức khỏe" của thiết bị, giúp ghi nhận chi tiết các lần kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ và sửa chữa đột xuất. Nhờ đó, bộ phận kỹ thuật và quản lý có thể đánh giá tình trạng hoạt động, lên kế hoạch bảo trì phù hợp và kéo dài tuổi thọ của máy móc. Biểu mẫu này được treo trực tiếp tại máy để tiện cập nhật ngay khi có công việc phát sinh.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do kỹ thuật viên bảo trì hoặc nhân viên vận hành máy trực tiếp ghi chép. Việc điền được thực hiện ngay sau mỗi lần kiểm tra định kỳ, bảo dưỡng theo kế hoạch hoặc sửa chữa đột xuất. Đối với các công việc bảo dưỡng định kỳ, nhân viên cập nhật thông tin vào cuối ca làm việc hoặc ngay khi hoàn thành. Trong trường hợp sửa chữa khẩn cấp, cần ghi nhận ngay sau khi khắc phục sự cố để đảm bảo số liệu chính xác. Người quản lý bảo trì có trách nhiệm kiểm tra định kỳ và xác nhận tính hợp lệ của các thông tin trên biểu mẫu.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Phần thông tin cố định (đầu biểu mẫu): Ghi rõ tên thiết bị/máy móc (mục 1), ký mã hiệu (mục 2), xuất xứ (mục 3) và vị trí sử dụng (mục 4). Các thông tin này chỉ điền một lần khi lập lý lịch máy mới.
2. Cột STT (số thứ tự): Đánh số thứ tự tăng dần cho mỗi lần thực hiện công việc, bắt đầu từ số 1.
3. Cột Thời gian thực hiện (cột 2.1 và 2.2): Ghi ngày và giờ bắt đầu công việc bảo trì hoặc sửa chữa. Định dạng ngày theo DD/MM/YYYY, giờ theo 24h.
4. Cột Lý do (cột 3): Đánh dấu chọn một trong ba loại: KT (kiểm tra), BD (bảo dưỡng) hoặc SC (sửa chữa). Có thể ghi thêm mô tả ngắn gọn nếu cần.
5. Cột Biện pháp sửa chữa – bảo trì / Phòng ngừa (cột 4.1 đến 4.8): Mô tả chi tiết cách sửa chữa hoặc bảo trì đã thực hiện (4.1), liệt kê phụ tùng thay thế (4.2), đơn vị tính (4.3), số lượng (4.4), thời gian thực hiện (4.5), người thực hiện (4.6), biện pháp phòng ngừa (4.7) và ghi chú bổ sung (4.8).
6. Cột Nghiệm thu (cột 5.1 đến 5.3): Ghi ngày nghiệm thu (5.1), giờ nghiệm thu (5.2) và họ tên người kiểm tra xác nhận (5.3). Người kiểm tra phải ký xác nhận sau khi đánh giá chất lượng công việc.
7. Cột Ghi chú (cột 6): Dùng để ghi lại các thông tin bổ sung như tình trạng máy trước khi bảo trì, các lưu ý đặc biệt hoặc đề xuất cho lần bảo trì tiếp theo.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu phải được treo cố định tại vị trí máy móc thiết bị để tiện theo dõi và cập nhật kịp thời.
• Không được tẩy xóa thông tin đã ghi; nếu sai sót, gạch ngang một đường và ghi lại thông tin đúng ở bên cạnh, kèm chữ ký xác nhận.
• Mỗi lần thực hiện công việc bảo trì hoặc sửa chữa đều phải ghi nhận, kể cả những lần kiểm tra nhanh không thay thế phụ tùng.
• Thông tin về phụ tùng thay thế phải ghi rõ mã số, số lượng và đơn vị tính để phục vụ công tác quản lý kho và chi phí.
• Người thực hiện và người kiểm tra phải ký xác nhận đầy đủ, không được bỏ trống các cột chữ ký.

Lỗi thường gặp

• Không ghi ngày giờ cụ thể cho từng lần thực hiện, chỉ ghi đại khái "tháng 3" hoặc "tuần trước" gây khó khăn cho việc truy xuất lịch sử.
• Nhầm lẫn giữa các loại lý do: đánh dấu "SC" (sửa chữa) cho công việc bảo dưỡng định kỳ thông thường, hoặc ngược lại.
• Bỏ sót cột "Biện pháp phòng ngừa" – đây là thông tin quan trọng giúp giảm thiểu sự cố tái diễn trong tương lai.
• Không ghi đơn vị tính (ĐVT) cho phụ tùng thay thế, dẫn đến khó khăn khi kiểm kê kho và tính toán chi phí.
• Người kiểm tra xác nhận không ký hoặc ký không đúng người được phân công, làm mất tính pháp lý của biểu mẫu.
• Ghi chú quá sơ sài hoặc không ghi gì, bỏ lỡ cơ hội lưu lại kinh nghiệm xử lý cho các lần bảo trì sau.