Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM01-QT03 Kế hoạch đánh giá chất lượng nội bộ được thiết kế để lập kế hoạch chi tiết cho các cuộc đánh giá chất lượng nội bộ trong doanh nghiệp. Mục đích chính của biểu mẫu này là xác định rõ phòng ban, cá nhân được đánh giá, đánh giá viên, thời gian và phạm vi đánh giá. Việc sử dụng biểu mẫu giúp đảm bảo quy trình đánh giá diễn ra có hệ thống, minh bạch và đúng tiến độ. Đây là công cụ quan trọng trong hệ thống quản lý chất lượng, giúp doanh nghiệp duy trì và cải tiến liên tục các quy trình hoạt động.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do người lập kế hoạch điền, thường là trưởng bộ phận chất lượng hoặc người được ủy quyền phụ trách công tác đánh giá nội bộ. Thời điểm điền biểu mẫu là trước khi tiến hành đánh giá chất lượng nội bộ định kỳ hoặc đột xuất. Kế hoạch cần được lập và phê duyệt ít nhất 1-2 tuần trước ngày đánh giá dự kiến để các bên liên quan có thời gian chuẩn bị. Sau khi điền đầy đủ thông tin, biểu mẫu phải được trình lên người có thẩm quyền (thường là ban lãnh đạo) để duyệt kế hoạch trước khi thực hiện.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Điền số thứ tự của kế hoạch đánh giá theo quy tắc đánh số của công ty, ví dụ: 01/2024/KH-ĐGNB. Nếu chưa có quy định cụ thể, có thể để trống và sẽ được cấp số sau khi phê duyệt.
2. Người lập kế hoạch: Ghi rõ họ và tên của người lập kế hoạch, kèm theo chữ ký ở ô bên cạnh. Đây là người chịu trách nhiệm soạn thảo nội dung kế hoạch.
3. Ngày: Ghi ngày tháng năm lập kế hoạch, theo định dạng DD/MM/YYYY. Ví dụ: 15/03/2024.
4. STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho mỗi dòng đánh giá. Mỗi dòng tương ứng với một cuộc đánh giá riêng biệt.
5. Phòng được đánh giá: Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận sẽ được đánh giá, ví dụ: Phòng Kinh doanh, Phòng Sản xuất, Phòng Hành chính Nhân sự.
6. Người được đánh giá: Ghi họ tên của cá nhân hoặc nhóm người sẽ tham gia vào quá trình đánh giá. Có thể ghi chức danh nếu cần.
7. Đánh giá viên: Ghi họ tên của người sẽ thực hiện đánh giá. Đánh giá viên phải là người đã được đào tạo về kỹ năng đánh giá nội bộ và không thuộc phòng ban được đánh giá để đảm bảo tính khách quan.
8. Thời gian: Ghi rõ ngày giờ dự kiến tiến hành đánh giá, ví dụ: 08:00 - 11:30 ngày 20/03/2024. Nếu đánh giá kéo dài nhiều ngày, cần ghi rõ khoảng thời gian.
9. Phạm vi đánh giá: Mô tả ngắn gọn nội dung, quy trình hoặc tiêu chuẩn sẽ được đánh giá trong phòng ban đó. Ví dụ: Đánh giá quy trình mua hàng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
10. Duyệt kế hoạch: Ô này dành cho người duyệt (thường là Giám đốc hoặc Trưởng ban chất lượng) ký tên và ghi rõ ngày duyệt. Người lập kế hoạch không được tự ý điền vào ô này.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu phải được điền bằng bút mực hoặc đánh máy rõ ràng, không tẩy xóa. Nếu sai sót, cần làm lại biểu mẫu mới.
• Mỗi kế hoạch chỉ áp dụng cho một đợt đánh giá nội bộ. Không gộp nhiều đợt đánh giá khác nhau vào cùng một biểu mẫu.
• Thông tin về đánh giá viên phải đảm bảo không có xung đột lợi ích, tức là đánh giá viên không được đánh giá phòng ban mình đang làm việc.
• Kế hoạch chỉ có hiệu lực sau khi có chữ ký duyệt của người có thẩm quyền. Tuyệt đối không tiến hành đánh giá khi chưa được phê duyệt.
• Lưu trữ biểu mẫu đã duyệt vào hồ sơ quản lý chất lượng để phục vụ cho các cuộc kiểm tra sau này.

Lỗi thường gặp

• Bỏ trống mục "Số" hoặc đánh số không theo quy tắc, gây khó khăn cho việc tra cứu và quản lý hồ sơ.
• Ghi thiếu thông tin ở cột "Phạm vi đánh giá", dẫn đến đánh giá viên không biết cần kiểm tra những nội dung gì.
• Xếp lịch đánh giá trùng với các cuộc họp quan trọng của phòng ban được đánh giá, gây gián đoạn công việc.
• Chọn đánh giá viên chưa qua đào tạo hoặc không có chứng chỉ đánh giá nội bộ, làm giảm chất lượng cuộc đánh giá.
• Không xin chữ ký duyệt trước khi thực hiện, khiến kế hoạch không có giá trị pháp lý trong hệ thống quản lý chất lượng.