Công văn 8214/BTP-HCTP năm 2012 hướng dẫn nghiệp vụ về hộ tịch và chứng thực do Bộ Tư pháp ban hành

Kính gửi: Sở Tư pháp thành phố Hà Nội

Bộ Tư pháp nhận được Công văn số 1413/STP-HCTP về việc xin ý kiến hướng dẫn nghiệp vụ về hộ tịch và chứng thực của Sở Tư pháp thành phố Hà Nội, về việc này, Bộ Tư pháp có ý kiến như sau:

1. Về thẩm quyền chứng thực bản sao giấy tờ, văn bản song ngữ

Nghị định số 04/2012/NĐ-CP ngày 20/01/2012 của Chính phủ - sửa đổi, bổ sung Điều 5 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký - đã quy định rõ: Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài và giấy tờ, văn bản song ngữ thuộc về Phòng Tư pháp cấp huyện.

Theo quy định tại khoản 2 Điều 81 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008 thì các quy định tại điểm a, điểm b khoản 1 Điều 5 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP hết hiệu lực vì được thay thế bởi Nghị định số 04/2012/NĐ-CP; do vậy, các quy định hướng dẫn của Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008 của Bộ Tư pháp liên quan đến việc chứng thực bản sao giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài và giấy tờ, văn bản song ngữ (hướng dẫn thực hiện điểm a, điểm b khoản 1 Điều 5 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP) đương nhiên hết hiệu lực thi hành. Kể từ ngày 5/3/2012, việc chứng thực bản sao các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài và giấy tờ, văn bản song ngữ thực hiện thống nhất theo quy định của Nghị định số 04/2012/NĐ-CP.

2. Về việc xác định văn bản song ngữ

Pháp luật hiện hành chưa có quy định thế nào là “Văn bản song ngữ”. Tuy nhiên, tham khảo trong Từ điển Tiếng Việt và thực tế cho thấy, văn bản song ngữ là văn bản được thể hiện bằng hai ngôn ngữ. Nhưng để thực hiện chứng thực theo quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP thì bắt buộc phải có một ngôn ngữ là tiếng Việt (Ví dụ: văn bản song ngữ Việt - Anh, Việt - Pháp, Việt - Đức…).

3. Về việc chứng thực giấy ủy quyền

Nhằm tạo thuận lợi cho công dân khi thực hiện một số việc dân sự đơn giản thì không nhất thiết phải làm hợp đồng ủy quyền, mà có thể làm giấy ủy quyền có chứng thực chữ ký của Ủy ban nhân dân cấp xã. Ví dụ: Ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký hộ tịch, nhận bưu phẩm, lấy hộ giấy tờ, lĩnh hộ lương hưu hoặc nhận giúp tài sản có giá trị nhỏ…, Ủy ban nhân dân cấp xã có thể chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền theo quy định tại Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.

4 Về đăng ký lại việc sinh

Theo quy định tại Điều 46 của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 về đăng ký và quản lý hộ tịch thì việc sinh đã được đăng ký, nhưng sổ hộ tịch và bản chính Giấy khai sinh đã bị mất hoặc hư hỏng không sử dụng được, thì được đăng ký lại.

Trong quá trình giải quyết yêu cầu đăng ký lại việc sinh, nếu xác minh được Sổ đăng ký khai sinh còn được lưu thì cơ quan đăng ký hộ tịch hướng dẫn đương sự về nơi lưu trữ Sổ đăng ký khai sinh để làm thủ tục cấp lại bản chính Giấy khai sinh; trường hợp đương sự đã thực hiện đăng ký lại việc sinh, sau đó mới tìm thấy Sổ đăng ký khai sinh, thì phải thu hồi và hủy Giấy khai sinh đã cấp theo thủ tục đăng ký lại, sau đó căn cứ vào Sổ đăng ký khai sinh đang lưu trữ để cấp lại bản chính Giấy khai sinh.

5. Về việc nhận cha, mẹ, con

Theo quy định tại khoản 8 Điều 1 của Nghị định số 06/2012/NĐ-CP ngày 02/2/2012 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về hộ tịch, hôn nhân gia đình và chứng thực, thì: “Việc nhận cha, mẹ, con theo quy định tại Mục này được thực hiện, nếu bên nhận, bên được nhận là cha, mẹ, con còn sống vào thời điểm đăng ký nhận cha, mẹ, con và việc nhận cha, mẹ, con là tự nguyện và không có tranh chấp giữa những người có quyền và lợi ích liên quan đến việc nhận cha, mẹ, con”.

Hiện nay chưa có hướng dẫn “những người có quyền và lợi ích liên quan” đến việc nhận cha, mẹ, con gồm những ai. Nhưng từ quy định trên thì hiểu rằng, trước hết phải gồm các bên liên quan trực tiếp đến việc nhận cha, mẹ, con như: người nhận hoặc được nhận là cha, người nhận hoặc được nhận là mẹ, người nhận hoặc được nhận là con (ba bên cha - mẹ - con). Quan trọng nhất là phải có sự tự nguyện, không có tranh chấp giữa những người này. Đồng thời, pháp luật cũng không quy định bắt buộc phải có ý kiến đồng ý của những người liên quan khác (thuộc hàng thừa kế thứ nhất).

Tuy nhiên, trong quá trình giải quyết việc đăng ký nhận cha, mẹ, con nếu có tranh chấp giữa những người thuộc hàng thừa kế thứ nhất của cha, mẹ, con, tức là những người có quyền, lợi ích liên quan khác, thì việc nhận cha, mẹ, con theo quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và Nghị định số 06/2012/NĐ-CP cũng không thực hiện được.

Trên đây là ý kiến của Bộ Tư pháp giải đáp những vướng mắc về nghiệp vụ chứng thực, hộ tịch mà Sở Tư pháp nêu tại Công văn số 1413/STP-HCTP. Đối với vướng mắc tại điểm 3 Mục II liên quan đến thay đổi phần khai về cha, mẹ của con nuôi, Bộ Tư pháp sẽ hướng dẫn riêng.