Công văn 251/TMĐT-TTTH năm 2016 về triển khai Hệ thống văn bản điện tử Bộ Công Thương

Kính gửi: Bộ trưởng Trần Tuấn Anh

Thực hiện ý kiến chỉ đạo của Bộ trưởng về việc triển khai Hệ thống văn bản điện tử Bộ Công Thương (Hệ thống iMOIT) và xây dựng Dự thảo Quy chế quản lý và sử dụng Hệ thống iMOIT, Cục Thương mại điện tử và Công nghệ thông tin (Cục TMĐT và CNTT) báo cáo Bộ trưởng những nội dung như sau:

1. Tình hình triển khai

-Từ ngày 16 đến 25/5/2016, Cục TMĐT và CNTT đã triển khai thí điểm Hệ thống iMOIT tại 4 đơn vị là Văn phòng Bộ, Cục TMĐT và CNTT, Vụ Kế hoạch và Vụ Phát triển nguồn nhân lực. Qua triển khai, Cục TMĐT và CNTT có một số đánh giá:

P Tất cả các văn bản chuyển đến 4 đơn vị trên đã được xử lý hoàn toàn trên điện tử, với sự tham gia trực tiếp từ thủ trưởng đơn vị đến chuyên viên.

P Về hạ tầng kỹ thuật: Hệ thống đã đáp ứng được các chức năng của người dùng và tốc độ của phần mềm.

- Từ ngày 25 đến ngày 31/5/2016, Cục TMĐT và CNTT phối hợp với Văn phòng Bộ tổ chức đào tạo và hướng dẫn sử dụng cho người dùng tại Bộ. Cụ thể, đến hết ngày 31/5/2016, Cục đã đào tạo trực tiếp cho 05 Thứ trưởng và đến cấp chuyên viên của 22/32 đơn vị. Các đơn vị còn lại, Cục sẽ tiếp tục đào tạo đến hết ngày 3/6/2016. Ngoài ra, trong hai ngày 30 và 31/5/2016, Cục cùng Văn phòng Bộ tổ chức buổi giới thiệu nội dung Dự thảo Quy chế quản lý và sử dụng Hệ thống iMOIT và quy trình xử lý văn bản đến, đi cho các lãnh đạo cấp trưởng, phó đơn vị và cấp phòng. Trong quá trình đào tạo và giới thiệu, Cục và Văn phòng Bộ đã tiếp thu những ý kiến góp ý của các đơn vị để hoàn thiện quy trình xử lý văn bản đến, đi tại Bộ cho phù hợp.

- Ngày 19/5/2016, Cục và Văn phòng Bộ đã làm việc với Vụ Văn thư - hành chính, Văn phòng Chính phủ (VPCP) để tham khảo, học hỏi kinh nghiệm triển khai Hệ thống văn bản điện tử tại VPCP. Qua buổi làm việc, Cục đánh giá như sau: Hệ thống văn bản điện tử của VPCP đã triển khai được 5 năm (từ năm 2011). Hiện nay, việc sử dụng văn bản điện tử đã được VPCP áp dụng thực hiện từ cấp Lãnh đạo VPCP đến chuyên viên trực tiếp xử lý văn bản. Tất cả quy trình xử lý văn bản đến và ban hành văn bản đi từ VPCP đều được chuyển xử lý trên môi trường mạng. Tuy nhiên, một số lĩnh vực như tài chính, tổ chức, nhân sự,... vẫn yêu cầu phải có “bút phê”, phải có bản giấy, nên việc xử lý văn bản trên môi trường điện tử của VPCP đến nay mới dừng lại ở mức là công cụ hỗ trợ cho quá trình xử lý văn bản giấy. Về tổng thể, việc xử lý văn bản trên môi trường điện tử của VPCP được đánh giá là rất hiệu quả.

- Trong tháng 5, Cục TMĐT và CNTT cũng đã phối hợp với Viettel xây dựng phần mềm, cập nhật, hoàn thiện các chức năng và chỉnh sửa lỗi để đảm bảo từ ngày 1/6/2016 đưa vào áp dụng chính thức tại Bộ, đáp ứng được yêu cầu của người sử dụng.

- Qua tìm hiểu, hiện nay mới chỉ có một số Bộ (Y tế, Kế hoạch và Đầu tư, Xây dựng) đã áp dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử và chỉ dừng ở phần xử lý văn bản đến. Bộ Công Thương là Bộ đầu tiên áp dụng hoàn chỉnh Hệ thống văn bản điện tử trên môi trường Internet đối với toàn bộ văn bản đến và đi.

Đến nay, tất cả các công việc chuẩn bị cho việc triển khai chính thức Hệ thống iMOIT Bộ Công Thương, Cục TMĐT và CNTT, Văn phòng Bộ và các đơn vị liên quan đã chuẩn bị xong.

2. Đề xuất, kiến nghị

Căn cứ vào tình hình triển khai thực tế và công tác chuẩn bị thời gian vừa qua, Cục TMĐT và CNTT xin đề xuất, kiến nghị với Bộ trưởng:

- Ký ban hành Quy chế quản lý và sử dụng Hệ thống văn bản điện tử Bộ Công Thương. Quy chế này bắt đầu áp dụng từ ngày 1 tháng 6 năm 2016 (Dự thảo Quy chế gửi kèm).

- Về hạ tầng kỹ thuật của hệ thống và chức năng của phần mềm đến nay đã cơ bản đáp ứng được yêu cầu của người dùng. Do đó, Cục TMĐT và CNTT kính đề nghị Bộ trưởng cho phép triển khai đồng bộ, toàn diện tại tất cả các đơn vị trong Bộ sử dụng thống nhất Hệ thống iMOIT chính thức kể từ ngày 1 tháng 6 năm 2016. Trong quá trình triển khai, Cục TMĐT và CNTT sẽ phối hợp với các đơn vị liên quan tiếp tục hỗ trợ, tiếp thu ý kiến góp ý của người sử dụng, hoàn thiện phần mềm, báo cáo Bộ trưởng tình hình triển khai hàng tuần.

Cục TMĐT và CNTT kính trình Bộ trưởng xem xét, phê duyệt./.