MÃ SỐ MÃ VẠCH VẬT PHẨM - NGUYÊN TẮC ÁP DỤNG MÃ SỐ MÃ VẠCH GS1 CHO PHIẾU THANH TOÁN
Article number and bar code - Application rules of GS1 number and bar code forpayment slips
Lời nói đầu
TCVN 8468:2010 hoàn toàn phù hợp với Quy định kỹ thuật chung của tổ chức mã số mã vạch quốc tế (GS7 General Specification).
TCVN 8468:2010 do Tiểu Ban kỹ thuật tiêu chuẩn quốc gia TCVN/JTC1/SC31 Thu thập dữ liệu tự động biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố.
Lời giới thiệu
Việc sử dụng các tiêu chuẩn của Hệ thống GS1 đã dẫn đến những thay đổi lớn trong lĩnh vực bán lẻ. Họ mã vạch của Hệ thống GS1 đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc tự động hóa các điểm bán hàng, góp phần làm giảm thời gian giao dịch, làm tăng độ chính xác của dữ liệu và tạo điều kiện thuận lợi cho trao đổi dữ liệu điện tử (EDI).
Thành công này đã tác động đến các ngành công nghiệp khác và các ngành này đã đưa Hệ thống GS1 vào áp dụng trong các quá trình kinh doanh của mình.
Tiêu chuẩn này đưa ra một công cụ mã vạch hóa các nội dung trên phiếu thanh toán bằng mã số mã vạch GS1 mà các công ty thuộc khu vực công chính (ví dụ: điện, ga, nước) và các tổ chức khác muốn tự động hóa việc thanh toán đối với các dịch vụ có hóa đơn có thể sử dụng.
MÃ SỐ MÃ VẠCH VẬT PHẨM - NGUYÊN TẮC ÁP DỤNG MÃ SỐ MÃ VẠCH GS1 CHO PHIẾU THANH TOÁN
Article number and bar code - Application rules of GS1 number and bar code forpayment slips
Tiêu chuẩn này quy định các nguyên tắc áp dụng mã số mã vạch GS1 cho phiếu thanh toán được sử dụng trong môi trường mở. Tiêu chuẩn này áp dụng cho các tổ chức cung ứng dịch vụ (bên lập hóa đơn) muốn mã vạch hóa các nội dung diễn giải người đọc được trên phiếu thanh toán của mình bằng mã số mã vạch GS1.
Tiêu chuẩn này không quy định yêu cầu kỹ thuật đối với mã vạch thể hiện mã số cho phiếu thanh toán.
Các tài liệu viện dẫn sau là cần thiết cho việc áp dụng tiêu chuẩn này. Đối với các tài liệu viện dẫn ghi năm công bố thì áp dụng phiên bản được nêu. Đối với các tài liệu viện dẫn không ghi năm công bố thì áp dụng phiên bản mới nhất, bao gồm cả các sửa đổi.
TCVN 6558:2008 (ISO 4217:2008), Mã thể hiện các đồng tiền và quỹ;
TCVN 6744-1:2008 (ISO 13616:2007), Hoạt động ngân hàng và các dịch vụ tài chính có liên quan - Mã số quốc tế tài khoản ngân hàng;
TCVN 6754: 2007, Mã số mã vạch vật phẩm - số phân định ứng dụng GS1;
TCVN 6755:2008 (ISO/IEC 15417:2007), Công nghệ thông tin - Kỹthuật phân định và thu nhận dữliệu tự động - Yêu cầu kỹthuật về mã vạch 128;
TCVN 7199:2007, Phân định và thu thập dữ liệu tự động - Mã số địa điểm toàn cầu GS1 - Yêu cầu kỹ thuật.
Trong tiêu chuẩn này sử dụng các thuật ngữ và định nghĩa sau
3.1.
Phiếu thanh toán (payment slips)
Một phần của tờ hóa đơn giấy được sử dụng để tạo điều kiện thuận lợi cho việc thanh toán.
CHÚ THÍCH 1 Phiếu thanh toán thường liên quan đến rất nhiều nhu cầu thanh toán như hóa đơn tiền điện thoại, hóa đơn tiền điện và phiếu gia hạn bảo hiểm.
CHÚ THÍCH 2 Phiếu thanh toán thường do bên cung ứng dịch vụ (bên lập hóa đơn) phát hành đến khách hàng cuối cùng (người trả tiền theo hóa đơn) và thể hiện nhu cầu thanh toán. Thông thường, phiếu thanh toán phải có nội dung diễn giải người đọc được như sau:
- Thông tin chi tiết về khách hàng;
- Thông tin chi tiết về nhà cung ứng dịch vụ;
- Hóa đơn chi tiết về dịch vụ đã cung cấp;
- Mã số tham chiếu;
- Số tiền phải trả;
- Điều kiện thanh toán (vídụ: hạn thanh toán, nơi thanh toán).
