Quyết định 63/1999/QĐ-UB về Quy chế quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và quan hệ công tác của Trung tâm Lưu trữ và Tin học tỉnh Bạc Liêu

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ QUY ĐỊNH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ QUAN HỆ CÔNG TÁC CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ VÀ TIN HỌC TỈNH

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẠC LIÊU

- Căn cứ Luật tổ chức HĐND & UBND (sửa đổi) ngày 21/6/1994

- Căn cứ Quyết định số 306/QĐ-UB ngày 19/4/1999 của UBND tỉnh Bạc Liêu về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ và Tin học tỉnh.

- Xét đề nghị của Chánh Văn phòng HĐND-UBND tỉnh và Trưởng Ban tổ chức chính quyền tỉnh.

QUYẾT ĐỊNH

Điều I: Nay ban hành kèm theo quyết định này: “Quy chế quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và quan hệ công tác của Trung tâm Lưu trữ và Tin học tỉnh”.

Điều II: Chánh Văn phòng HĐND và UBND tỉnh, Trưởng ban tổ chức chính quyền, Giám đốc Trung Lưu trữ và Tin học, Thủ trưởng các ngành, đơn vị có liên quan và Chủ tịch UBND các huyện, thị xã căn cứ quyết định thi hành.

Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

QUY CHẾ

QUY ĐỊNH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ VÀ TIN HỌC TỈNH
(Ban hành kèm theo quyết định số: 63/1999/QĐ-UB ngày 11/8/1999 của UBND tỉnh Bạc Liêu.

Chương I

VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA TRUNG TÂM

Điều I: Vị trí, chức năng.

1. Trung tâm Lưu trữ và Tin học tỉnh là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Văn phòng HĐND - UBND tỉnh có chức năng giúp UBND tỉnh và Văn phòng HĐND - UBND tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và tin học bao gồm: Tài liệu lưu trữ, dữ liệu lưu trữ, quản lý mạng tin học thuộc chương trình quốc gia về công nghệ thông tin trên địa bàn tỉnh.

2. Trung tâm Lưu trữ và Tin học tỉnh là đơn vị sự nghiệp phi lợi nhuận có con dấu và tài khoản riêng để giao dịch.

Điều II: Nhiệm vụ về công tác lưu trữ:

1. Căn cứ vào các quy định của nhà nước về công tác lưu trữ, soạn thảo các văn bản quản lý về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh để Văn phòng HĐND - UBND tỉnh trình UBND tỉnh ban hành.

2. Hướng dẫn các sở, ban, ngành tỉnh và các huyện, thị thực hiện thống nhất các chế độ, quy định, nguyên tắc về quản lý công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ.

3. Căn cứ vào hướng dẫn của Cục Lưu trữ nhà nước và sự chỉ đạo của UBND tỉnh, xây dựng kế hoạch hàng năm về công tác Lưu trữ và Tin học để Văn phòng HĐND - UBND tỉnh trình UBND tỉnh xem xét quyết định. Đồng thời Trung tâm có trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra đôn đốc việc thực hiện của các sở, ban, ngành cấp tỉnh và UBND huyện, thị.

4. Lập kế hoạch hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc phân loại, lập hồ sơ tài liệu lưu trữ của các đơn vị, địa phương để nộp vào Trung tâm Lưu trữ và Tin học tỉnh.

5. Hàng năm theo định kỳ xử lý sắp xếp các loại hồ sơ, xác định tài liệu và phông lưu trữ theo đúng qui định bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ và Tin học tỉnh; đối với tài liệu hết giá trị sử dụng làm thủ tục tiêu hủy theo qui định.

6. Thường xuyên tu bổ, phục chế các tài liệu xuống cấp, có nguy cơ bị hư hỏng. Từng bước nâng cao chất lượng thành phần thông tin, tài liệu trong các phông lưu trữ theo hướng dẫn của Cục Lưu trữ nhà nước.

