Công văn 611/NHNN-TT năm 2011 đăng ký chữ ký kế toán trưởng trên chứng từ giao dịch với ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ban hành

Kính gửi: Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam

Ngày 30/12/2010, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam nhận được Công văn số 6679/NHNo-TCKT của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam về việc đăng ký của chữ ký kế toán trưởng doanh nghiệp trên chứng từ giao dịch với ngân hàng. Về vấn đề này, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam có ý kiến như sau:

1. Cơ sở pháp lý về việc bố trí kế toán trong và việc sử dụng chữ ký kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán) của tổ chức trên chứng từ giao dịch với ngân hàng:

Hiện nay, việc bố trí kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán) tại đơn vị kế toán và việc sử dụng chữ ký kế toán trưởng của tổ chức trên chứng từ giao dịch với ngân hàng đã được quy định cụ thể tại các văn bản sau:

- Khoản 1, Điều 37 Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong hoạt động kinh doanh quy định: "Tất cả các đơn vị kế toán quy định lại khoản 1 Điều 2 của Nghị định này đều phải bố trí người làm kế toán trưởng, trừ Văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam, hộ kinh doanh cá thể và tổ hợp tác quy định tại điểm h, k khoản 1 Điều 2 của Nghị định này không bắt buộc phải bố trí người làm kế toán trưởng...";

- Khoản 4, phần thứ ba về chế độ chứng từ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính, quy định: "Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó";

- Khoản 2 Điều 8 Quyết định số 1789/2005/QĐ-NHNN ngày 12/12/2005 của Thống đốc NHNN ban hành Chế độ chứng từ kế toán ngân hàng cũng quy định: “Đối với chứng từ giao dịch với ngân hàng được lập bởi khách hàng là những đơn vị, tổ chức phải bố trí kế toán trưởng theo quy định của pháp luật thì trên chứng từ bắt buộc phải có đủ chữ ký của chủ tài khoản, kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký thay và dấu đơn vị (nếu là chứng từ bằng giấy)” và "Đối với chứng từ giao dịch với khách hàng được lập bởi khách hàng là cá nhân, tổ chức được pháp luật quy định không bắt buộc phải bố trí kế toán trưởng thì trên chứng từ phải có chữ ký của chủ tài khoản hoặc người được chủ tài khoản ủy quyền ký thay".

2. Về ý kiến của Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam đối với việc đăng ký mẫu chữ ký kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán) của doanh nghiệp khi mở tài khoản tiền gửi thanh toán tại ngân hàng:

Đối chiếu các nội dung trích dẫn tại điểm 1 Công văn này với phản ánh của Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam tại Công văn số 6679/NHNo-TCKT cho thấy, việc các doanh nghiệp thuộc đối tượng bắt buộc phải bố trí kế toán trưởng nhưng không đăng ký và sử dụng mẫu chữ ký kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán) khi mở tài khoản tiền gửi thanh toán tại ngân hàng là trái với quy định của pháp luật.

Bởi vậy, để đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật, khi mở tài khoản tiền gửi thanh toán cho khách hàng, Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam cần phân loại các đối tượng khách hàng để hướng dẫn thủ tục đăng ký và sử dụng các mẫu chữ ký cho phù hợp:

- Đối với các tổ chức theo quy định của pháp luật bắt buộc phải bố trí kế toán trưởng thì khi mở tài khoản tiền gửi thanh toán tại ngân hàng, các chứng từ giao dịch với ngân hàng được lập bởi khách hàng bắt buộc phải có chữ ký kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán hoặc người ủy quyền ký thay.

- Trường hợp tổ chức không thuộc đối tượng bắt buộc phải bố trí kế toán trưởng thì khi mở tài khoản tiền gửi thanh toán tại ngân hàng, phải đăng ký chữ ký của chủ tài khoản và ngân hàng cần thỏa thuận (bằng văn bản) với khách hàng về phương thức giao dịch; cách thức đăng ký, sử dụng chữ ký trên chứng từ giao dịch với ngân hàng cho phù hợp với từng đối tượng cụ thể, nhưng phải đảm bảo an toàn tài sản, không trái với các quy định của pháp luật và ngân hàng phải chịu trách nhiệm về việc thỏa thuận của mình.

Vậy, đề nghị Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam căn cứ vào các quy định của pháp luật hiện hành, nghiên cứu để hướng dẫn khách hàng thực hiện đúng.