Hướng dẫn điền biên bản bàn giao thiết bị đã hiệu chuẩn BM03/QT12

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM03-QT12 (Biên bản bàn giao thiết bị kiểm tra đã được hiệu chuẩn) được thiết kế nhằm ghi nhận và xác nhận quá trình bàn giao các thiết bị đo lường sau khi đã hoàn tất việc hiệu chuẩn. Biểu mẫu này thuộc hệ thống quản lý chất lượng QT12 – Quản lý thiết bị đo lường, giúp đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm giữa bên giao và bên nhận thiết bị. Việc sử dụng biểu mẫu chuẩn hóa giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ vòng đời của thiết bị đo, từ khâu hiệu chuẩn đến khi đưa vào sử dụng thực tế.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này được điền bởi nhân viên phụ trách thiết bị đo lường hoặc cán bộ kỹ thuật có thẩm quyền tại thời điểm bàn giao thiết bị. Thời điểm điền biểu mẫu là ngay sau khi thiết bị đã được hiệu chuẩn xong và chuẩn bị chuyển giao cho đơn vị sử dụng. Cả bên giao (người chịu trách nhiệm hiệu chuẩn) và bên nhận (người sử dụng thiết bị) đều phải ký tên xác nhận vào biểu mẫu. Biểu mẫu này thường được lập thành ít nhất hai bản, mỗi bên giữ một bản để đối chiếu và lưu trữ hồ sơ.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Ghi số thứ tự của biên bản theo quy tắc đánh số của phòng ban hoặc công ty. Ví dụ: BB-BG-001/2024. Số này giúp tra cứu và quản lý biên bản dễ dàng.
2. Đơn vị sử dụng: Ghi tên đơn vị, phòng ban hoặc bộ phận sẽ nhận và sử dụng thiết bị. Ví dụ: Phòng KCS, Phòng Sản xuất, Xưởng Cơ khí.
3. Tên thiết bị đo (cột 1): Ghi đầy đủ tên thiết bị đo theo đúng tên trên nhãn mác hoặc tài liệu kỹ thuật. Ví dụ: Thước cặp điện tử Mitutoyo 500-196, Cân kỹ thuật Ohaus Scout Pro.
4. Mã số thiết bị (cột 2): Ghi mã số quản lý nội bộ của thiết bị. Mã số này thường được in trên tem hoặc nhãn dán trên thân thiết bị, giúp phân biệt từng thiết bị riêng lẻ.
5. Số tem/số hồ sơ hiệu chuẩn (cột 3): Ghi số tem hiệu chuẩn hoặc số hồ sơ hiệu chuẩn do đơn vị hiệu chuẩn cấp. Đây là thông tin quan trọng để truy xuất kết quả hiệu chuẩn sau này.
6. Ngày bàn giao (cột 4): Ghi ngày tháng năm thực tế diễn ra việc bàn giao thiết bị. Định dạng ngày thường là DD/MM/YYYY. Ví dụ: 15/10/2024.
7. Bên giao ký tên (cột 5): Người đại diện bên giao (thường là nhân viên phòng QC hoặc bộ phận hiệu chuẩn) ký tên và ghi rõ họ tên. Chữ ký thể hiện trách nhiệm bàn giao thiết bị đã hiệu chuẩn đạt yêu cầu.
8. Bên nhận ký tên (cột 6): Người đại diện bên nhận (thường là nhân viên phòng ban sử dụng) ký tên và ghi rõ họ tên. Chữ ký xác nhận đã nhận đủ thiết bị và kiểm tra tình trạng.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ được bàn giao thiết bị khi đã có kết quả hiệu chuẩn đạt yêu cầu kỹ thuật. Không bàn giao thiết bị chưa qua hiệu chuẩn hoặc hiệu chuẩn không đạt.
• Mỗi thiết bị phải được ghi riêng một dòng trên biểu mẫu. Không gộp nhiều thiết bị vào cùng một dòng để tránh nhầm lẫn.
• Thông tin tại cột "Số tem/số hồ sơ hiệu chuẩn" phải khớp với chứng chỉ hiệu chuẩn đi kèm thiết bị. Kiểm tra kỹ trước khi ký nhận.
• Biểu mẫu phải được lưu trữ theo quy định của hệ thống quản lý chất lượng, tối thiểu trong suốt vòng đời sử dụng của thiết bị.
• Trường hợp thiết bị có nhiều phụ kiện đi kèm, cần ghi chú thêm vào phần ghi chú hoặc lập phụ lục riêng để tránh thất lạc.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu hoặc sai mã số thiết bị, dẫn đến khó khăn khi tra cứu và kiểm kê sau này. Luôn đối chiếu mã số trên thân thiết bị trước khi ghi.
• Không ghi ngày bàn giao hoặc ghi ngày không chính xác, gây khó khăn cho việc theo dõi thời hạn hiệu chuẩn tiếp theo.
• Bên nhận ký tên nhưng chưa kiểm tra thực tế thiết bị, dẫn đến khiếu nại sau này về tình trạng thiết bị không đúng như mô tả.
• Sử dụng bút chì hoặc mực dễ phai để điền biểu mẫu, làm mất thông tin theo thời gian. Chỉ sử dụng bút mực xanh hoặc đen không phai.
• Bỏ trống các cột thông tin vì cho là không cần thiết. Tất cả các cột đều quan trọng và phải được điền đầy đủ để đảm bảo tính hợp lệ của biên bản.