Công văn 10675/CT-TTHT năm 2019 về hóa đơn điện tử do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành

Kính gửi: Công ty Cổ phần Tập đoàn Trung Nguyên.
Địa chỉ: 82 - 84 Bùi Thị Xuân, Q.1, TP.HCM.
Mã số thuế: 0304324655

Trả lời văn thư số 05KT-TNG ngày 06/9/2019 của Công ty về hóa đơn điện tử, Cục Thuế TP.HCM có ý kiến như sau:

Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:

+ Tại Điểm e Khoản 1 và Khoản 2 Điều 6 quy định về nội dung của HĐĐT:

“1. Hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau:

…

e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

…

2. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính”.

+ Tại Khoản 1 Điều 12 quy định chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

“1. Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.”

+ Tại Khoản 3 Điều 7 quy định về khởi tạo, phát hành hóa đơn điện tử.

“3. Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.

Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn, cụ thể: nếu tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không dùng hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đó; nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in; nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in.”

Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:

+ Tại Khoản 2 Điều 4 hướng dẫn về nội dung không bắt buộc trên hóa đơn đã lập.

“a) Ngoài nội dung bắt buộc theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều này, tổ chức kinh doanh có thể tạo thêm các thông tin khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh, kể cả tạo lô-gô, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo.

b) Các thông tin tạo thêm phải đảm bảo phù hợp với pháp luật hiện hành, không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn.”

+ Tại Điểm b Khoản 3 Điều 4 quy định về nội dung trên hóa đơn đã lập:

“…

- Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục Thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán”

- Các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính”.

+ Tại Điểm a, d Khoản 2 Điều 16 hướng dẫn cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn:

“a) Tiêu thức “Ngày tháng năm” lập hóa đơn

Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

…

d) Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.”

+ Tại Khoản 2, 3 Điều 20 quy định về xử lý đối với hóa đơn đã lập:

“2. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo, quy định

3. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng..., tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số..., ký hiệu... Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).”

Căn cứ công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/2/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử.

Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp Công ty đang sử dụng hóa đơn điện tử thì khi Công ty lập hóa đơn điện tử giao cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,...

Trường hợp Công ty đã được cơ quan thuế chấp thuận miễn tiêu thức dấu của người bán trên hóa đơn và có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký thì khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, Công ty không nhất thiết phải có tiêu thức dấu của người bán, người được ủy quyền thực hiện ký trên hóa đơn chuyển đổi.

Trường hợp Công ty phát hiện hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua bị sai sót, người bán và người mua lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản, nếu khách hàng của Công ty không sử dụng chữ ký số thì hai bên lập biên bản thỏa thuận và ký trực tiếp trên biên bản thỏa thuận theo quy định tại Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Trường hợp Công ty đang sử dụng hóa đơn điện tử trên hóa đơn điện tử có ngày lập hóa đơn và ngày ký hóa đơn thì về nguyên tắc tại thời điểm lập hóa đơn điện tử người bán phải thiết lập đầy đủ các thông tin quy định tại Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC để chuyển giao cho người mua, hóa đơn được lập đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc theo quy định tại Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC là căn cứ để người mua kê khai khấu trừ và tính vào chi phí được trừ theo quy định.

Trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, trường hợp cơ quan thuế chưa thông báo doanh nghiệp chuyển đổi để sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP thì doanh nghiệp có thể đồng thời cùng lúc sử dụng các hình thức hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử

Thông tin về tài khoản ngân hàng để giao dịch với khách hàng thuộc nội dung không bắt buộc trên hóa đơn đã lập nên trường hợp Công ty thay đổi thông tin tài khoản trên hóa đơn thì Công ty không phải thực hiện điều chỉnh thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Cục Thuế TP thông báo Công ty biết để thực hiện theo đúng quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật đã được trích dẫn tại văn bản này./.