Công văn 3998/STP-BTTP về vấn đề liên quan đến hoạt động công chứng do Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh ban hành

Kính gửi: Các tổ chức hành nghề công chứng

Để phục vụ cho hoạt động công chứng và công tác quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng, Sở Tư pháp triển khai đến các tổ chức hành nghề công chứng một số nội dung như sau:

I. Triển khai Thông tư số 11/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 6 năm 2011 của Bộ Tư pháp

Ngày 27 tháng 6 năm 2011, Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư số 11/2011/TT-BTP hướng dẫn thực hiện một số nội dung về công chứng viên, tổ chức và hoạt động công chứng, quản lý nhà nước về công chứng, có hiệu lực từ ngày 15 tháng 8 năm 2011. Sở Tư pháp đề nghị các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện nghiêm túc các quy định của Thông tư số 11/2011/TT-BTP, trong đó, chú trọng đến các vấn đề sau:

- Về bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp công chứng viên hành nghề tại các Văn phòng công chứng: Việc mua bảo hiểm cho Công chứng viên phải được duy trì trong suốt thời gian hoạt động của Văn phòng công chứng. Chậm nhất là mười ngày làm việc kể từ khi mua bảo hiểm hoặc kể từ khi thay đổi, gia hạn hợp đồng bảo hiểm, Văn phòng công chứng có trách nhiệm thông báo và gửi bản sao hợp đồng bảo hiểm, hợp đồng thay đổi, gia hạn bảo hiểm cho Sở Tư pháp.

Đến nay, qua rà soát hồ sơ quản lý, các tổ chức hành nghề công chứng sau đã hết thời hạn bảo hiểm nhưng vẫn chưa gửi bản sao hợp đồng gia hạn bảo hiểm cho Sở Tư pháp: Văn phòng công chứng Thái Dương (ngày kết thúc: 23/7/2011), Văn phòng công chứng Toàn Cầu (ngày kết thúc: 21/11/2010), Văn phòng công chứng Thủ Đức (ngày kết thúc: 06/7/2011), Văn phòng công chứng Lý Thị Như Hòa (ngày kết thúc: 31/12/2010), Văn phòng công chứng Trung Tâm (ngày kết thúc: 01/4/2011), Văn phòng công chứng Chợ Lớn (ngày kết thúc: 23/6/2011), Văn phòng công chứng Bến Thành (ngày kết thúc: 22/5/2011), Văn phòng công chứng Tân Bình (ngày kết thúc: 01/7/2011), Văn phòng công chứng Sài Gòn (ngày kết thúc: 14/6/2010).

- Về biển hiệu của tổ chức hành nghề công chứng: Biển hiệu của tổ chức hành nghề công chứng phải tuân theo các quy định của pháp luật về viết, đặt biển hiệu. Biển hiệu của tổ chức hành nghề công chứng được thực hiện theo Mẫu TP-CC-05 ban hành kèm theo Thông tư số 11/2011/TT-BTP.

Đối với các tổ chức hành nghề công chứng có biển hiệu không phù hợp theo Mẫu nêu trên phải thực hiện thay đổi lại biển hiệu trước ngày 13/10/2011.

– Việc thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác:

+ Các tổ chức hành nghề công chứng phải xây dựng biểu mức thù lao công chứng và chi phí khác, niêm yết công khai tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng và gởi về Sở Tư pháp trước ngày 01/9/2011.

+ Phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác phải được thể hiện tách bạch thành từng khoản trên hóa đơn tài chính.

– Về sổ theo dõi công việc: các tổ chức hành nghề công chứng phải lập đầy đủ các loại sổ theo quy định tại Thông tư số 11/2011/TT-BTP. Để thuận lợi cho hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin, các tổ chức hành nghề công chứng có thể xây dựng mẫu sổ trên máy vi tính, nhưng định kỳ phải in ra văn bản giấy để lưu trữ và phải ghi ngày mở sổ, ngày khóa sổ, đóng dấu giáp lai, lưu trữ và bảo quản chặt chẽ theo quy định.

– Về việc báo cáo tổ chức, hoạt động định kỳ và đột xuất:

Việc báo cáo định kỳ của các tổ chức hành nghề công chứng thực thực hiện theo quy định tại Thông tư số 08/2011/TT-BTP ngày 05 tháng 4 năm 2011 hướng dẫn một số nội dung về công tác thống kê của ngành Tư pháp và Thông tư số 11/2011/TT-BTP nêu trên của Bộ Tư pháp, cụ thể như sau:

+ Về thời hạn gởi báo cáo:

* Báo cáo 6 tháng: các tổ chức hành nghề công chứng gửi báo cáo về Sở Tư pháp trước ngày 07 tháng 4 hàng năm;

* Báo cáo năm: các tổ chức hành nghề công chứng gửi báo cáo về Sở Tư pháp trước ngày 07 tháng 10 hàng năm.

+ Thống kê số liệu:

* Báo cáo 6 tháng: lấy số liệu tính từ ngày 01 tháng 10 năm trước đến ngày 31 tháng 3 năm sau;

* Báo cáo năm: lấy số liệu tính từ ngày 01 tháng 10 năm trước đến ngày 30 tháng 9 năm sau.

+ Về nội dung báo cáo: theo Mẫu số 20a/BTP/BTTP/CC ban hành kèm theo Thông tư số 08/2011/TT-BTP (số liệu) và Mẫu TP-CC-06 ban hành kèm theo Thông tư số 11/2011/TT-BTP.

II. Một số lưu ý liên quan đến hoạt động công chứng

Để giảm thiểu các rủi ro cho người dân và để hoạt động công chứng trên địa bàn chặt chẽ hơn, Sở Tư pháp đề nghị các tổ chức hành nghề công chứng nghiêm chỉnh thực hiện một số nội dung sau:

- Khi chứng nhận Hợp đồng hủy bỏ, chấm dứt hay sửa đổi, bổ sung những nội dung quan trọng của Hợp ủy quyền, tổ chức hành nghề công chứng phải thông tin ngay cho Phòng Bổ trợ tư pháp – Sở Tư pháp để lưu ý trên mạng ngăn chặn của Sở (thông tin cần có các nội dung chính: số, ngày hợp đồng ủy quyền, hợp đồng hủy bỏ hay chấm dứt hợp đồng ủy quyền, địa chỉ tài sản có liên quan, nội dung thay đổi liên quan đến quyền nghĩa vụ các bên).

- Khi cấp bản sao văn bản công chứng đã bị hủy bỏ, chấm dứt, sửa đổi, bổ sung các tổ chức hành nghề công chứng cần lưu ý ghi chú trên bản gốc văn bản công chứng và bản sao phát hành cho người yêu cầu (đóng dấu vào góc trên bên trái của bản gốc đã bị hủy bỏ, chấm dứt hay sửa đổi, bổ sung nội dung “Đã bị hủy bỏ”, “Đã bị chấm dứt” hoặc “Đã được sửa đổi, bổ sung”).

- Khi đối chiếu bản chính với bản sao các giấy tờ lưu trong hồ sơ công chứng, công chứng viên và cán bộ nghiệp vụ phải thể hiện việc đã đối chiếu bản chính (đóng dấu đối chiếu bản chính, ghi họ tên người đối chiếu, ngày đối chiếu).

(Kèm các biểu mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 11/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 6 năm 2011 và Thông tư số 08/2011/TT-BTP ngày 05 tháng 4 năm 2011 của Bộ Tư pháp)./.