Công văn 13558/CT-TTHT năm 2019 về hóa đơn điện tử do Cục thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành

Kính gửi: Công ty TNHH TM MêKông.
Địa chỉ: 30 Trà Khúc, P.2, Q.Tân Bình, TP.HCM.
Mã số thuế: 0300899187

Trả lời văn thư số 0509/2019/CV-MK ngày 05/09/2019 của Công ty về hóa đơn điện tử, Cục Thuế TP.HCM có ý kiến như sau:

1. Về việc miễn chữ ký của người đại diện pháp luật và đóng dấu trên hóa đơn chuyển đổi.

- Căn cứ Khoản 1 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định:

“1. Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này...”.

- Căn cứ Điểm d Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính quy định về cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn:

“d) Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.”

- Căn cứ Điểm b Khoản 3 Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính quy định:

“…

- Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục Thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán”

- Các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính”.

Căn cứ quy định các quy định nêu trên, trường hợp Công ty đã được cơ quan thuế chấp thuận miễn tiêu thức dấu của người bán trên hóa đơn và có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký thì khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, Công ty không nhất thiết phải có tiêu thức dấu của người bán, người được ủy quyền thực hiện ký trên hóa đơn chuyển đổi.

2. Về chữ ký điện tử trên văn bản thỏa thuận khi phát hiện sai sót trong quá trình lập hóa đơn điện tử.

Căn cứ Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính quy định về hóa đơn đã lập.

“2. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định

3. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng..., tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số..., ký hiệu... Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).”

Căn cứ quy định trên, trường hợp Công ty phát hiện hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua bị sai sót, người bán và người mua lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản, nếu khách hàng của Công ty không sử dụng chữ ký số thì hai bên có thể lập biên bản thỏa thuận bằng giấy và cùng ký tên trên biên bản thỏa thuận.

3. Xử lý về việc hóa đơn sai sót chưa kê khai thuế

- Căn cứ Khoản 1 Điều 9 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định xử lý đối với hóa đơn điện tử đã lập:

“1. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thỏa thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số..., ký hiệu, gửi ngày tháng năm.”

Căn cứ quy định trên, trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, người bán và người mua chưa kê khai thuế GTGT nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thỏa thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số..., ký hiệu, gửi ngày tháng năm.

Cục Thuế TP thông báo Công ty biết để thực hiện theo đúng quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật đã được trích dẫn tại văn bản này./.