7. Xây dựng quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ và Tin học tỉnh, lập danh mục các loại tài liệu (tài liệu mật, tài liệu hạn chế sử dụng, tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi) theo đúng qui chế bảo vệ bí mật Nhà nước để phục vụ các cơ quan đơn vị khi có yêu cầu.

8. Hằng năm có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ của tỉnh.

9. Có trách nhiệm giúp Văn phòng HĐND - UBND tỉnh báo cáo kết quả hoạt động lưu trữ hàng năm về Cục Lưu trữ Nhà nước và UBND tỉnh.

Điều III: Nhiệm vụ về công tác tin học

1. Căn cứ vào dự án ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin của tỉnh; Trung tâm Lưu trữ và Tin học phối hợp cùng các cơ quan chức năng có liên quan lập kế hoạch cụ thể theo từng giai đoạn của dự án trình Ban quản lý dự án phê duyệt và triển khai tổ chức thực hiện.

2. Quản lý chặt chẽ việc sử dụng các trang thiết bị chương trình công nghệ thông tin của tỉnh, kiểm tra điều hành các nghiệp vụ thông tin trên mạng, kịp thời thông tin phục vụ cho công tác lãnh đạo, điều hành của UBND tỉnh, gửi các văn bản báo cáo của UBND tỉnh về Văn phòng Chính phủ và cập nhật công báo của Chính phủ, Bộ, Ngành Trung ương về UBND tỉnh.

3. Trung tâm làm nhiệm vụ quản trị hệ thống của mạng diện rộng như: quản lý mạng LAN tại Văn phòng, quản lý đường cáp mạng và các trang thiết bị tin học của các mạng LAN thành viên tham gia vào mạng diện rộng của tỉnh. Đảm bảo hoạt động thông suốt, an toàn, bảo mật các thông tin truyền dẫn trong mạng giữa các máy chủ của mạng diện rộng với các mạng LAN thành viên. Quản lý quyền truy nhập của các mạng LAN thành viên, quản lý các phần mềm hệ thống và các phần mềm dùng chung.

4. Lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác tin học theo dự án công nghệ thông tin của tỉnh, từng bước nâng cao năng lực quản lý chuyên môn cho cán bộ lãnh đạo và cán bộ chuyên trách về lĩnh vực công nghệ thông tin trong toàn tỉnh.

Điều IV: Quyền hạn:

1. Có kế hoạch xây dựng trụ sở làm việc của trung tâm và hệ thống kho bảo quản tài liệu lưu trữ theo đúng hướng dẫn của Cục Lưu trữ nhà nước. Dự toán mua sắm trang thiết bị bảo quản an toàn kho và tài liệu lưu trữ. Thực hiện đầy đủ chế độ phòng cháy, chữa cháy, phòng gian, bảo mật đối với kho tàng, tài liệu lưu trữ.

2. Trung tâm là đầu mối quản lý chung các trang thiết bị công nghệ thông tin và hệ thống mạng diện rộng của tỉnh. Quản trị cơ sở dữ liệu: phân quyền quản lý cơ sở dữ liệu trên mạng diện rộng của tỉnh như cập nhật, bổ sung mới dữ liệu; thiết kế sửa đổi cấu trúc cơ sở dữ liệu theo cấp quản lý, lập kế hoạch bảo trì các trang thiết bị, thực hiện thay thế bổ sung, thay đổi vị trí lắp đặt các trang thiết bị trên mạng khi có nhu cầu, phân quyền khai thác dữ liệu cho các đối tượng, bảo mật và sao lưu tài liệu... theo đúng quy định của nhà nước.

3. Được quyền ký hợp đồng với các đơn vị trong và ngoài tỉnh về công tác lưu trữ và tin học đảm bảo thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao.

4. Xây dựng phương án các dịch vụ như: Photocopy tài liệu và phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ, thiết kế mạng, cài đặt phần mềm, sửa chữa, nâng cấp trang thiết bị máy tính, đánh máy, theo nhu cầu của các cơ quan, đơn vị trong và ngoài tỉnh.

