Thông tư 01-TC/HCP năm 1959 về việc thống nhất mẫu sổ lương do Bộ Tài Chính ban hành.

THÔNG TƯ

VỀ VIỆC THỐNG NHẤT MẪU SỔ LƯƠNG

BỘ  TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH

Kính gửi: Các đơn vị dự toán cấp trung ương.

Cho đến nay mỗi nơi lập sổ lương bổng một khác, không có mẫu mực thống nhất. Cách làm cũng mỗi nơi một khác: nơi thì đánh máy sẵn thành nhiều bản dùng làm nhiều tháng, nếu cần thì sửa chữa thêm bớt,nơi thì hàng tháng phải viết tay tốn rất nhiều thì giờ.

Đặc biệt là rất ít nơi lập “Sổ thống kê theo dõi lương bổng” của tất cả nhân viên của cơ quan hoặc “Phiếu kiểm soát lương bổng cá nhân”, nên không nắm được chắc chắn số người lĩnh lương ở cơ quan, hoặc khi cần làm truy lĩnh lương thiếu hay truy nộp lương lĩnh thừa cho một số cán bộ nào đó cũng bị lúng túng vì phải tra cứu nhiều tài liệu.

Đứng trước tình hình ấy, Bộ Tài chính nhận thấy cần phải thống nhất cách lập sở lương bổng của cán bộ nhân viên nhằm đạt các mục đích sau đây:

1) Kiểm soát dễ dàng số lương và phụ cấp của mỗi cán bộ, đối chiếu dễ dàng tháng trước với tháng sau để phát hiện chênh lệch, đồng thời nắm được chắc chắn tổng số cán bộ trong biên chế của cơ quan lĩnh lương và phụ cấp hàng tháng.

2) Giảm bớt thì giờ trong việc làm lương hàng tháng. Hàng tháng không phải đánh máy hoặc viết tay sổ lương.

3) Tiết kiệm số lượng giấy để lập sổ lương.

Vậy Bộ Tài chính xin đề nghị lập một sổ lương và phụ cấp dùng luôn trong một năm. Sổ lương này mở như một quyển sách, mỗi tháng một trang. Hàng tháng không viết lại các cột “Họ tên”, “Bậc lương”, “Số con được hưởng trợ cấp”.

Kèm theo đây mẫu sổ lương và bảng lương dẫn cách sử dụng sổ lương đó. Sổ lương này thay thế cho “Sổ thống kê theo dõi lương bổng của cơ quan” và “Phiếu kiểm soát lương bổng cá nhân”.

Sổ lương không phải kèm theo quyết toán hàng tháng. Khi nào cần nghiên cứu, cơ quan Tài chính sẽ cử cán bộ đến xem tại chỗ hoặc mượn xem xong rồi trả lại.

Bộ Tài chính trân trọng yêu cầu các đơn vị nghiên cứu và nếu thấy thuận lợi thì cho áp dụng ngay. Đơn vị nào có sáng kiến có thể giản đơn được hơn nữa và đạt được các mục đích trên đây, cho Bộ Tài chính biết để kịp thời phổ biến đi nơi khác.

BẢN HƯỚNG DẪN

(Cách sử dụng sổ lương và phụ cấp của cán bộ (theo thang lương chung) thi hành trong 12 tháng

1) Tháng nào có thêm cán bộ, thì tiếp tục ghi thêm tên vào danh sách, nhưng cần chú ý: về những tháng không trả lương thì gạch ngang một dòng vào các cột lương và phụ cấp. Tháng nào bớt cán bộ, thì gạch ngang một dòng vào các cột lương và phụ cấp từ tháng đó trở đi (chú ý: không gạch bỏ tên).

Thêm hay bớt cán bộ đều phải ghi cú rõ trong cột “Chú thích”.

Xin chú ý: Cột “số thứ tự” ở đầu sổ lương, đối với đơn vị nào mà biên chế thay đổi luôn, sẽ mất tác dụng. Vậy muốn biết tổng số người lĩnh lương trong tháng, đành phải đếm ở số cột “Lương và phụ cấp hàng tháng”.