3.2.
Số phân định ứng dụng (application identifier - AI)
Các số đặt trước vùng dữ liệu để phân định vùng dữ liệu đó. Mỗi Al phân định thống nhất ý nghĩa và định dạng vùng dữ liệu đứng sau nó [xem TCVN 6754:2007].
CHÚ THÍCH 1: Mỗi AI bao gồm tối đa là 4 chữ số đứng trước vùng dữ liệu mà nó phân định. Để tiết kiệm không gian, AI gồm hai chữ số được sử dụng rộng rãi hơn. Một số vùng dữ liệu có cùng 2 chữ số đầu để xác định nhóm, theo sau là chữ số thứ ba, hoặc số thứ ba hay thứ tư để phân định ứng dụng đặc biệt.
CHÚ THÍCH 2: Hai số đầu tiên quyết định độ dài của AI. Chẳng hạn, các AI bắt đầu bằng 40 khi nào cũng có độ dài là 3 chữ số: 400 đến 409.
3.3.
Mã số tài khoản ngân hàng trong nước (basic bank account number- BBAN)
Mã nhận dạng duy nhất tài khoản được các tổ chức tài chính quy định trong từng quốc gia và bao gồm nhận dạng tài khoản ngân hàng của tổ chức tài chính [xem TCVN 6744-1:2008 (ISO 13616:2007)].
3.4.
Mã số quốc tế tài khoản ngân hàng (international bank account number - IBAN)
Phiên bản mở rộng của mã số tài khoản ngân hàng trong nước (BBAN) được sử dụng trên quy mô quốc tế nhằm nhận dạng đơn nhất tài khoản riêng biệt tại một tổ chức tài chính, trong một nước cụ thể [xem TCVN 6744-1:2008 (ISO 13616:2007)).
3.5.
Mã số địa điểm toàn cầu GS1 (GS1 global location number - GLN)
Chìa khóa phân định của GS1 bao gồm mã doanh nghiệp GS1, số phân định địa điểm và số kiểm tra dùng để phân định các địa điểm tự nhiên hay các thực thể pháp lý [xem TCVN 7199:2007].
CHÚ THÍCH Thực thể pháp lý có thể là các tổ chức có tư cách pháp nhân.
4.1. Sử dụng mã vạch GS1-128 [xem TCVN 6755:2008 (ISO/IEC 15417:2007)] cho phiếu thanh toán.
4.2. Mã vạch GS1-128 không thay thế các nội dung diễn giải người đọc trên phiếu thanh toán.
5. Nguyên tắc áp dụng mã số mã vạch GS1
5.1. Áp dụng mã số địa điểm toàn cầu GLN của bên lập hóa đơn: AI (415)
5.1.1. Trên phiếu thanh toán phải áp dụng GLN của bên lập hóa đơn để phân định nhà phát hànhphiếu thanh toán. Mã số này được sử dụng như là chìa khóa để tiếp cận thông tin về bên lập hóa đơn trong cơ sở dữ liệu (thường do tổ chức nhận thanh toán đảm trách). Các phiếu thanh toán do bên lậphóa đơn phát hành trong điều kiện thanh toán như nhau phải sử dụng cùng một GLN.
5.1.2. Số phân định ứng dụng của GS1 để chỉ ra GLN của bên lập hóa đơn là AI (415).
5.1.3. Bên nhận thanh toán sử dụng GLN của bên lập hóa đơn để tham khảo các thuộc tính của hợpđồng với bên lập hóa đơn.
VÍ DỤ:
- Việc thanh toán có thể được chấp nhận hay không
- Các thông tin liên hệ của bên lập hóa đơn
- Cần làm gì khi quá hạn thanh toán
- Thỏa thuận chuyển tiền tới ngân hàng của bên lập hóa đơn
5.1.4. Phải ấn định GLN khác khi điều kiện thanh toán có sự khác biệt.
5.2. Mã số quốc tế tài khoản ngân hàng (IBAN): AI (8007)
5.2.1. Mã số phân định tài khoản ngân hàng của bên lập hóa đơn được quy định trongTCVN 6744-1:2008 (ISO 13616:2007). Mã số này được sử dụng để phân định việc cần phải gửi thanh toán đến đâu và, ở quốc gia nhận thanh toán, ngân hàng nào giữ tài khoản cho việc thanh toán quốc tế.
