Công văn số 392/UB về việc quản lý tiền mặt do Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh ban hành

Trong thời gian qua, Thành ủy, Ủy ban nhân dân thành phố đã có chỉ thị và thường xuyên nhắc nhở các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các quận, huyện, các cơ quan xí nghiệp, tổ chức kinh tế cần nghiêm chỉnh chấp hành chế độ quản lý tiền mặt của Nhà nước. Đồng thời, Ủy ban đã tổ chức các đợt kiểm tra về tình hình chi tiêu tài chánh, sử dụng tiền mặt trong nhiều đơn vị theo tinh thần chỉ thị số 147/TTg của Thủ tướng Chính phủ, quyết định số 318/CP và chỉ thị số 260/CP của Hội đồng Chánh phủ.

Qua các đợt kiểm tra, ý thức chấp hành chế độ quản lý của nhiều cơ quan, đơn vị có tiến bộ, có tác dụng ngăn ngừa sai lầm thiếu sót, lãng phí, tham ô. Song, nhìn chung sự chuyển biến chưa mạnh, chưa thường xuyên và chưa vào nề nếp, vì qua đợt kiểm tra gần đây có nhiều cơ quan, đơn vị còn vi phạm, không chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý tài chánh, tiền mặt như: để tiền mặt tại quỹ quá cao so với định mức và để kéo dài, nhiều đơn vị có thu tiền mặt nhưng không nộp kịp thời và không nộp hết vào Ngân hàng, dùng tiền công quỹ cho vay mượn sai nguyên tắc (như cho căng tin vay đi mua hàng, cho các cơ quan bạn ở địa phương khác vay mua hàng hoá trên thị trường tự do thuộc diện Nhà nước quản lý, cho cá nhân vay,…) hiện tượng tham ô mất quỹ đã xảy ra ở nhiều nơi. Nghiêm trọng hơn là gần đây có 3 cơ quan (……) do không chấp hành đúng chế độ quản lý, đã để nhân viên thủ quỹ lợi dụng sơ hở ăn cắp một số tiền mặt và tài sản Nhà nước khá lớn.

Qua các mặt thiếu sót và đặc biệt là qua 3 vụ mất tiền và tài sản ở 3 cơ quan trên, có thể rút ra một số nguyên nhân chính là: không chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý tiền mặt của Nhà nước nên đã gây khó khăn cho việc quản lý tài chánh, tiền tệ và gây tổn thất lớn cho công quỹ; các đơn vị chưa chọn người tin cẩn để giao nhiệm vụ quản lý tiền bạc, nhất là số lượng tiền bạc lớn; không chấp hành đúng nguyên tắc, chế độ kế toán tài chánh của Nhà nước; thiếu kiểm tra, kiểm soát việc làm của nhân viên thừa hành.

Để khắc phục ngay những thiếu sót trên, và để chấp hành nghiêm chỉnh các nguyên tắc, chế độ quản lý tiền mặt, quản lý tài sản của Nhà nước đã ban hành, Ủy ban nhân dân thành phố yêu cầu các sở, ban, ngành, các ủy ban nhân dân quận huyện, các cơ quan, xí nghiệp và tổ chức kinh tế cần nghiêm chỉnh thi hành một số điểm sau đây:

1) Phải thường xuyên giáo dục, kiểm tra việc chấp hành các nguyên tắc, chế độ quản lý tài chánh, tiền mặt đối với anh chị em cán bộ, nhân viên được giao nhiệm vụ quản lý tài sản, tiền bạc của Nhà nước, nếu thấy thủ quỹ nào không đủ tín nhiệm về tiền bạc phải thay ngay và hàng ngày phải tổ chức bảo quản chặt chẽ kho quỹ tiền bạc.

2) Từ nay, các cơ quan đơn vị có thu tiền mặt đều phải nộp vào ngân hàng trong thời hạn và lịch nộp tiền hàng tháng. Mọi khoản chi tiêu bằng tiền mặt đều lãnh ở ngân hàng theo nhu cầu đã ghi trong lịch rút tiền mặt hàng tháng và tiền lãnh để chi cho việc gì thì chỉ chi đúng vào việc ấy. Tuỳ theo điều kiện địa dư và tính chất hoạt động, các cơ quan, đơn vị cùng với ngân hàng quận, huyện thỏa thuận một lịch nộp và lãnh tiền mặt cho thích hợp.

3) Đối với các đơn vị nào có nhu cầu cần dùng một phần tiền mặt thu vào để chi ngay cho các khoản cần thiết như thu mua, trả công, cước phí vận tải,.. thì các đơn vị đó phải cùng ngân hàng thoả thuận mức tiền đựơc giữ lại hợp lý. Tuyệt đối không được toạ chi vô nguyên tắc.

Các cơ quan, đơn vị được giữ lại quỹ một số tiền mặt nhất định để chi tiêu những món lặt vặt, đột xuất hang ngày trong khi chưa đến ngân hàng rút tiền, nhưng các đơn vị phải cùng ngân hàng quận huyện thoả thuận xác định mức tồn quỹ thật hợp lý và phải chấp hành nghiêm chỉnh định mức đã quy định.

Tất cả mọi khoản thu bằng tiền mặt trong ngày phải gởi hết vào ngân hàng, bất cứ các khoản thu ấy từ nguồn nào. Tuyệt đối không được để tiền mặt tồn quỹ quá mức quy định.

Khi nộp tiền hoặc nhận tiền mặt tại ngân hàng, ít nhất phải có 2 người cùng đi, có bảo vệ chu đáo. Thủ trưởng đơn vị có nhiệm vụ kiểm tra tồn quỹ tiền mặt tại đơn vị vào buổi chiều hàng ngày trước khi hết giờ làm iệc, để kịp nộp ngân hàng số tiền mặt tồn quỹ vượt mức quy định.

Mọi khoản cấp phát tiền mặt đều phải đảm bảo đúng theo kế hoạch được duyệt, đúng các thủ tục quy định: trước khi phát tiền, nhân viên ngân hàng phải kiểm tra đầy đủ chứng từ, chữ ký của chủ tài khảon, kế toán hoặc của người được uỷ quyền và kiểm tra số quỹ tiền mặt của đơn vị nếu không có vấn đề gì thì mới cho lãnh.

4) Ngiêm cấm các cơ quan đơn vị không được cho thuê, cho mượn tài khoản để giao dịch, mua bán hoặc lấy kinh phí tài chánh để tạm ứng cho cá nhân và tập thể vay một cach vô nguyên tắc, ngoài chế độ quy định. Cơ quan Ngân hàng và Tài chánh cần thường xuyên phối hợp chặt chẽ việc tổ chức hướng dẫn, kiểm tra việc chấp hành các chế độ quản lý tài chánh, tiền mặt trong các ngành, các cơ quan, đơn vị. Cá nhân hoặc đơn vị nào vi phạm chế độ quản lý tài chánh tiền mặt, gây thiệt hại, lãng phí tài sản Nhà nước, cần báo cáo kịp thời cho Ủy ban để có kỷ luật thích đáng.

Nhận được công văn này đề nghị các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các quận huyện cần tổ chức phổ biến cho các cơ quan, đơn vị chấp hành.