2) Nếu có sự thay đổi ảnh hưởng đến lương bổng (về ngạch bậc), về số con được hưởng trợ cấp hoặc về khu vực lương…thì giải thích ở cột “Chú thích” lý do thay đổi, đồng thời triết tính cụ thể số tiền được lĩnh.

3) Số cột trong sổ lương có thể tùy mỗi đơn vị thêm bớt. Thí dụ: nơi nào có cán bộ hưởng phụ cấp đặc biệt về lương thì có thể mở thêm một cột để ghi khoản đó. Nơi nào có rất ít cán bộ ở trong tập thể cơ quan thì có thể không cần mở cột “trừ tiền nhà, điện nước”.

4) Cuối mỗi tháng phải kết toán sổ lương là bao nhiêu tiền (chú ý ghi số tiền được lĩnh chưa trừ nợ ở cột 8) và trả cho bao nhiêu cán bộ. Sau đó Phụ trách kế toán, Phụ trách tổ chức cán bộ và Thủ trưởng cơ quan cùng ký và đóng dấu. Phụ trách tổ chức cán bộ của cơ quan phải ký sổ lương để xác nhận đúng số người trong biên chế của cơ quan.

5) Mỗi Vụ, Sở hay bộ phận công tác… nên lập một sổ lương riêng để việc trả tiền được dễ dàng mau chóng (kinh nghiệm nhiều nơi cho biết việc trả lương có thể giải quyết nhanh chóng bằng cách chuyển tiền cho từng bộ môn nhận và trả hộ thủ quỹ). Ngoài ra cần lập một bảng Tổng hợp chung cho toàn thể cơ quan để biết rõ tổng số lương và phụ cấp phải trả và tổng số người được lĩnh lương.

Kế toán là ………………. đồng, trả cho ……………………. cán bộ

Chú thích:

1.  Sổ này mở như quyển sách, gáy đóng vào khoảng giữa hai cột 10 và 11; mở sang hai bên: bên phải vừa hết cột 15 (tức là:  cột “Chú thích”, bên trái vừa hết cột 5 (tức là cột: “Lương chính bản thân”).

Chú ý:

a) Cần chia các cột cho khéo dể gáy quyển sách vào đúng giữa hai khe hai cột 10 và 11, và khi mở ra hai bên thì trang giấy vừa khít cột 5 và cột 15, không thừa và cũng không thiếu.

b) Chỉ riêng tờ thứ nhất mới cần đóng giấy khổ rộng để ghi các cột 1, 2, 3 và 4 (ghi một lần dùng luôn trong 12 tháng) còn các tờ khác thì đóng giấy khổ hẹp để ghi từ cột 5 đến cột 15.

2. Một sổ lương chỉ cần đóng 6 tờ giấy là đủ dùng trong 12 tháng.

3. Một đơn vị có nhiều cán bộ không ghi hết vào trang thứ nhất (trang này dành cho tháng giêng) (Thí dụ: đơn vị có 45 người nhưng chỉ mới ghi được có 25 người), thì sổ lương cần đóng thêm 6 tờ giấy nữa (tổng cộng 12 tờ) để tiếp tục ghi nốt số cán bộ còn lại từ người thứ 26 đến thứ 45.

Chú ý:

a) Người thứ 26 sẽ ghi vào tờ thứ 13 vì tờ 12 tờ đầu phải dành cho 12 tháng cho số cán bộ từ 1 đến 25 rồi.

b) Trên tờ thứ 13, sẽ ghi “tháng giêng (tiếp theo)”.

c) Tờ thứ 13 phải mở rộng như tờ thứ nhất để ghi danh sách cán bộ (số thứ tự, họ và tên, ngạch bậc,  số con được hưởng trợ cấp).

d) Tờ thứ 14 trở đi, vì không phải ghi danh sách cán bộ, nên chỉ cần làm hẹp, để ghi các con số từ cột 5 trở đi.