Hướng dẫn điền Form 01 Chương trình thử việc nhân viên mới

Mục đích sử dụng

Form 01 Chương trình thử việc là tài liệu quan trọng trong quy trình đánh giá nhân viên mới tại doanh nghiệp. Biểu mẫu này được thiết kế để lập kế hoạch chi tiết cho từng nhân viên trong thời gian thử việc, bao gồm các công việc cụ thể, thời gian thực hiện, mục tiêu cần đạt, người hướng dẫn và tiêu chuẩn đánh giá. Thông qua form này, phòng Nhân sự và trưởng bộ phận có thể theo dõi sát sao quá trình hội nhập của nhân viên mới, đảm bảo họ được đào tạo bài bản và có lộ trình phát triển rõ ràng. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để đánh giá kết quả thử việc và đưa ra quyết định chính thức hóa hợp đồng lao động sau khi kết thúc thời gian thử việc.

Ai điền và khi nào

Form này do Trưởng phòng Nhân sự hoặc người được ủy quyền chịu trách nhiệm lập và điền thông tin. Thời điểm điền form là ngay khi nhân viên mới bắt đầu vào làm việc, trước khi chính thức bước vào quá trình thử việc. Cụ thể, form được hoàn thiện trong tuần đầu tiên của nhân viên thử việc, sau khi đã có sự trao đổi và thống nhất giữa trưởng phòng, người hướng dẫn và nhân viên về các đầu việc cần thực hiện. Nhân viên thử việc cũng cần được thông báo và xác nhận nội dung trong form để đảm bảo sự đồng thuận về lộ trình công việc. Sau khi hoàn thành, form được ký duyệt bởi Trưởng phòng Nhân sự và lưu tại phòng Nhân sự cùng với hồ sơ nhân viên.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Đơn vị: Ghi rõ tên phòng ban hoặc bộ phận mà nhân viên thử việc sẽ làm việc, ví dụ: "Phòng Nhân sự". Mục này xác định nơi nhân viên trực thuộc trong thời gian thử việc.
2. Họ tên: Điền đầy đủ họ và tên của nhân viên thử việc theo đúng giấy tờ tùy thân, không viết tắt, không dùng biệt danh.
3. Chức danh: Ghi chức danh chính thức của vị trí thử việc, ví dụ: "Chuyên viên Đào tạo". Chức danh này phải khớp với hợp đồng thử việc đã ký kết.
4. Thời gian thử việc: Ghi rõ số tháng thử việc (thường là 2 tháng) và khoảng thời gian cụ thể từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc, ví dụ: "từ 01/03/2025 đến 30/04/2025".
5. STT: Đánh số thứ tự cho từng đầu mục công việc hoặc đề tài được giao trong thời gian thử việc, bắt đầu từ số 1.
6. Tên công việc / đề tài: Mô tả ngắn gọn, cụ thể từng công việc hoặc đề tài mà nhân viên phải thực hiện, ví dụ: "Tìm hiểu cơ cấu tổ chức hiện tại của Công ty và các quy định chính sách nhân sự".
7. Thời gian thử việc (Bắt đầu - Kết thúc): Ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc dự kiến cho từng công việc cụ thể, giúp theo dõi tiến độ thực hiện.
8. Mục đích công việc / đề tài: Nêu rõ mục tiêu cần đạt được khi thực hiện công việc đó, ví dụ: "Tìm hiểu và nắm bắt được cơ cấu tổ chức và các quy định, quy trình công tác nhân sự".
9. Người hướng dẫn / kèm cặp: Ghi tên và chức danh của người chịu trách nhiệm hướng dẫn, kèm cặp nhân viên cho từng đầu việc, ví dụ: "Trưởng Phòng" hoặc "CV Tuyển dụng".
10. Tiêu chuẩn / bằng chứng hoàn thành công việc: Mô tả chi tiết các tiêu chí đánh giá hoặc bằng chứng cụ thể cho thấy công việc đã hoàn thành, ví dụ: "Nắm rõ về cơ cấu tổ chức hiện tại cũng như hệ thống nhân sự từ công ty xuống đến Xưởng. Đề xuất cải tiến, sửa đổi các nội dung không phù hợp".
11. Nơi nhận: Đánh dấu hoặc ghi rõ các đơn vị nhận form, bao gồm: Phòng Nhân sự, Chuyên viên thử việc và Lưu đơn vị.
12. Ngày tháng năm và Trưởng phòng NS: Ghi ngày lập form và chữ ký của Trưởng phòng Nhân sự để xác nhận tính pháp lý của tài liệu.

Lưu ý quan trọng

• Phải điền đầy đủ tất cả các mục trong form, không bỏ trống bất kỳ trường thông tin nào, đặc biệt là thời gian thử việc và người hướng dẫn.
• Thông tin về tên công việc và mục đích công việc cần được viết rõ ràng, cụ thể, tránh chung chung để dễ dàng đánh giá kết quả sau này.
• Tiêu chuẩn hoàn thành công việc phải đo lường được, có bằng chứng cụ thể (ví dụ: báo cáo, đề xuất, quy trình đã được duyệt) thay vì chỉ mô tả chung.
• Người hướng dẫn cần được xác định rõ ràng cho từng đầu việc, tránh trường hợp không có người kèm cặp hoặc phân công chồng chéo.
• Form phải được lưu trữ đúng nơi quy định (Phòng Nhân sự) và gửi cho nhân viên thử việc để họ nắm rõ lộ trình công việc.

Lỗi thường gặp

• Không ghi rõ thời gian bắt đầu và kết thúc cho từng công việc, dẫn đến khó theo dõi tiến độ thực hiện của nhân viên thử việc.
• Mô tả mục đích công việc quá chung chung, thiếu tính cụ thể, ví dụ chỉ ghi "Tìm hiểu công ty" mà không nêu rõ cần nắm được những nội dung gì.
• Bỏ sót mục "Tiêu chuẩn / bằng chứng hoàn thành công việc" hoặc ghi tiêu chuẩn không đo lường được, gây khó khăn cho việc đánh giá kết quả thử việc.
• Không ghi đầy đủ người hướng dẫn cho từng đầu việc, khiến nhân viên không biết ai là người chịu trách nhiệm kèm cặp mình.
• Điền sai chức danh hoặc thông tin cá nhân của nhân viên thử việc, không khớp với hợp đồng lao động đã ký kết.