Công văn 4484/CT-KK-Đ1 hướng dẫn đọc số liệu kê khai do Cục thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành

Nhằm thống nhất cách hiểu, cách đọc số liệu kế toán liên quan đến nghĩa vụ thuế của người nộp thuế khi thực hiện đối chiếu số liệu, phân tích và xác định nợ thuế giữa các bộ phận. Cục thuế hướng dẫn một số điểm liên quan đến việc đọc số liệu kế toán thuế trên tình trạng thuế như sau:

I. THỜI ĐIỂM XEM SỐ LIỆU:

Theo quy định, vào ngày 10 hàng tháng, bộ phận KK-KTT sẽ chính thức thực hiện khóa sổ kế toán thuế của tháng trước và mở sổ kế toán của tháng sau. Trong khoảng thời gian từ ngày 01 đến 10 hàng tháng, cơ quan thuế thực hiện song song sổ kế toán thuế của hai tháng như sau:

- Sổ kế toán thuế của tháng cũ (chưa được khóa chính thức): Dùng để tiếp tục thực hiện bổ sung những chứng từ kế toán đã được Kho bạc Nhà nước hạch toán trong tháng trước nhưng chưa chuyển kịp sang cơ quan thuế, hoặc số thuế phải nộp của tháng trước còn sót chưa được nhập. Thời gian từ ngày 01 đến 10 hàng tháng cũng là khoảng thời gian các khâu rà soát lại số liệu nhằm phát hiện và khắc phục kịp thời những trường hợp sai sót của cơ quan thuế.

- Sổ kế toán thuế của tháng mới (đã được mở nhưng chưa kết chuyển số dư của tháng trước sang): Dùng để hạch toán những chứng từ phát sinh từ ngày 01 của tháng sau.

Vì vậy, loại số liệu trên sổ thuế chính thức dùng để đối chiếu, xác định nghĩa vụ thuế như sau:

Trong khoảng thời gian từ ngày 01 đến ngày 10 hàng tháng, do số dư tháng trước chưa được kết chuyển sang số dư đầu kỳ của tháng sau nên việc đối chiếu xác định nghĩa vụ thuế của người nộp thuế chỉ có thể căn cứ trên số dư cuối kỳ của sổ kế toán tháng trước.

Kể từ sau ngày 10, sau khi chính thức được khóa sổ kế toán thuế, số dư cuối kỳ tháng trước được kết chuyển thành số dư đầu kỳ của tháng hiện hành, ứng dụng tự động tính ra số dư hiện tại. Số liệu sổ kế toán thuế dùng để xem xét đối chiếu, xác định nghĩa vụ thuế với người nộp thuế là sổ thuế hiện hành.

II. SỬ DỤNG CÁC LOẠI SỔ KẾ TOÁN:

- Sổ chi tiết tình hình thu nộp thuế của NNT: In sổ này giúp cho người sử dụng quan sát chi tiết những bút toán ghi sổ kế toán về nghĩa vụ thuế của NNT, người sử dụng có thể truy xuất nhiều kỳ thuế liên tục (từ kỳ ….. đến kỳ ……). Để xem số dư đầu kỳ, cuối kỳ của một kỳ lập bộ nào dó, người sử dụng có thể truy xuất qua chức năng Tra cứu sổ thuế trong ứng dụng QLT.

- Tại văn phòng Cục thuế, người sử dụng có thể truy xuất nhanh Phiếu theo dõi tình hình kê khai nộp thuế để đối chiếu với NNT theo kỳ kê khai, theo năm tài chính.

Lưu ý: Số dư cuối kỳ trên sổ kế toán theo dõi thu nộp này không phải là số thuế NNT còn nợ, vì có những khoản chưa đến hạn nộp nên chưa được xem là nợ thuế. Nếu muốn xem NNT còn nợ bao nhiêu, người sử dụng phải truy xuất Sổ theo dõi nợ thuế của ứng dụng QLT.

- Sổ theo dõi tình hình nợ thuế: Người sử dụng truy xuất số liệu nợ thuế thông qua chức năng In sổ thuế -> Sổ theo dõi tình hình nợ thuế.

Theo nguyên tắc hạch toán sổ kế toán thuế, số dư cuối kỳ trên sổ chi tiết tình hình thu nộp thuế thường lớn hơn hoặc bằng số thuế còn nợ trên Sổ theo dõi tình hình nợ thuế.

