Công văn 3648/STP-BTTP hướng dẫn lập “Sổ nhật ký tập sự hành nghề công chứng” do Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh ban hành

Kính gửi: Các tổ chức hành nghề công chứng

Nhằm nâng cao chất lượng tập sự hành nghề công chứng, từ đó góp phần nâng cao chất lượng hoạt động công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng của Thành phố, Sở Tư pháp đề nghị các tổ chức hành nghề công chứng hướng dẫn người tập sự hành nghề công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng của mình lập “Sổ nhật ký tập sự hành nghề công chứng” (kể cả những người hiện đang tập sự).

Người tập sự hành nghề công chứng phải ghi chép đầy đủ các nội dung trong “Sổ nhật ký tập sự hành nghề công chứng”; Công chứng viên hướng dẫn tập sự phải nhận xét việc tập sự hành nghề công chứng trong sổ nhật ký tập sự.

Hết thời gian tập sự, người tập sự hành nghề công chứng nộp báo cáo kết quả tập sự kèm “Sổ nhật ký tập sự hành nghề công chứng” về Sở Tư pháp theo quy định. Sổ nhật ký tập sự sẽ là một trong các cơ sở để đánh giá kết quả tập sự cũng như việc đề nghị bổ nhiệm công chứng viên.

(Kèm mẫu “Sổ nhật ký tập sự hành nghề công chứng”)./.

SỔ NHẬT KÝ TẬP SỰ HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

Tổ chức hành nghề công chứng:…………………………….

Người tập sự hành nghề công chứng:……………………….

Công chứng viên hướng dẫn tập sự:…………………………

Đăng ký tập sự ngày:..………………………………………

Thời gian tập sự: từ ngày…………….đến ngày………….....

(trang bìa)

Hướng dẫn cách ghi:

(2) Ghi từng ngày tập sự.

(3) Ghi chi tiết công việc được giao, thực hiện từng ngày.

Ví dụ: ngày 02/3/2011: nghiên cứu yêu cầu công chứng hồ sơ mua bán nhà ở…

(4) Ghi cụ thể kết quả cần thực hiện, thời gian công chứng viên giao thực hiện.

Ví dụ: đối với nghiên cứu yêu cầu công chứng hồ sơ mua bán nhà ở: kết quả cần thực hiện là kiểm tra hồ sơ do người yêu cầu công chứng đã nộp gồm những giấy tờ gì, trên cơ sở đó tham mưu cho công chứng viên cần yêu cầu bổ túc loại hồ sơ, giấy tờ gì, thực hiện từ ngày… đến hết ngày….

(5) Ghi kết quả mà người tập sự báo cáo cho công chứng viên hướng dẫn.

Ví dụ: Tờ trình công chứng viên về các loại giấy tờ mà người yêu cầu công chứng phải bổ sung, ghi rõ căn cứ pháp lý, lý do của việc yêu cầu bổ sung.

(6) Ghi các vấn đề cần lưu ý hay có phát sinh khi thực hiện công việc.

(7) Ghi nhận xét đánh giá của công chứng viên hướng dẫn về kết quả thực hiện công việc được giao của người tập sự (nhận xét theo từng tháng, khi kết thúc thời gian tập sự thì phải có nhận xét chung cho cả quá trình tập sự), tập trung vào các nội dung: chất lượng công việc, ý thức kỷ luật, việc bảo đảm thời hạn và mức độ hoàn thành công việc, kỹ năng hành nghề công chứng, việc tuân thủ quy tắc đạo đức hành nghề công chứng...