Công văn 85887/CT-TTHT năm 2019 về ngôn ngữ trên hợp đồng, lưu trữ hóa đơn do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành

Kính gửi: Công ty TNHH Vestas Wind Technology Việt Nam
Đ/c: 59A Lý Thái Tổ, P. Tràng Tiền, Q. Hoàn Kiếm, TP. Hà Nội
MST: 0107605456

Trả lời công văn số 10-19/CV-03 ngày 18/10/2019 của Công ty TNHH Vestas Wind Technology Việt Nam (sau đây gọi tắt là Công ty) hỏi về ngôn ngữ trên hợp đồng, lưu trữ hóa đơn, Cục Thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau:

- Căn cứ Khoản 4 Điều 5 Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ tài chính hướng dẫn về văn bản giao dịch với cơ quan thuế:

“4. Ngôn ngữ được sử dụng trong hồ sơ thuế là tiếng Việt Tài liệu bằng tiếng nước ngoài thì phải được dịch ra tiếng Việt Người nộp thuế ký tên, đóng dấu trên bản dịch và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung bản dịch Trường hợp tài liệu bằng tiếng nước ngoài có tổng độ dài hơn 20 trang giấy A4 thì người nộp thuế có văn bản giải trình và đề nghị chỉ cần dịch những nội dung, điều khoản có liên quan đến xác định nghĩa vụ thuế.”

- Căn cứ Khoản 3 Điều 28 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/04/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định việc lập hóa đơn như sau:

“3. Hóa đơn đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.”

- Căn cứ Điều 9 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 quy định chi tiết một số điều của Luật kế toán quy định về Bảo quản, lưu trữ và cung cấp thông tin, tài liệu kế toán:

“1. Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính theo quy định của pháp luật cho từng loại tài liệu kế toán...

2. Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng. ...

3. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán bằng giấy hay trên phương tiện điện tử. Việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán phải đảm bảo an toàn, đầy đủ, bảo mật và cung cấp được thông tin khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

4. Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.

5. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán phải có trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu kế toán kịp thời, đầy đủ, trung thực, minh bạch cho cơ quan thuế và cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Các cơ quan được cung cấp tài liệu kế toán phải có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản tài liệu kế toán trong thời gian sử dụng và phải hoàn trả đầy đủ, dùng hạn tài liệu kế toán đã sử dụng.”

Căn cứ quy định trên, Cục Thuế TP Hà Nội trả lời nguyên tắc như sau:

Về ngôn ngữ trên hợp đồng, đề nghị Công ty căn cứ từng giao dịch cụ thể phát sinh, đối chiếu pháp luật liên quan để thực hiện đúng quy định. Đối với hồ sơ khai thuế, ngôn ngữ được sử dụng là tiếng Việt, trường hợp tài liệu bằng tiếng nước ngoài thì phải được dịch ra tiếng Việt. Người nộp thuế ký tên, đóng dấu trên bản dịch và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung bản dịch.

Về lưu trữ hóa đơn giá trị gia tăng đã lập, Công ty thực hiện theo quy định tại Khoản 3 Điều 28 Thông tư số 39/2014/TT-BTC nêu trên.

Cục Thuế TP Hà Nội trả lời để Công ty TNHH Vestas Wind Technology Việt Nam được biết và thực hiện./.