Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM02/QT03 được thiết kế để tổng hợp và báo cáo tóm tắt kết quả của quá trình đánh giá chất lượng nội bộ trong doanh nghiệp. Mục tiêu chính là ghi nhận toàn bộ các điểm không phù hợp phát hiện được tại từng phòng ban, đồng thời theo dõi tiến độ xử lý và khắc phục các vấn đề đó. Biểu mẫu này giúp ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về tình hình chất lượng hiện tại, từ đó đưa ra các quyết định cải tiến kịp thời. Ngoài ra, đây cũng là tài liệu quan trọng để lưu trữ hồ sơ chứng minh hoạt động đánh giá nội bộ theo yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do trưởng nhóm đánh giá nội bộ hoặc người được ủy quyền phụ trách tổng hợp kết quả đánh giá thực hiện. Thời điểm điền biểu mẫu là ngay sau khi kết thúc đợt đánh giá nội bộ tại tất cả các phòng ban, trước khi trình lên ban lãnh đạo xem xét. Người báo cáo cần thu thập đầy đủ dữ liệu từ các biên bản đánh giá chi tiết của từng phòng để tổng hợp vào báo cáo tóm tắt này. Đối với nhân viên mới, cần hiểu rằng biểu mẫu này không phải là công cụ đánh giá cá nhân mà là công cụ quản lý chất lượng tổng thể.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Điền số thứ tự của báo cáo theo quy định của phòng hành chính hoặc phòng QA, thường được đánh số liên tục theo năm. Ví dụ: 01/2024.
2. Ngày: Ghi ngày tháng năm lập báo cáo, định dạng dd/mm/yyyy. Đây là ngày hoàn thành việc tổng hợp dữ liệu, không phải ngày kết thúc đánh giá thực địa.
3. Người báo cáo: Ghi họ tên đầy đủ của người chịu trách nhiệm tổng hợp và lập báo cáo này. Có thể kèm chức danh nếu cần.
4. STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng phòng ban hoặc bộ phận được đánh giá. Mỗi phòng chỉ xuất hiện một lần trong bảng.
5. Phòng/Bộ phận: Ghi tên chính xác của từng phòng ban, bộ phận đã được đánh giá. Ví dụ: Phòng Kinh doanh, Phòng Sản xuất, Phòng Kỹ thuật.
6. Số điểm không phù hợp: Ghi tổng số điểm không phù hợp (lỗi, sai sót) phát hiện được tại phòng ban đó trong đợt đánh giá. Đây là con số tổng, bao gồm cả điểm đã xử lý và chưa xử lý.
7. Số điểm không phù hợp đã xử lý: Ghi số lượng điểm không phù hợp đã được khắc phục, xử lý xong tại thời điểm lập báo cáo. Con số này phải nhỏ hơn hoặc bằng tổng số điểm không phù hợp.
8. Các điểm không phù hợp chưa giải quyết: Ghi số lượng điểm không phù hợp còn tồn đọng, chưa có biện pháp khắc phục hoặc chưa hoàn thành xử lý. Con số này bằng tổng số điểm không phù hợp trừ đi số điểm đã xử lý.
9. Hành động khắc phục: Mô tả ngắn gọn các hành động cụ thể đã thực hiện hoặc dự kiến thực hiện để giải quyết các điểm không phù hợp. Ví dụ: "Đào tạo lại quy trình cho nhân viên", "Cập nhật tài liệu hướng dẫn".
10. Ghi chú: Ghi thêm các thông tin cần lưu ý khác như thời hạn hoàn thành khắc phục, người phụ trách chính, hoặc lý do đặc biệt nếu có.

Lưu ý quan trọng

• Luôn kiểm tra tính chính xác của số liệu: tổng số điểm không phù hợp phải bằng tổng số điểm đã xử lý cộng với số điểm chưa giải quyết. Sai lệch số liệu sẽ làm mất giá trị của báo cáo.
• Không được bỏ trống các cột số liệu chính. Nếu phòng ban không có điểm không phù hợp, ghi số 0 (không) thay vì để trống.
• Ngày lập báo cáo phải trùng hoặc sau ngày kết thúc đợt đánh giá nội bộ, không được ghi ngày trong tương lai.
• Biểu mẫu này cần được ký duyệt bởi người báo cáo và trình lên trưởng phòng QA hoặc ban lãnh đạo trước khi lưu trữ chính thức.
• Lưu ý mã số biểu mẫu BM02/QT03 và lần ban hành 01, ngày hiệu lực 14/08/2010 để đảm bảo sử dụng đúng phiên bản mới nhất.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa số điểm không phù hợp đã xử lý và số điểm chưa giải quyết, dẫn đến tổng hai cột không khớp với tổng số điểm phát hiện. Cần tính toán cẩn thận và kiểm tra chéo.
• Ghi tên phòng ban không thống nhất, ví dụ lúc ghi "Phòng Kinh doanh", lúc ghi "KD" hoặc "Sales". Phải dùng tên chính thức theo cơ cấu tổ chức của công ty.
• Bỏ sót một số phòng ban đã được đánh giá, dẫn đến báo cáo không đầy đủ. Cần đối chiếu với danh sách đánh giá ban đầu.
• Điền thông tin vào sai cột, ví dụ ghi số điểm đã xử lý vào cột điểm chưa giải quyết. Cần đọc kỹ tiêu đề từng cột trước khi điền.
• Không ghi ngày tháng hoặc ghi ngày không chính xác, gây khó khăn cho việc theo dõi lịch sử và kiểm tra sau này.