Trong cùng một kỳ lập bộ, nếu phát hiện số thuế còn nợ trên Sổ theo dõi tình hình nợ thuế lớn hơn số dư cuối kỳ của Sổ chi tiết tình hình thu nộp, thì người sử dụng phải có trách nhiệm báo ngay cho BP.KK-KTT biết và BP.KK-KTT có trách nhiệm gửi thông tin về Cục CNTT Tổng cục Thuế để nhờ can thiệp điều chỉnh số liệu cho khớp đúng giữa hai sổ.

III. MỘT SỐ KỸ NĂNG CẦN THIẾT:

- Xử lý các khoản chưa đến hạn phải nộp nhưng sổ nợ đã ghi nợ: Nếu phát hiện các khoản thuế chưa đến hạn nộp nhưng Sổ theo dõi tình hình nợ thuế đã ghi nợ, người sử dụng có trách nhiệm thông báo cho BP-KK-KTT biết để điều chỉnh hạn nộp.

- Nội dung diễn giải trên sổ theo dõi tình hình nợ thuế: Do Sổ theo dõi tình hình nợ thuế được CQT tự hạch toán theo nguyên tắc ưu tiên thanh toán cho các khoản nợ xa, vì vậy phần diễn giải nguyên nhân các món nợ không được chính xác đúng thực tế với NNT. Người sử dụng phải hết sức cẩn thận không dùng nội dung diễn giải này để đối chiếu với NNT.

- Đối chiếu số liệu theo kỳ kê khai: Việc lập sổ thuế của cơ quan thuế theo từng kỳ lập bộ tháng, trong khi đó NNT kê khai và quyết toán theo năm dương lịch hoặc năm tài chính. Kỳ lập bộ của cơ quan thuế và kỳ kê khai của NNT đôi khi không đồng bộ với nhau, vì vậy để thuận tiện cho việc đối chiếu số liệu với NNT, người sử dụng nên truy xuất sổ thuế theo kỳ kê khai.

- Đối chiếu số đã kết toán trước, đối chiếu sổ chi tiết sau: Đối với các loại thuế phải nộp có quyết toán cuối năm (như thuế TNDN, thuế TNCN, thuế nhà thầu, thuế tài nguyên …), nếu NNT đã nộp quyết toán thuế thì tiến hành đối chiếu theo tổng số phải nộp của năm quyết toán, không cần đối chiếu từng kỳ kê khai tạm nộp nữa.

- Đối chiếu số đã nộp theo ngày nộp: Tổng số đã nộp trong năm được xác định là số nộp của những chứng từ đã nộp từ ngày 01/01 đến cuối ngày 31/12, không phân biệt nộp cho kỳ thuế nào, kỳ kê khai nào.

- Chủ động khắc phục và ngăn ngừa:

+ Bộ phận KK-KTT tiến hành đối chiếu và điều chỉnh hàng năm đối với tất cả NNT thực hiện tự khai tự nộp: BP.KK-KTT hướng dẫn NNT cung cấp số liệu tổng hợp nghĩa vụ nộp thuế (số liệu phản ảnh đúng với sổ sách kế toán của NNT về số dư đầu kỳ, số phát sinh phải nộp, đã nộp, số dư cuối kỳ) để làm căn cứ đối chiếu, điều chỉnh.

+ Khi phát hiện NNT nhầm lẫn trong kê khai, nộp thuế thuộc các nội dung tài khoản nộp (giữa TK741, 921 và 670), hoặc nhầm lẫn giữa các tiểu mục, người phát hiện lập phiếu đề nghị xử lý. Phụ trách BP.KK-KTT ký duyệt và phân công người điều chỉnh (lập phiếu điều chỉnh nội bộ đối với số phải nộp) hoặc chứng từ NK đối với số đã nộp), sau đó thông báo cho NNT biết để ngăn ngừa sai sót. Những trường hợp sai sót đơn giản như trên của NNT, các bộ phận liên quan chủ động khắc phục không yêu cầu NNT lập đề nghị.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị các đơn vị phản hồi về Phòng Kê khai Kế toán thuế để hướng dẫn bổ sung, điều chỉnh.