Chỉ thị 06/1999/CT-BYT về tăng cường công tác lưu trữ do Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành

CHỈ THỊ

VỀ TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Thi hành Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia của Hội đồng Nhà nước công bố ngày 30/11/1982, Nghị định 142/CP ngày 23/9/1963 của Hội đồng Chính phủ ban hành Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ, Chỉ thị số 726/TTg ngày 04/9/1997 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới và Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24/01/1998 của Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ về hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở cơ quan Nhà nước các cấp; để tăng cường quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong lĩnh vực Y tế, Bộ trưởng Bộ Y tế chỉ thị cho các Vụ, Văn phòng, Thanh tra Bộ Y tế, Cục Quản lý Dược Việt Nam, Cục Quản lý chất lượng - Vệ sinh an toàn thực phẩm và các đơn vị trực thuộc Bộ Y tế (sau đây gọi tắt là các đơn vị) thực hiện một số yêu cầu sau:

1. Tổ chức thực hiện tốt các nghiệp vụ về công tác lưu trữ như: Phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, thu thập, chỉnh lý, bổ sung tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ của đơn vị; bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ trong mọi tình huống, kho lưu trữ phải cao ráo thoáng khí, trang bị đủ các phương tiện, thiết bị kỹ thuật, dụng cụ phòng cháy chữa cháy, các hoá chất chống nấm mốc, mối mọt cho kho lưu trữ.

2. Phải đảm bảo ổn định tổ chức bộ máy, bố trí nhân sự đủ về số lượng theo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch cán bộ, công chức ngành lưu trữ ở các đơn vị

3. Cán bộ, công chức làm công tác quản lý Nhà nước hoặc các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ phải lập hồ sơ công việc mình đã làm, cuối mỗi năm phải kiểm lại các hồ sơ công việc đã hoàn thành và đem nộp cho phòng, kho lưu trữ của đơn vị kèm theo danh sách hồ sơ, tài liệu đang giữ lại để theo dõi nghiên cứu khai thác tiếp cho công việc.

4. Không được tự ý tiêu huỷ công văn tài liệu: Tài liệu, công văn phải qua chỉnh lý, xác định giá trị, khi muốn tiêu huỷ phải báo cáo cơ quan quản lý Nhà nước cấp trên và chỉ sau khi được phép của cơ quan có thẩm quyền mới tiến hành tiêu huỷ tài liệu lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước.

Văn phòng Bộ Y tế chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các yêu cầu nêu trên.

Nhận được Chỉ thị này, đề nghị các đơn vị triển khai ngay và báo cáo kết quả thực hiện những vướng mắc nảy sinh (nếu có) về Bộ Y tế (Văn phòng) để nghiên cứu và giải quyết.