Công văn 46517/CT-TTHT năm 2018 về hạch toán chi phí nhân viên đi công tác do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành

Kính gửi: Tổng cục thuế

Cục Thuế TP Hà Nội nhận được Phiếu chuyển số 338/PC-TCT ngày 24/5/2018 của Tổng cục Thuế chuyển thư hỏi của độc giả Phạm Thị Vân Anh ở Hà Nội do Cổng thông tin điện tử - Bộ Tài chính chuyển đến hỏi về hạch toán, chi phí mua vé máy bay, đặt phòng khách sạn của nhân viên đi công tác.

Do nội dung hỏi của đơn vị chưa được quy định cụ thể trong các văn bản pháp luật về thuế, Cục thuế TP Hà Nội báo cáo xin ý kiến của Tổng cục thuế về nội dung vướng mắc cụ thể đối với trường hợp của độc giả Phạm Thị Vân Anh ở Hà Nội như sau:

1. Căn cứ pháp lý

- Căn cứ Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC) quy định:

“Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt...

2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:...

2.9. Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động.

Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.

Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

- Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.

- Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.

- Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.”

- Căn cứ Khoản 2 Điều 24 Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005 quy định giá trị pháp lý của chữ ký điện tử:

“2. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 22 của Luật này và chữ ký điện tử đó có chứng thực.”

2. Vướng mắc

Trường hợp Công ty điều động cán bộ đi công tác bằng hình thức phê duyệt trên hệ thống phần mềm thông qua User vào máy tính (không sử dụng chữ ký số) thì hình thức phê duyệt điện tử này có đảm bảo tính pháp lý để thay thế quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác (bản đóng dấu và có chữ ký tươi) làm căn cứ tính vào chi phí được trừ đối với chi phí mua vé máy bay và đặt phòng khách sạn không?

3. Đề xuất

Căn cứ quy định trên, Cục thuế TP Hà Nội đề xuất như sau:

Trường hợp Công ty điều động cán bộ đi công tác bằng hình thức phê duyệt trên hệ thống phần mềm thông qua User vào máy tính (không sử dụng chữ ký số) đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin như trên quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác thì Công ty được dùng hình thức phê duyệt điện tử này thay thế quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác. Khoản chi phí đi công tác được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng quy định tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC. Công ty phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin cử người lao động đi công tác bằng hình thức phê duyệt trên hệ thống phần mềm này.

(Cục Thuế TP Hà Nội gửi kèm: Phiếu chuyển số 338/PC-TCT ngày 24/5/2018 của Tổng cục Thuế)