5. Lập dự toán kinh phí chi cho hoạt động quản lý nhà nước và hoạt động sự nghiệp lưu trữ, tin học hằng năm theo khoản mục chi của ngân sách.

Chương II

VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ MỐI QUAN HỆ LÀM VIỆC

Điều V: Cơ cấu tổ chức

Trung tâm Lưu trữ và Tin học tỉnh có cơ cấu tổ chức như sau:

- Giám đốc phụ trách chung, lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của trung tâm theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn ở các điều I, II, III, IV trong quy chế này.

- Giúp việc cho Giám đốc có một Phó giám đốc.

- Các bộ phận chuyên môn giúp việc:

+ Bộ phận quản lý nghiệp vụ lưu trữ

+ Bộ phận quản lý kho tài liệu lưu trữ

+ Bộ phận quản trị mạng tin học.

+ Bộ phận chuyên môn kỹ thuật về công nghệ thông tin của tỉnh.

- Biên chế của trung tâm có tối thiểu là 05 người có trình độ nghiệp vụ về lưu trữ và tin học từ trung học trở lên khi cần thiết sẽ được bổ sung cán bộ nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ.

Điều VI: Quan hệ giữa Giám đốc Trung tâm Lưu trữ và Tin học với Văn phòng HĐND - UBND tỉnh.

- Giám đốc Trung tâm Lưu trữ và Tin học chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Chánh văn phòng HĐND - UBND tỉnh và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Trung tâm; Sắp xếp, tổ chức bộ máy của trung tâm theo hướng tinh gọn, hiệu quả đảm bảo phục vụ tốt sự điều hành của UBND tỉnh và lãnh đạoVăn phòng về công tác lưu trữ và tin học trên địa bàn tỉnh.

- Trung tâm Lưu trữ và Tin học tỉnh có mối quan hệ chặt chẽ về nghiệp vụ với các bộ phận làm công tác văn thư, lưu trữ và tin học ở các sở, ban, ngành, đoàn thể và huyện, thị trong tỉnh. Trung tâm có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra và giúp các bộ phận chuyên môn thực hiện tốt các quy định, hướng dẫn về nghiệp vụ lưu trữ và tin học của nhà nước.

Điều VII: Mối quan hệ giữa Trung tâm Lưu trữ và Tin học tỉnh với Cục Lưu trữ nhà nước, Trung tâm ứng dụng và chuyển giao khoa học công nghệ của tỉnh.

- Trung tâm Lưu trữ và Tin học tỉnh chịu sự chỉ đạo về chuyên môn nghiệp vụ của Cục Lưu trữ nhà nước, thường xuyên quan hệ với Cục Lưu trữ nhà nước nắm bắt kịp thời những quy định, hướng dẫn về nghiệp vụ và các thông tin cần thiết giúp Văn phòng HĐND - UBND tỉnh triển khai thực hiện trong toàn tỉnh.

- Kết hợp với Trung tâm ứng dụng và chuyển giao khoa học công nghệ của tỉnh lập kế hoạch đào tạo cán bộ công chức quản lý và sử dụng mạng tin học thuộc dự án công nghệ thông tin của tỉnh; Tổ chức các dịch vụ về tin học.

Điều VIII: Mối quan hệ giữa Giám đốc Trung tâm với Văn phòng UBND huyện, thị xã và văn phòng các Sở, Ban, Ngành, đoàn thể.

- Trung tâm có nhiệm vụ hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác lưu trữ và tin học cho cán bộ, công chức làm công tác Lưu trữ và tin học ở các Sở, Ban, Ngành, Đoàn thể và huyện, thị trong tỉnh.

Chương III

ĐIỀU KHOẢN THỰC HIỆN

Điều IX: Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ký. Các quy định trước đây trái với quy chế này đều bãi bỏ.