Mẫu thư xin thôi việc BMNV-01: Hướng dẫn điền chi tiết

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BMNV-01 "Thư xin thôi việc" được thiết kế để nhân viên chính thức thông báo nguyện vọng chấm dứt hợp đồng lao động với công ty ABC. Mẫu thư này giúp quá trình nghỉ việc diễn ra chuyên nghiệp, đúng quy trình và giữ được mối quan hệ tốt đẹp giữa hai bên. Đây là văn bản quan trọng làm cơ sở để phòng Nhân sự và Ban Giám đốc xem xét, phê duyệt và thực hiện các thủ tục thanh lý hợp đồng, bàn giao công việc.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên có nhu cầu nghỉ việc tại công ty ABC điền và gửi lên cấp quản lý trực tiếp hoặc phòng Nhân sự. Thời điểm điền lý tưởng nhất là ít nhất 30 ngày trước ngày dự kiến nghỉ việc cuối cùng, theo đúng quy định của Bộ luật Lao động về thời gian báo trước. Nhân viên nên điền thư sau khi đã có quyết định chắc chắn và đã cân nhắc kỹ các yếu tố cá nhân, nghề nghiệp.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Ngày, tháng, năm: Ghi ngày tháng năm hiện tại khi bạn viết thư. Ví dụ: "Ngày 15, tháng 10, năm 2024". Đây là mốc thời gian để tính thời gian báo trước.
2. Kính gửi Ông/Bà (Giám đốc): Điền họ tên đầy đủ của Giám đốc công ty ABC. Ví dụ: "Kính gửi Ông Nguyễn Văn A, Giám đốc công ty ABC".
3. Địa chỉ công ty: Ghi rõ địa chỉ trụ sở chính hoặc địa chỉ giao dịch của công ty ABC. Lưu ý mẫu có nhấn mạnh cần viết địa chỉ giao dịch ngay cả khi bạn gửi tận tay.
4. Thời gian làm việc: Điền số năm bạn đã làm việc tại công ty. Ví dụ: "trong vòng 3 năm qua". Nếu chưa đủ năm, có thể ghi số tháng.
5. Lý do xin thôi việc: Chọn một trong các lý do được gợi ý hoặc tự viết. Các lựa chọn gồm: nhận vị trí mới, tham gia khóa tu nghiệp, thay đổi mục tiêu nghề nghiệp. Nếu chọn mục cuối, hãy điền hướng mới vào chỗ trống "_______".
6. Đề nghị hỗ trợ đào tạo: Nếu bạn muốn giúp công ty đào tạo nhân viên thay thế, hãy giữ nguyên đoạn văn đề nghị. Nếu không, có thể lược bỏ hoặc điều chỉnh cho phù hợp.
7. Kết thúc thư: Ghi tên đầy đủ của bạn ở cuối thư, ký tên và ghi rõ họ tên. Có thể thêm chức danh hiện tại nếu muốn.

Lưu ý quan trọng

• Luôn giữ thái độ chuyên nghiệp và tế nhị trong toàn bộ nội dung thư, tránh những lời lẽ tiêu cực hoặc chỉ trích công ty.
• Nếu bạn rời công ty vì lý do khác ngoài việc có công việc mới tốt hơn, hãy trả lời trung thực nhưng khéo léo, không nên nói dối.
• Đề nghị hỗ trợ đào tạo nhân viên mới là cách tốt để duy trì mối quan hệ lâu dài với công ty, hãy cân nhắc sử dụng nếu có thể.
• Kiểm tra kỹ ngày tháng và thông tin cá nhân trước khi gửi để tránh sai sót không đáng có.
• Nên gửi thư qua email kèm bản scan có chữ ký hoặc nộp bản cứng trực tiếp cho phòng Nhân sự để đảm bảo tính pháp lý.

Lỗi thường gặp

• Không ghi địa chỉ giao dịch của công ty: Nhiều nhân viên chỉ ghi tên công ty mà quên địa chỉ, làm thiếu thông tin quan trọng trên văn bản.
• Viết lý do nghỉ việc quá tiêu cực: Ví dụ như chê bai lương thấp, môi trường làm việc kém, gây ảnh hưởng xấu đến hình ảnh cá nhân.
• Không ghi rõ ngày tháng hoặc ghi sai ngày: Dẫn đến khó xác định thời gian báo trước, ảnh hưởng đến quyền lợi bảo hiểm thất nghiệp.
• Quên ký tên hoặc ký tên không rõ ràng: Làm mất hiệu lực của thư xin thôi việc, gây khó khăn cho thủ tục hành chính.
• Sao chép nguyên mẫu mà không điều chỉnh: Nhiều người để nguyên các gợi ý trong ngoặc kép hoặc dấu ba chấm, tạo ấn tượng thiếu chuyên nghiệp.