TƯ LIỆU, MÃ SỐ TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ CHO XUẤT BẢN PHẨM NHIỀU KỲ (ISSN)
Documentation - International standard serial numbering (ISSN)
Mở đầu
Đã từ lâu người ta nhận thấy rằng cần có một mã ngắn gọn, đơn nhất, đơn nghĩa để nhận biết các xuất bản phẩm nhiều kỳ.
Sự trao đổi thông tin giữa các hệ thống máy tính của các cơ quan khác nhau như người sử dụng (thư viện, các dịch vụ làm tóm tắt và những người sử dụng khác), người cung cấp hoặc người phân phối và các nhà xuất bản và sản xuất yêu cầu cần phải có một mã chuẩn.
Sự giao tiếp giũa những tổ chức khác nhau vượt ra ngoài biên giới quốc gia và do đó đòi hỏi một mã quốc tế mà mã này phải là mã dạng số vì không có một bảng chữ cái riêng biệt nào được đa số các nhà sản xuất và sử dụng xuất bản phẩm nhiều kỳ áp dụng.
Mã số tiêu chuẩn quốc tế cho xuất bản phẩm nhiều kỳ (ISSN) không mang một ý nghĩa nào khác ngoài việc phân định một cách đơn nhất tên xuất bản phẩm. Nó không phản ánh các đặc trưng của tên gọi được phân định.
ISSN 1) được áp dụng cho tất cả các số của xuất bản phẩm nhiều kỳ, bao gồm đã, đang và sẽ xuất bản trong tương lai.
Để thỏa mãn các yêu cầu khác nữa, mã số ISSN có thể đi kèm với các mã liên quan, chẳng hạn để phân biệt nước xuất bản hoặc các đơn vị nhỏ hơn của xuất bản phẩm nhiều kỳ như tập và phần.
Cần có một tổ chức quốc tế để thực hiện mã số ISSN. Hệ thống dữ liệu xuất bản phẩm nhiều kỳ quốc tế (ISDS), một tổ chức liên chính phủ được thành lập trong khuôn khổ chương trình UNESCO/UNISIST, là cơ quan được chỉ định để kiểm soát việc cấp mã số ISSN.
ISDS là một mạng lưới của các trung tâm quốc gia và vùng, do một trung tâm quốc tế điều phối. Các trung tâm quốc gia chịu trách nhiệm đăng ký xuất bản phẩm nhiều kỳ trong nước mình và một số trung tâm quốc gia có thể quyết định cùng thành lập một trung tâm vùng, do các lý do kinh tế, địa lý hoặc ngôn ngữ.
Nếu không có các trung tâm quốc gia hoặc vùng có thẩm quyền, trung tâm quốc tế sẽ tiến hành đăng ký và cấp mã số ISSN. Trung tâm quốc tế cũng có trách nhiệm trong việc cấp một lượng mã số ISSN cho các trung tâm quốc gia và vùng trong việc điều phối mọi hoạt động trong khuôn khổ mạng lưới và trong việc xuất bản danh mục mã số ISSN quốc tế 2).
TƯ LIỆU- MÃ SỐ TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ CHO XUẤT BẢN PHẨM NHIỀU KỲ* (ISSN)
Documentation - International standard serial numbering (ISSN)
1. Phạm vi và lĩnh vực áp dụng
Mục đích của tiêu chuẩn này là quy định và khuyến khích việc sử dụng mã chuẩn (ISSN) để nhận biết một cách đơn nhất các xuất bản phẩm nhiều kỳ.
ISO 2709 Tư liệu – Thể thức cho trao đổi thông tin thư mục trên băng từ.
Các định nghĩa sau đây được áp dụng trong tiêu chuẩn này.
3.1. Mã số tiêu chuẩn quốc tế cho xuất bản phẩm nhiều kỳ (ISSN): dãy số gồm tám chữ số kể cả chữ số kiểm tra và được đặt sau tiền tố ISSN.
3.2. Tên khóa: tên đơn nhất do hệ thống dữ liệu xuất bản phẩm nhiều kỳ ISDS (International Serials Data System) cấp cho một xuất bản phẩm nhiều kỳ và gắn liền với mã số ISSN của nó.