5.2.2. Số phân định ứng dụng của GS1 để chỉ ra mã số quốc tế tài khoản ngân hàng (IBAN) là AI (8007).
5.3. Mã số tham chiếu của phiếu thanh toán: AI (8020)
5.3.1. Các phiếu thanh toán cần được lập riêng từng cái cho bên trả thanh toán và do vậy, cần phải có mã số tham chiếu đơn nhất, đó là mã số tham chiếu của phiếu thanh toán, số phân định ứng dụng của GS1 đề chỉ ra mã số tham chiếu của phiếu thanh toán là AI (8020).
5.3.2. Các phiếu báo thanh toán cũng phải sử dụng cùng mã số tham chiếu như của phiếu gốc. Mã số tham chiếu của phiếu thanh toán, AI (8020), được cấp bởi bên lập hóa đơn và là mã số đơn nhất trong hệ thống này. Mã số tham chiếu của phiếu thanh toán, AI (8020), phải được cấp theo thứ tự kế tiếp.
5.3.3. Mã số tham chiếu của phiếu thanh toán, AI (8020), phân định đơn nhất phiếu thanh toán khi được sử dụng cùng với GLN của bên lập hóa đơn và được sử dụng để tạo thuận lợi cho việc thông báo các thông tin chi tiết về thanh toán giữa tất cả các đối tác liên quan: bên lập hóa đơn, bên phải thanh toán, bên nhận thanh toán và ngân hàng. Mã số tham chiếu của phiếu thanh toán còn được sử dụng để tiếp cận thông tin lưu giữ cục bộ.
5.4. Số tiền trả/ Khoản thanh toán: AI (390n) hoặc AI (391n)
5.4.1. Có có thể áp dụng 2 số phân định ứng dụng của GS1 để biểu thị số tiền phải trả (khoản thanh toán), đó là:
- AI (390n) = số tiền phải trả (khoản thanh toán) cho khu vực tiền tệ đơn;
- AI (391n) = số tiền phải trả (khoản thanh toán) với mã tiền tệ 3 chữ số theo TCVN 6558:2008 (ISO 4217:2008).
trong đó: n cho biết vị trí dấu thập phân.
5.4.2. Nếu số tiền phải trả (khoản thanh toán) được biểu thị bằng mã vạch thì phải sử dụng AI (391n) do mã này đảm bảo tiền tệ thanh toán có thể được xử lý tự động và được kiểm tra xác nhận bởi hệ thống. Tuy nhiên, nếu tiền tệ thanh toán được hệ thống áp dụng một cách rành mạch (không thể hiểu sai), thì có thể sử dụng AI (390n). Để tránh sự không rõ ràng, chỉ có một AI mã hóa số tiền phải trả (khoản thanh toán) là được sử dụng và tiền tệ thanh toán cần được nêu rõ dưới dạng thức người đọc được.
5.4.2. Các hệ thống quét cần có phương tiện để kiểm tra số tiền phải trả (khoản thanh toán). Tính năng này là cần thiết khi bên trả tiền thanh toán muốn trả một khoản nhỏ hơn so với tổng số tiền phải trả. Số nợ phải trả là thông tin thuộc tính và, khi được sử dụng, cần được xử lý cùng với GLN của bên lập hóa đơn.
5.5. Hạn thanh toán: AI (12)
5.5.1. Hạn thanh toán chỉ ra ngày mà bên thanh toán phải trả tiền thanh toán theo hóa đơn. Đó là một thông tin thuộc tính và, khi được sử dụng, cần được xử lý cùng với GLN của bên lập hóa đơn.
CHÚ THÍCH Nếu thể hiện bằng mã vạch thì hạn thanh toán phải được thể hiện dưới dạng YYMMDD (năm, tháng, ngày). Tuy nhiên, dữ liệu người đọc này có thể được thể hiện dưới bất kì hình thức thích hợp nào khác.
5.5.2. Số phân định ứng dụng của GS1 để chỉ thị hạn thanh toán là AI (12).
Hướng dẫn sử dụng mã vạch GS1 cho phiếu thanh toán
Khi sử dụng mã vạch GS1 cho phiếu thanh toán, cần thực hiện các bước sau:
Bước 1 Bên lập hóa đơn và bên nhận thanh toán phải thỏa thuận với nhau, trong khuôn khổ phápluật cho phép, về hệ thống/cách thức thanh toán.
