Hướng dẫn điền hồ sơ truyền chuẩn cân BM06-QT12 chi tiết

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM06-QT12 – Hồ sơ truyền chuẩn cân được sử dụng để ghi nhận toàn bộ quá trình kiểm tra, đánh giá và xác nhận độ chính xác của một thiết bị cân (cân bàn, cân điện tử, cân công nghiệp) so với thiết bị chuẩn. Mục đích cuối cùng là đảm bảo cân đang vận hành trong phạm vi sai số cho phép, đáp ứng yêu cầu kỹ thuật và tiêu chuẩn đo lường của công ty. Biểu mẫu này là căn cứ để dán tem đạt chuẩn hoặc tem "THIẾT BỊ HƯ", đồng thời lưu trữ hồ sơ cho đợt kiểm định tiếp theo.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên kỹ thuật hoặc nhân viên phụ trách thiết bị đo lường (người thực hiện hiệu chuẩn) điền. Việc điền được thực hiện ngay trong quá trình truyền chuẩn định kỳ theo lịch bảo trì thiết bị, hoặc khi có nghi ngờ về độ chính xác của cân, hoặc sau khi sửa chữa, thay thế linh kiện liên quan đến cảm biến trọng lượng. Kết quả phải được người thực hiện ký xác nhận và lưu vào hồ sơ quản lý thiết bị đo lường của công ty.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Phần đầu biểu mẫu (Số, Tên thiết bị, Mã số): Ghi số thứ tự hồ sơ theo quy định của phòng ban. Tên thiết bị ghi rõ loại cân (ví dụ: cân bàn điện tử 150kg). Mã số là mã tài sản hoặc mã số seri duy nhất của cân được dán trên thân máy.
2. Mục 1.1 Môi trường & Điều kiện khác: Ghi nhiệt độ, độ ẩm phòng thí nghiệm hoặc khu vực đặt cân. Nếu có điều kiện đặc biệt (rung động, gió lùa) thì ghi rõ vào ô "Điều kiện khác".
3. Mục 1.2 Hướng dẫn tham khảo: Ghi tên tài liệu đang dùng làm căn cứ truyền chuẩn, ví dụ: "Catalogue cân Ohaus R21PE30" hoặc "Hướng dẫn nội bộ QT12-HD01".
4. Mục 1.3 Thiết bị chuẩn & Mã số: Ghi tên và mã số của quả cân chuẩn hoặc cân chuẩn đã được kiểm định. Ví dụ: "Quả cân chuẩn F1 20kg, mã số QC-001".
5. Mục 1.4 Tiêu chuẩn của thiết bị được truyền chuẩn: Đánh dấu chọn (X) vào ô tương ứng: Công ty, Quốc gia hoặc Quốc tế, tùy theo cấp độ tiêu chuẩn mà cân cần đáp ứng.
6. Mục 1.5 Phạm vi đo & Giá trị vạch chia: Ghi dải đo tối đa của cân (ví dụ: 0-150kg). Giá trị vạch chia là bước nhảy nhỏ nhất mà cân hiển thị (ví dụ: 0.05kg).
7. Mục 1.6 Giá trị tải chuẩn (X1, X2, X3): Ghi giá trị tải chuẩn đo từ cân điện tử (hoặc quả cân chuẩn) tương ứng với 3 mức: 10%, 50% và 90% của dải đo. Ví dụ: X1=15kg, X2=75kg, X3=135kg.
8. Mục 1.7 Sai số cho phép: Ghi sai số tuyệt đối (gram) và sai số tương đối (%). Theo mẫu, sai số tương đối mặc định là 0,5%. Sai số tuyệt đối được tính dựa trên tải trọng và cấp chính xác.
9. Mục 2 Bảng thử tải: Đặt tải chuẩn lên cân cần truyền chuẩn ở 3 mức X1, X2, X3. Mỗi mức thực hiện 3 lần (Lần 1, Lần 2, Lần 3). Ghi giá trị đọc được trên cân vào các ô tương ứng (X11, X12, X13 cho mức X1; X21, X22, X23 cho mức X2; X31, X32, X33 cho mức X3). Sau đó tính sai số tuyệt đối (giá trị đọc trừ đi giá trị tải chuẩn) và ghi vào ô bên cạnh. Tính giá trị trung bình và sai số tương đối theo công thức có sẵn trong biểu mẫu. Cuối cùng, đánh giá cột (4): ghi "đạt" nếu tất cả sai số trên cùng một hàng ngang đều nằm trong giới hạn cho phép.
10. Mục 3, 4, 5: Mục 3 Kết luận: ghi "Đạt chuẩn" hoặc "Không đạt chuẩn". Mục 4 Thời hạn có giá trị: ghi ngày hết hạn hiệu chuẩn tiếp theo (thường là 6 tháng hoặc 1 năm). Mục 5 Lưu ý: ghi các điểm cần kiểm tra đặc biệt trong quá trình sử dụng (ví dụ: tránh va đập, kiểm tra cân bằng trước khi dùng).
11. Phần cuối: Ghi địa điểm (TP. Nha Trang), ngày tháng năm thực hiện. Người thực hiện ký và ghi rõ họ tên.

Lưu ý quan trọng

• Phải đảm bảo thiết bị chuẩn (quả cân chuẩn) còn trong thời hạn kiểm định và có giấy chứng nhận hợp lệ.
• Khi bỏ tải, nếu có 30% số lần thử (tức 1 trong 3 lần) cân không về đúng vị trí "0", phải kết luận không đạt và dán tem "THIẾT BỊ HƯ".
• Chỉ cần một giá trị sai số ở bất kỳ ô nào không đạt, toàn bộ cân được coi là không đạt chuẩn.
• Không được tự ý sửa chữa số liệu đã ghi. Nếu sai, phải gạch bỏ và ký xác nhận bên cạnh.
• Biểu mẫu sau khi hoàn thành phải được lưu trữ theo quy định của hệ thống quản lý chất lượng (tối thiểu 3 năm).

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa giá trị tải chuẩn (X1, X2, X3) và giá trị đọc trên cân (X11, X12...), dẫn đến tính sai số sai.
• Không ghi đơn vị đo (gr hoặc kg) dẫn đến sai sót khi tính toán sai số tương đối.
• Bỏ qua bước kiểm tra cân về "0" sau khi bỏ tải, dẫn đến bỏ sót lỗi trôi điểm không.
• Ghi kết luận "đạt" khi chưa kiểm tra hết tất cả các hàng trong bảng thử tải.
• Không ghi mã số thiết bị chuẩn, gây khó khăn khi truy xuất nguồn gốc kiểm định.