3.3. Xuất bản phẩm nhiều kỳ: xuất bản phẩm, dưới dạng bản in hoặc không phải bản in, được phát hành thành những phần kế tiếp nhau thường được đánh bằng số hoặc theo thứ tự thời gian và được dự định xuất bản kéo dài trong một khoảng thời gian không xác định.
Các xuất bản phẩm nhiều kỳ bao gồm các xuất bản phẩm định kỳ, báo, xuất bản phẩm hàng năm (báo cáo, niêm giám, danh bạ. v…v…), các tạp chí, hồi ký, văn kiện hội nghị, kỷ yếu ..v.v.. của các hội và các bộ sách chuyên khảo (tùng thư).
Chú thích – Định nghĩa này không bao gồm các xuất bản phẩm được xuất bản thành từng phần trong một khoảng thời gian giới hạn được ấn định trước.
Mã số ISSN bao gồm tám chữ số là các số Arập từ 0 đến 9, trừ số cuối cùng hay số kiểm tra đôi khi có thể là X. Vì mã số ISSN thường giống như các mã dùng cho các mục đích khác nhau, chẳng hạn mã số tiêu chuẩn quốc tế cho sách (ISBN) hay các số kiểm soát vị trí nên cần có dấu hiệu đặc biệt khi trình bày chúng dưới dạng viết hoặc in. Vì vậy mã số ISSN phải đặt sau tiền tố ISSN và được thể hiện thành hai nhóm, mỗi nhóm gồm bốn số, được tách biệt với nhau bằng một gạch ngang như ví dụ dưới đây:
ISSN 1234 – 5679
Số kiểm tra bao giờ cũng đứng ở vị trí cuối cùng bên phải và được tính trên cơ sở môđun 11 với trọng số từ 8 đến 2, dùng X thay thế cho 10 khi số kiểm tra bằng 10.
Mã số ISSN được trung tâm quốc tế ISDS thiết kế và phân phối.
Không phải trả phí cho việc cấp mã số ISSN cho các xuất bản phẩm nhiều kỳ. Không tồn tại bản quyền trong việc cấp mã số ISSN hoặc trong việc sử dụng chúng.
6. In trên xuất bản phẩm nhiều kỳ
Mã số ISSN phải được in ở vị trí nổi bật, dễ thấy trên hoặc trong từng số xuất bản phẩm nhiều kỳ (bìa trước, bìa sau, trang tít hoặc trang cuối). Trên một xuất bản phẩm định kỳ, mã số ISSN, khi có thể, phải được in ở góc phía trên bên phải của bìa trước. Mã số ISSN cũng là một phần của mô tả thư mục trong xuất bản phẩm nhiều kỳ. Nếu một xuất bản phẩm nhiều kỳ có cả mã số ISBN cũng như mã số ISSN (chẳng hạn, một tập của một bộ sách chuyên khảo, hay niên giám), cả hai số phải cùng được in, mỗi số có tiền tố ISBN hoặc ISSN riêng của mình.
Nếu dùng từ hai mã số ISSN trở lên để nhận biết các tên gọi xuất bản phẩm nhiều kỳ khác nhau, chẳng hạn tên của bộ xuất bản phẩm nhiều kỳ chính hoặc tên các phân bộ của nó, mỗi một mã số ISSN phải được in trên xuất bản phẩm và phải được phân biệt bằng cách thêm tên đầy đủ hay tên viết tắt trong ngoặc đơn sau số tương ứng, hoặc in mã số ISSN càng gần càng tốt với các tên tương ứng. Khi xuất bản phẩm chứa một xuất bản phẩm nhiều kỳ khác như phần bổ sung hay phụ trương với trang tít riêng, mã số ISSN của phần bổ sung hay phụ trương đó phải được in trên trang tít đó hoặc một chỗ khác thích hợp trong phần bổ sung hay phụ trương.
7. Quan hệ giữa mã số ISSN và xuất bản phẩm nhiều kỳ
7.1. Chỉ cấp một mã số ISSN cho một tên gọi xuất bản phẩm. Mã số ISSN này gắn với tên khóa được thiết lập bởi hệ thống ISDS tại thời điểm đăng ký.
