Hướng dẫn điền Sổ theo dõi CAR – Quy trình khắc phục phòng ngừa

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu 0140 – Sổ theo dõi CAR được thiết lập nhằm quản lý toàn bộ vòng đời của các yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa (Corrective Action Request) trong hệ thống quản lý chất lượng của công ty. Sổ này giúp theo dõi từng CAR từ khi phát hiện sự không phù hợp, qua quá trình xử lý, cho đến khi đánh giá kết quả cuối cùng. Việc sử dụng sổ theo dõi CAR đảm bảo không có CAR nào bị bỏ sót, đồng thời cung cấp dữ liệu lịch sử để phân tích xu hướng và cải tiến quy trình. Đây là công cụ quan trọng để duy trì chứng chỉ ISO 9001 và các tiêu chuẩn quản lý chất lượng khác.

Ai điền và khi nào

Sổ theo dõi CAR do người lập – thường là cán bộ quản lý chất lượng hoặc trưởng bộ phận liên quan – chịu trách nhiệm cập nhật. Sổ được điền ngay sau khi một CAR được phát hành, và tiếp tục được cập nhật tại từng giai đoạn: khi giao việc cho người giám sát, khi có kết quả xử lý, và khi đánh giá sự thỏa mãn. Việc cập nhật phải được thực hiện định kỳ hàng tuần hoặc ngay khi có thông tin mới để đảm bảo tính chính xác và kịp thời. Người lập cần phối hợp với các bộ phận liên quan để thu thập đầy đủ thông tin trước khi ghi vào sổ.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Bộ phận: Ghi rõ tên bộ phận phát hiện hoặc chịu trách nhiệm xử lý CAR, ví dụ: "Phòng Sản xuất", "Phòng Kỹ thuật". Không viết tắt nếu chưa có quy định.
2. Stt: Đánh số thứ tự tự động tăng dần theo thời gian, bắt đầu từ 01 cho mỗi năm hoặc mỗi quyển sổ mới.
3. CAR số: Nhập mã số CAR duy nhất theo quy tắc đặt mã của công ty, thường bao gồm năm và số thứ tự, ví dụ: "CAR-2025-001".
4. Phát hiện: Ghi ngày tháng năm phát hiện ra sự không phù hợp, theo định dạng DD/MM/YYYY. Đây là mốc thời gian quan trọng để tính hạn hoàn thành.
5. Mô tả tóm tắt sự không phù hợp: Viết ngắn gọn, rõ ràng bản chất của vấn đề, ví dụ: "Sai quy cách đóng gói lô hàng A123". Không cần quá dài dòng nhưng phải đủ để người đọc hiểu ngay.
6. Hình thức xử lý: Ghi phương án xử lý cụ thể, ví dụ: "Sửa lỗi tại chỗ", "Điều chỉnh quy trình", "Đào tạo lại nhân viên".
7. Ngày phải hoàn thành: Ghi hạn chót để hoàn tất việc xử lý, thường là 7-30 ngày kể từ ngày phát hiện tùy theo mức độ nghiêm trọng.
8. Người giám sát: Ghi họ tên người chịu trách nhiệm giám sát việc thực hiện CAR, thường là trưởng bộ phận hoặc chuyên gia chất lượng.
9. Kết quả: Mô tả kết quả sau khi xử lý, ví dụ: "Đã sửa xong, đạt yêu cầu" hoặc "Chưa đạt, cần điều chỉnh thêm".
10. Ghi chú số CAR mới: Nếu CAR hiện tại không giải quyết triệt để và cần mở CAR mới, ghi số CAR mới vào ô này. Nếu không, để trống hoặc ghi "Không".
11. Thỏa mãn / Không thỏa mãn: Đánh dấu "X" vào ô tương ứng để xác nhận kết quả cuối cùng có đáp ứng yêu cầu hay không. Chỉ đánh dấu một trong hai ô.
12. Ngày tháng năm / Người lập: Ghi ngày lập sổ và chữ ký hoặc họ tên người lập ở cuối dòng để xác nhận trách nhiệm.

Lưu ý quan trọng

• Luôn cập nhật sổ theo dõi CAR ngay khi có thông tin mới, không để dồn cuối tháng hoặc cuối quý.
• Mỗi CAR chỉ được ghi một dòng trong sổ, không ghi chồng chéo nhiều CAR trên cùng một dòng.
• Đảm bảo mã số CAR là duy nhất và không trùng lặp với các CAR đã có trong quá khứ.
• Khi đánh giá "Thỏa mãn" hoặc "Không thỏa mãn", cần có bằng chứng xác thực như biên bản kiểm tra hoặc ảnh chụp hiện trường.
• Sổ theo dõi CAR phải được lưu trữ ít nhất 3 năm hoặc theo quy định lưu trữ hồ sơ chất lượng của công ty.

Lỗi thường gặp

• Ghi sai định dạng ngày tháng, dẫn đến khó khăn khi tra cứu và thống kê. Luôn dùng định dạng DD/MM/YYYY.
• Bỏ trống mục "Người giám sát" hoặc "Ngày phải hoàn thành", khiến CAR không có người chịu trách nhiệm và không có hạn chót.
• Mô tả sự không phù hợp quá chung chung, ví dụ "Lỗi sản xuất" mà không nói rõ lỗi gì, ở đâu, khi nào.
• Đánh dấu cả hai ô "Thỏa mãn" và "Không thỏa mãn" trên cùng một dòng, gây nhầm lẫn về kết quả cuối cùng.
• Không ghi chú số CAR mới khi cần mở CAR bổ sung, dẫn đến mất dấu vết của chuỗi hành động khắc phục.
• Điền thông tin bằng bút chì hoặc viết mờ, khó đọc khi photocopy hoặc lưu trữ lâu dài. Chỉ dùng bút mực xanh hoặc đen.