Mục đích sử dụng

Biểu mẫu HC-04-BM04 Phương án sửa chữa được thiết kế để ghi nhận và phê duyệt kế hoạch sửa chữa cho các thiết bị, máy móc trong doanh nghiệp. Tài liệu này giúp chuẩn hóa quy trình đề xuất, từ việc xác định hư hỏng, lên phương án khắc phục đến dự trù vật tư, phụ tùng thay thế. Đây là cơ sở pháp lý để các bộ phận liên quan phối hợp thực hiện sửa chữa một cách có kiểm soát, đảm bảo tiến độ và ngân sách.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên kỹ thuật hoặc cán bộ phụ trách thiết bị tại đơn vị trực tiếp lập, sau khi nhận được phiếu đề nghị sửa chữa từ bộ phận sử dụng. Thời điểm lập là trước khi tiến hành sửa chữa, nhằm trình cấp quản lý phê duyệt phương án và nguồn lực cần thiết. Sau khi được Trưởng phòng HCQT và Giám đốc ký duyệt, biểu mẫu này sẽ là căn cứ để triển khai công việc sửa chữa thực tế.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Căn cứ vào phiếu đề nghị sửa chữa số: Ghi số hiệu của phiếu đề nghị sửa chữa đã được lập trước đó, đây là căn cứ pháp lý để lập phương án này.
2. Của Đơn vị: Ghi tên đơn vị, phòng ban hoặc bộ phận đang quản lý và sử dụng thiết bị cần sửa chữa.
3. Tên thiết bị: Ghi chính xác tên của thiết bị, máy móc cần sửa chữa theo đúng tên trên nhãn máy hoặc danh mục tài sản.
4. Mã số thiết bị: Ghi mã số quản lý tài sản hoặc mã số thiết bị đã được công ty cấp, giúp tra cứu thông tin nhanh chóng.
5. Nơi sử dụng: Ghi rõ vị trí, địa điểm cụ thể nơi thiết bị đang được lắp đặt và vận hành (ví dụ: Phân xưởng A, tầng 2, khu vực sản xuất số 3).
6. Mô tả hư hỏng: Mô tả chi tiết, trung thực các dấu hiệu hư hỏng, sự cố của thiết bị. Cần ghi rõ hiện tượng, tần suất xảy ra lỗi và các tác động đến hoạt động sản xuất.
7. Đề nghị cung cấp vật tư - phụ tùng thay thế: Lập bảng danh sách các vật tư, phụ tùng cần thay thế. Điền đầy đủ các cột: STT (số thứ tự), Tên vật tư/thiết bị, Hiệu/loại, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá và Thành tiền. Cột Thành tiền được tính bằng Số lượng nhân với Đơn giá.
8. Ngày tháng năm: Ghi ngày, tháng, năm hiện tại khi lập biểu mẫu.
9. Người lập: Người lập phương án ký và ghi rõ họ tên.
10. Trưởng phòng HCQT: Trưởng phòng Hành chính Quản trị ký xác nhận và phê duyệt phương án.
11. Giám đốc: Giám đốc hoặc người được ủy quyền ký phê duyệt cuối cùng trước khi thực hiện sửa chữa.

Lưu ý quan trọng

• Phải điền đầy đủ thông tin vào tất cả các trường, không bỏ trống bất kỳ mục nào. Nếu không có vật tư thay thế thì ghi "Không" thay vì để trống.
• Mô tả hư hỏng cần chi tiết, khách quan, tránh suy diễn chủ quan. Nên chụp ảnh hoặc ghi chép thêm các thông số kỹ thuật nếu cần.
• Bảng đề nghị vật tư phải tính toán chính xác số lượng và đơn giá, tổng thành tiền phải khớp với dự toán ngân sách được duyệt.
• Chữ ký của Người lập, Trưởng phòng HCQT và Giám đốc là bắt buộc, phải ký đúng thẩm quyền và đóng dấu (nếu có quy định).

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu hoặc sai số phiếu đề nghị sửa chữa, dẫn đến không tra cứu được hồ sơ gốc.
• Mô tả hư hỏng quá chung chung như "máy hỏng" hoặc "không hoạt động" mà không nêu rõ triệu chứng cụ thể.
• Bảng vật tư thay thế thiếu cột đơn vị tính hoặc sai đơn vị (ví dụ: ghi "cái" thay vì "bộ" hoặc "kg").
• Không tính thành tiền hoặc tính sai số học, gây khó khăn cho việc phê duyệt ngân sách.
• Thiếu chữ ký của một trong ba người có thẩm quyền, làm cho phương án không có hiệu lực thực hiện.