Boxs for preservation of archival records
Lời nói đầu
TCVN 9252:2012 được chuyển đổi từ TCN 02:2002 theo quy định tại khoản 1 Điều 69 của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật và điểm a khoản 1 Điều 7 Nghị định số 127/2007/NĐ-CP ngày 1/8/2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật.
TCVN 9252:2012 do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước biên soạn, Bộ Nội Vụ đề nghị, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thẩm định, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố.
HỘP BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Boxs for preservation of archival records
Tiêu chuẩn này áp dụng cho hộp bảo quản tài liệu lưu trữ làm từ cáctông dùng trong lưu trữ lịch sử, lưu trữ hiện hành và trong hoạt động lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
Các tài liệu viện dẫn sau rất cần thiết cho việc áp dụng tiêu chuẩn này. Đối với các tài liệu viện dẫn ghi năm công bố thì áp dụng phiên bản được nêu. Đối với các tài liệu viện dẫn không ghi năm công bố thì áp dụng phiên bản mới nhất bao gồm các sửa đổi, bổ sung (nếu có).
TCVN 1270:2008 (ISO 536:1995), Giấy và cáctông-Xác định định lượng.
TCVN 1867:2011 (ISO 287:2009), Giấy và cáctông - Xác định độ ẩm - Phương pháp sấy khô.
TCVN 3649:2007 (ISO 186:2002), Giấy và cáctông - Lấy mẫu để xác định chất lượng trung bình.
TCVN 3652:2007 (ISO 534:2005), Giấy và cáctông - Xác định độ dày, khối lượng riêng và thể tích riêng.
TCVN 3980:2001 (ISO 9184:1990), Giấy, cáctông và bột giấy- Phân tích thành phần xơ sợi.
TCVN 6725:2007 (ISO 187:1990), Giấy, cáctông và bột giấy - Môi trường chuẩn để điều hòa và thử nghiệm, quy trình kiểm tra môi trường và điều hoà mẫu.
TCVN 7066-1:2008 (ISO 6588-1:2005), Giấy, cáctông và bột giấy - Xác định pH nước chiết - Phần 1: Phương pháp chiết lạnh.
3.1. Yêu cầu đối với bột giấy sản xuất cáctông làm hộp bảo quản tài liệu lưu trữ
Cáctông dùng để sản xuất hộp bảo quản tài liệu lưu trữ phải được làm từ bột giấy hoá học, gồm bột giấy nguyên thuỷ, bột giấy tái chế hoặc hỗn hợp của cả hai loại bột giấy này.
3.2. Yêu cầu đối với cáctông sản xuất hộp bảo quản tài liệu lưu trữ
Cáctông dùng để sản xuất hộp bảo quản tài liệu lưu trữ phải đáp ứng các yêu cầu quy định trong Bảng 1.
Bảng 1 - Yêu cầu đối với cáctông nguyên liệu
Chỉ tiêu | Mức |
Định lượng, g/m2, không nhỏ hơn | 1 300 |
Độ dầy, mm, không nhỏ hơn | 1,5 |
pH nước chiết, không nhỏ hơn | 6,0 |
Độ ẩm, % | 10 ± 2 |
3.3. Yêu cầu đối với hộp bảo quản tài liệu lưu trữ
3.3.1. Ngoại quan
Bề mặt hộp phải nhẵn mịn, không có các vết xước, không có các xơ sợi bám dính.
Các mép gấp của hộp phải phẳng, không bị gẫy. Các góc hộp phải vuông vắn và khít khi hộp được đậykín.
3.3.2. Kích thước và cấu tạo
Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ có kích thước là 350 mm x 250 mm x 125 mm với sai số ± 2 mm.
Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ có dạng hình hộp chữ nhật, nắp mở theo chiều rộng của hộp, nắp có dây buộc, khuy hộp phải được làm từ vật liệu không ăn mòn, dầy 3 mm (xem Hình 1 và Hình 2). Nắp hộp mở ra có chiều dài là 129 mm.
Ở mỗi cạnh bên của hộp, cách nắp hộp khoảng 50 mm và cách mặt trên 30 mm có 01 lỗ hình tròn với đường kính 30 mm để tạo sự thông thoáng.
CHÚ THÍCH: Trong trường hợp tài liệu lưu trữ có kích thước khác kích thước A4 thì có thể thay đổi kích thước của hộp bảo quản tài liệu lưu trữ cho phù hợp.
