Công văn 9984/CT-TTHT năm 2016 về hóa đơn điện tử do Cục thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành

Kính gửi: Công ty TNHH Texchem Materials (Việt Nam)
Địa chỉ: Phòng 206-208, Tòa nhà Waseco Số 10 Phổ Quang, P.2, Q.Tân Bình, TP.HCM
Mã số thuế: 0306121266

Trả lời văn bản số 05/TMV-KT ngày 15/09/2016 của Công ty về hóa đơn điện tử; Cục Thuế TP có ý kiến như sau:

Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:

+ Tại Điều 4 quy định về nguyên tắc sử dụng, điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử:

“1. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử

Trường hợp người bán lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua (nêu rõ cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử là truyền trực tiếp từ hệ thống của người bán sang hệ thống của người mua; hoặc người bán thông qua hệ thống trung gian của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để lập hóa đơn và truyền cho người mua).

Người bán, người mua, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (trường hợp thông qua tổ chức trung gian) và các đơn vị có liên quan phải có thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật và các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hóa đơn điện tử đó.

2. Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn

Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:

a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;

c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định;

d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật

đ) Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.

e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;

- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.”

+ Tại Điều 6 quy định về nội dung của hóa đơn điện tử;

+ Tại Điều 7 quy định về khởi tạo, phát hành hóa đơn điện tử;

Căn cứ Công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn điện tử (bản chụp đính kèm);

Căn cứ quy định nêu trên, trường hợp Công ty nếu đáp ứng đủ các điều kiện khởi tạo hóa đơn điện tử quy định tại Khoản 2 Điều 4 Thông tư số 32/2011/TT-BTC thì được chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử Công ty phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Nội dung trên hóa đơn điện tử thực hiện theo quy định tại Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC. Đối với phần mềm bán hàng có liên kết phần mềm kế toán mà Công ty đang sử dụng nếu đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn thì Công ty có thể sử dụng phần mềm này để lập hóa đơn điện tử và sử dụng chữ ký điện tử đang dùng kê khai thuế để ký lên hóa đơn điện tử của Công ty.

Về tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn, ngày 23/02/2016 Bộ Tài chính đã có Công văn số 2402/BTC-TCT hướng dẫn về hóa đơn điện tử đề nghị Công ty nghiên cứu thực hiện.

Cục Thuế TP thông báo Công ty biết để thực hiện theo đúng quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật đã được trích dẫn tại văn bản này.