Hướng dẫn điền biểu mẫu sổ cho mượn hồ sơ tài liệu BM07/QT01

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM07/QT01 – Sổ cho mượn hồ sơ tài liệu được thiết kế nhằm kiểm soát chặt chẽ việc mượn và trả các loại hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp. Mục đích chính của biểu mẫu này là ghi nhận đầy đủ thông tin về người mượn, người cho mượn, tên tài liệu, thời gian mượn và trả, giúp doanh nghiệp tránh thất lạc tài liệu quan trọng. Đồng thời, biểu mẫu còn hỗ trợ bộ phận quản lý văn thư theo dõi lịch sử luân chuyển của từng hồ sơ, đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong quá trình sử dụng tài liệu nội bộ.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên văn thư hoặc người phụ trách quản lý tài liệu tại các phòng ban điền. Thời điểm điền là ngay khi có nhu cầu mượn tài liệu phát sinh, cụ thể là khi một nhân viên cần mượn hồ sơ để phục vụ công việc. Người cho mượn (thường là thủ kho hoặc nhân viên lưu trữ) có trách nhiệm ghi thông tin vào cột "Người cho mượn" và cập nhật trạng thái khi tài liệu được trả lại. Ngoài ra, biểu mẫu cũng được sử dụng định kỳ để kiểm kê, đối chiếu số lượng tài liệu hiện có trong kho.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Ghi số thứ tự của phiếu mượn theo hệ thống quản lý văn thư, thường được đánh số liên tục từ đầu năm. Ví dụ: 001/2024.
2. Đơn vị: Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận của người mượn tài liệu, ví dụ: Phòng Kỹ thuật, Phòng Nhân sự.
3. STT: Đánh số thứ tự cho từng dòng tài liệu được mượn trong cùng một phiếu, bắt đầu từ 1.
4. Tên tài liệu/Hồ sơ cho mượn: Ghi chính xác tên tài liệu hoặc hồ sơ được mượn, ví dụ: Hợp đồng lao động tháng 6/2024 hoặc Báo cáo tài chính quý 3.
5. Số hiệu: Ghi mã số hoặc ký hiệu của tài liệu theo quy định lưu trữ của công ty, giúp tra cứu nhanh khi cần.
6. Người cho mượn: Ghi họ tên và chữ ký của người chịu trách nhiệm xuất tài liệu, thường là nhân viên văn thư.
7. Người mượn – Họ và tên: Ghi họ tên đầy đủ của người mượn tài liệu, viết rõ ràng, không viết tắt.
8. Người mượn – Mã NV: Ghi mã số nhân viên của người mượn theo hệ thống quản lý nhân sự.
9. Người mượn – Đơn vị: Ghi tên phòng ban nơi người mượn đang công tác.
10. Nhận – Ngày: Ghi ngày tháng năm người mượn nhận tài liệu, theo định dạng DD/MM/YYYY.
11. Nhận – Ký: Người mượn ký xác nhận đã nhận đủ tài liệu.
12. Trả – Ngày: Ghi ngày tháng năm người mượn trả lại tài liệu.
13. Trả – Ký: Người cho mượn ký xác nhận đã nhận lại tài liệu nguyên vẹn.
14. Ghi chú: Ghi thêm thông tin đặc biệt nếu có, như tài liệu bị hư hỏng nhẹ, mượn gia hạn, hoặc lý do chậm trả.

Lưu ý quan trọng

• Mỗi tài liệu chỉ được ghi trên một dòng riêng biệt, không gộp nhiều tài liệu vào cùng một ô.
• Ngày nhận và ngày trả phải được ghi chính xác, tránh viết chung chung như "hôm nay" hoặc "tuần sau".
• Chữ ký ở cột Nhận và Trả phải là chữ ký trực tiếp của người có liên quan, không được ký thay hoặc ký hộ.
• Biểu mẫu sau khi điền xong cần được lưu trữ tại bộ phận văn thư ít nhất 2 năm để phục vụ kiểm tra khi cần.
• Trường hợp tài liệu là bản gốc duy nhất, cần có sự phê duyệt của trưởng bộ phận trước khi cho mượn.

Lỗi thường gặp

• Viết tắt tên tài liệu hoặc số hiệu không đúng quy định, gây khó khăn khi tra cứu sau này.
• Bỏ sót cột "Mã NV" hoặc "Đơn vị" của người mượn, dẫn đến không xác định được trách nhiệm khi thất lạc.
• Không ghi ngày trả thực tế mà chỉ ghi ngày dự kiến, làm sai lệch lịch sử mượn trả.
• Người cho mượn quên ký xác nhận khi nhận lại tài liệu, khiến quy trình chưa hoàn tất.
• Ghi chồng chéo thông tin lên các ô khác do viết tay không cẩn thận, làm mất tính thẩm mỹ và khó đọc.