Bước 2 Bên nhận thanh toán thông báo và tập huấn cho các điểm nhận thanh toán về cách thức xửlý phiếu thanh toán. GLN của bên lập hóa đơn được sử dụng để phân biệt giữa các phiếu thanh toán được chấp nhận và không được chấp nhận (hợp lệ hay không hợp lệ).
Bước 3 Bên lập hóa đơn ban hành phiếu thanh toán có mã vạch cho khách hàng (bên phải thanh toán theo hóa đơn).
Bước 4 Bên phải thanh toán theo hóa đơn nhận phiếu thanh toán và mang đến bên nhận thanh toán. Phiếu thanh toán được quét, thanh toán được thực hiện và phiếu thu được phát hành.
CHÚ THÍCH Thỏa thuận giữa bên lập hóa đơn và bên nhận thanh toán cần ghi cả hành động thích hợp khi hết hạn thanh toán.
Bước 5 Bên nhận thanh toán ghi lại tất cả các phiếu thanh toán đã nhận được có sử dụng Mã sốtham chiếu (8020) của phiếu thanh toán. Thông tin này được kiểm tra, đối chiếu và chuyển cho bên phát hành hóa đơn liên quan trực tiếp qua hệ thống ngân hàng sau thời gian đã ấn định chung, số tiền sau đó được chuyển vào tài khoản ngân hàng đã ấn định.
Bước 6 Bên lập hóa đơn cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu của mình, sử dụng Mã số tham chiếu của phiếu thanh toán, AI (8020).
CHÚ THÍCH Đây là cách đơn giản hóa và có thể không thích hợp sử dụng ở mọi quốc gia hoặc đối với thanh toán quốc tế.
Ví dụ về phiếu thanh toán sử dụng mã số mã vạch GS1
Ví dụ về phiếu thanh toán sử dụng mã số mã vạch GS1 được nêu trong Hình 1.
Hình B.1: Ví dụ về phiếu thanh toán sử dụng mã số mã vạch GS1
trong đó:
AI (415) chỉ thị GLN của bên lập hóa đơn.
Các mã số GLN được sử dụng bởi bên nhận thanh toán để phân biệt các phiếu thanh toán được chấp nhận và không được chấp nhận (hợp lệ hay không hợp lệ). Trong ví dụ này là5412345678908,
AI (12) chỉ thị hạn thanh toán.
Hạn thanh toán luôn được mã hóa dạng YYMMDD; tuy nhiên, có thể sử dụng các dạng thức khác để thể hiện phần diễn giải người đọc. Việc sử dụng hạn thanh toán là không bắt buộc (tùy chọn), nhưng nếu có sử dụng thì bên nhận thanh toán và bên lập hóa đơn cần thỏa thuận với nhau về việc cần phải làm gì khi quá hạn này. Trong ví dụ là ngày 25 tháng 04 năm 2001.
AI (3911) chỉ thị số tiền thanh toán (khoản thanh toán) bằng mã tiền tệ ISO. Theo TCVN 6558:2008 (ISO 4217:2008), “710” chỉ thị đồng tiền Rand của Nam Phi.
Khuyến cáo sử dụng mã tiền tệ ISO khi mã hóa yếu tố dữ liệu tùy chọn này. Chữ số thứ tư của AI này là chỉ số dấu thập phân. Ví dụ: số 1 chỉ có một chữ số có nghĩa sau dấu phẩy; 2 chỉ có 2 chữ số có nghĩa sau dấu phẩy. Trong ví dụ này là 12.5 Rand.
AI (8020) chỉ thị mã số tham chiếu của phiếu thanh toán.
Mã số tham chiếu của phiếu thanh toán, AI (8020), là yếu tố dữ liệu bắt buộc cho ứng dụng này. Nó được xử lý cùng với GLN của bên lập hóa đơn và đưa ra số tham chiếu đơn nhất cho tất cả mọi thông báo giữa bên thanh toán và bên lập hóa đơn. Trong ví dụ này là ABC123.
THƯ MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] GS1 General Specification (Quy định kỹ thuật chung của GS1) của tổ chức GS1 quốc tế.
MỤC LỤC
Lời nói đầu
Lời giới thiệu
1. Phạm vi áp dụng
2. Tài liệu viện dẫn
3. Thuật ngữ và định nghĩa
4. Nguyên tắc chung
5. Các nguyên tắc áp dụng mã số mã vạch GS1
Phụ lục A (tham khảo): Hướng dẫn sử dụng mã vạch GS1 cho phiếu thanh toán
Phụ lục B (tham khảo): Ví dụ về phiếu thanh toán sử dụng mã số mã vạch GS1
Thư mục tài liệu tham khảo