3.3.3. Độ bền nén
Khi thử theo phương pháp nêu tại 4.10 hộp phải chịu được lực nén ép tối thiểu là 2 000 N mà không bị hỏng hoặc biến dạng.
Kích thước tính bằng milimét
CHÚ DẪN
1 mặt trên 2 mặt dưới | 3 cạnh bên 4 nắp hộp | 5 khuy hộp |
Hình 1 - Ví dụ minh họa hộp bảo quản tài liệu lưu trữ có khuy cài bên cạnh
Kích thước tính bằng milimét
CHÚ DẪN
1 mặt trên 2 mặt dưới | 3 cạnh bên 4 nắp hộp | 5 khuy hộp |
Hình 2 - Ví dụ minh họa hộp bảo quản tài liệu lưu trữ có khuy cài ở mặt trên
4.1. Ngoại quan
Kiểm tra ngoại quan bằng mắt thường.
4.2. Kích thước
Kiểm tra kích thước bằng các dụng cụ đo thông dụng có độ chính xác đến ± 1 mm.
4.3. Lấy mẫu
Theo TCVN 3649 (ISO 186).
4.4. Điều hoà mẫu
Theo TCVN 6725 (ISO 187).
4.5. Phân tích thành phần xơ sợi
Theo TCVN 3980 (ISO 9184).
4.6. Định lượng
Thử theo TCVN 1270 (ISO 536).
4.7. Độ dầy
Thử theo TCVN 3652 (ISO 534).
4.8. pH nước chiết
Thử theo TCVN 7066-1 (ISO 6588-1).
4.9. Độ ẩm
Thử theo TCVN 1867 (ISO 287).
4.10. Độ bền nén hộp
4.10.1. Nguyên tắc
Hộp mẫu thử được đưa vào thiết bị thử nén và chịu nén ép với tốc độ không đổi cho đến khi bị biến dạng. Ghi lại lực nén ép lớn nhất mà mẫu thử chịu được trước khi bị biến dạng.
4.10.2. Thiết bị, dụng cụ
Thiết bị thử nén, có khả năng chuyển động đầu nén với tốc độ không đổi thông qua một cặp tấm phẳng song song, trong đó tấm phẳng ở dưới cố định và tấm phẳng ở trên chuyển động. Kích thước của các tấm phẳng phải lớn hơn kích thước tương ứng của mẫu.
Thiết bị có khả năng ghi lại lực tác dụng cần thiết để làm biến dạng mẫu với độ chính xác theo yêu cầu.
4.10.3. Mẫuthử
Chuẩn bị ba hộp nguyên vẹn giống như khi được cung cấp làm mẫu thử.
4.10.4. Điềuhoàmẫu
Mẫu thử phải được điều hoà ở nhiệt độ (27 ± 2) °C trong ít nhất 24 h trước khi tiến hành phép thử.
4.10.5. Cách tiến hành
Đặt thiết bị thử ở tốc độ nén 100 mm/min. Sau đó đưa mẫu thử đã được điều hoà theo 4.10.4 vào thiết bị thử và tiến hành nén đến khi mẫu bị biến dạng. Ghi lại giá trị lực lớn nhất của từng mẫu thử.
Tiến hành thử ba mẫu, kết quả thử là giá trị trung bình cộng của ba giá trị lực nén lớn nhất tương ứng của ba mẫu.
5. Ghi nhãn, bao gói, vận chuyển, bảo quản
5.1. Ghi nhãn
Mỗi hộp bảo quản tài liệu lưu trữ phải có nhãn ghi trực tiếp trên hộp hoặc đính kèm với ít nhất các nội dung sau:
- Tên sản phẩm;
- Thông tin về nhà sản xuất hoặc nhà phân phối;
- Kích thước;
- Số hiệu tiêu chuẩn này;
- Ngày sản xuất.
5.2. Bao gói
Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ có thể bao gói trong các thùng cáctông, có thể xếp chồng các hộp lên nhau nhưng không được làm bẹp hộp
5.3. Vận chuyển
Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ có thể được vận chuyển bằng tất cả các phương tiện thích hợp. Khi vận chuyển bốc xếp tránh va đập mạnh làm ảnh hưởng đến chất lượng của hộp.
5.4. Bảo quản
Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ phải được bảo quản trong kho có mái che tránh tác động trực tiếp của mưa, nắng. Hộp có thể được xếp trên giá cách sàn và tường một khoảng cách thích hợp để không làm hộp bị ẩm, ảnh hưởng đến chất lượng.