7.2. Khi tên của xuất bản phẩm nhiều kỳ thay đổi, phải cấp mã số ISSN mới và tên khóa mới.
7.3. Khi một xuất bản phẩm nhiều kỳ riêng biệt tồn tại bên trong một xuất bản phẩm nhiều kỳ khác, thì mỗi xuất bản phẩm nhiều kỳ sẽ có mã số ISSN và tên khóa riêng của mình.
7.4. Khi đã cấp, mã số ISSN không được cấp lại. Nếu cần hủy bỏ một mã số ISSN, mã số ISSN đó mãi mãi bị loại bỏ.
Tên khóa được trung tâm có trách nhiệm đăng ký xuất bản phẩm nhiều kỳ lập ra, phù hợp với quy tắc ghi trong sổ tay của hệ thống ISDS1). Tên khóa bắt nguồn từ thông tin về tên gọi xuất bản phẩm nhiều kỳ tại thời điểm đăng ký.
Tất cả các tên khóa đều được liệt kê trong danh mục của hệ thống ISDS cùng với mã số ISSN của chúng. Các tên khóa không phải là chữ latinh được latinh hóa theo các tiêu chuẩn quốc tế ISO.
Các tệp dữ liệu ISDS, tại các trung tâm quốc tế và quốc gia, đều có chứa một tập hợp các yếu tố dữ liệu chung, đủ để nhận biết xuất bản phẩm nhiều kỳ. Toàn bộ các đặc trưng của các yếu tố dữ liệu được ghi trong sổ tay của hệ thống ISDS.
Danh mục các yếu tố dữ liệu có thể được tăng thêm do bổ sung các lĩnh vực nếu các quốc gia thấy cần thiết.
Nhằm trao đổi dữ liệu về xuất bản phẩm nhiều kỳ giữa các trung tâm, hệ thống ISDS sử dụng khổ (format) tiêu chuẩn quốc tế quy định trong ISO 2709.
DANH MỤC CÁC YẾU TỐ DỮ LIỆU ISDS
(Phụ lục này không phải là một phần của tiêu chuẩn)
Các tệp dữ liệu ISDS, tại các trung tâm quốc tế và quốc gia, có chứa một bộ các yếu tố dữ liệu chung được liệt kê trong danh mục dưới đây:
1. ISSN;
2. Tên khóa;
3. Nước xuất bản;
4. Các dữ liệu xuất bản;
5. Tên khóa viết tắt;
6. Tên biến thể;
7. Tên đầy đủ;
8. Tình trạng của xuất bản phẩm (vừa xuất bản, ngắt quãng, không rõ);
9. Ngày bắt đầu;
10. Ngày kết thúc;
11. Định kỳ;
12. Loại xuất bản phẩm;
13. Ngôn ngữ của xuất bản phẩm;
14. Ngôn ngữ gốc;
15. Ký hiệu phân loại thập phân bách khoa hoặc;
16. Ký hiệu phân loại thập phân Dewey;
17. Mã trung tâm ISDS;
18. Tên của (các) cơ quan phát hành ghi trên tác phẩm;
19. Tên của (các) cơ quan phát hành thể hiện dưới hình thức được chấp nhận trong thực tiễn làm biên mục quốc gia;
20. Dấu coden và các mã khác;
21. Đã được cơ quan tóm tắt và đánh chỉ số nào xử lý?
22. Là lần xuất bản bằng ngôn ngữ khác của;
23. Có các lần xuất bản bằng ngôn ngữ khác;
24. (Các) tên gọi trước đây;
25. Tên gọi tiếp sau;
26. Là phụ trương hay bổ sung cho;
27. Có (các) phụ trương hay (các) bổ sung;
28. Là phân bộ của;
29. Có phân bộ;
30. (Các) tên gọi liên quan.
[1] ISO 4 Tư liệu – Quy tắc viết tắt các từ của tên gọi và tên gọi của xuất bản phẩm.
[2] ISO 8 Tư liệu – Trình bày các xuất bản phẩm định kỳ.
[3] ISO/R30 Dải thư mục (Bibliographical strip).