Công văn 1697/GSQL-GQ1 năm 2016 về tờ khai hải quan điện tử do Cục Giám sát quản lý về hải quan ban hành

Kính gửi: Công ty Cổ phần CASABLANCA.
(Văn phòng giao dịch: Tầng 2, Khối a, Tòa nhà Sông Đà, Đường Phạm Hùng, Phường Mỹ Đình 1, quận Nam Từ Liêm, TP. Hà Nội)

Phúc đáp công văn số CASA241116/CV-XNK ngày 24/11/2016 về việc đề nghị cơ quan hải quan hướng dẫn sử dụng tờ khai hải quan điện tử để lưu trữ và làm việc với các cơ quan liên quan, Cục Giám sát quản lý có ý kiến như sau:

1. Liên quan đến việc lưu trữ tờ khai hải quan tại trụ sở doanh nghiệp:

Khoản 1 Điều 24 Luật Hải quan quy định “Hồ sơ hải quan bao gồm: Tờ khai hải quan hoặc chứng từ thay thế tờ khai hải quan và chứng từ có liên quan”.

Khoản 2 Điều 24 Luật Hải quan quy định "Chứng từ thuộc hồ sơ hải quan là chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử. Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính toàn vẹn và khuôn dạng theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử".

Điểm đ khoản 2 Điều 18 Luật Hải quan quy định trách nhiệm của người khai hải quan “Lưu giữ hồ sơ hải quan đối với hàng hóa đã được thông quan trong thời hạn 05 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai hải quan, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác".

Khoản 5 Điều 3 Thông tư 38/2015/TT-BTC quy định “Người khai hải quan có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ theo quy định tại khoản 2 Điều này (các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan"...), sổ sách, chứng từ kế toán trong thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

…

Người khai hải quan phải lưu trữ bản chính các chứng từ nêu trên (trừ trường hợp đã nộp bản chính cho cơ quan hải quan), trường hợp các chứng từ điện tử thì lưu giữ dưới dạng điện tử hoặc chuyển đổi sang chứng từ giấy theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử”.

Như vậy, tờ khai hải quan là một trong những chứng từ thuộc hồ sơ hải quan, người khai hải quan có trách nhiệm lưu giữ trong thời hạn 05 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai hải quan, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Trường hợp đăng ký tờ khai giấy thì lưu giữ bản chính của tờ khai; trường hợp đăng ký tờ khai hải quan điện tử thì người khai hải quan có thể lưu trữ dưới dạng điện tử hoặc chuyển đổi sang chứng từ giấy theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. (đề nghị doanh nghiệp tham khảo Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 và các văn bản hướng dẫn Luật Giao dịch điện tử).

2. Liên quan đến việc sử dụng tờ khai hải quan để làm việc với cơ quan hải quan và các cơ quan khác

Theo quy định tại khoản 9 Điều 25 Nghị định 08/2015/NĐ-CP “Tờ khai hải quan điện tử có giá trị sử dụng trong việc thực hiện các thủ tục về thuế, cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, thủ tục thanh toán qua Ngân hàng và các thủ tục hành chính khác; chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa lưu thông trên thị trường. Các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan sử dụng tờ khai hải quan điện tử phục vụ yêu cầu quản lý, không yêu cầu người khai hải quan cung cấp tờ khai hải quan giấy”.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Thông tư 38/2015/TT-BTC “Người khai hải quan, người nộp thuế không phải nộp tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu khi đề nghị cơ quan hải quan thực hiện các thủ tục xét miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế, không thu thuế, xử lý tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa, gia hạn nộp thuế, nộp dần tiền thuế nợ, xác nhận hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế, xóa nợ tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt, trừ trường hợp khai hải quan trên tờ khai hải quan giấy.

Như vậy, người khai hải quan không phải xuất trình tờ khai hải quan điện tử có xác nhận của cơ quan hải quan cho các cơ quan có liên quan nếu thực hiện các công việc nêu tại khoản 9 Điều 25 Nghị định 08/2015/NĐ-CP và khoản 1 Điều 3 Thông tư 38/2015/TT-BTC.

Cục giám sát quản lý về hải quan trả lời để Công ty Cổ phần CASABLANCA biết và thực hiện./.