Công văn 7440/SNV-QLVTLT năm 2025 quản lý kho và tài liệu lưu trữ của Ủy ban nhân dân phường, xã, đặc khu trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh

Kính gửi: Ủy ban nhân dân phường, xã, đặc khu

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 21 tháng 6 năm 2024;

Căn cứ Nghị quyết số 190/NQ-CP ngày 22 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ về con dấu của cơ quan, chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

Căn cứ Thông tư số 10/2025/TT-BNV ngày 19 tháng 6 năm 2025 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và lĩnh vực nội vụ của phòng chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

Căn cứ Công văn số 1357/CVT&LTNN-NV ngày 12 tháng 9 năm 2025 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp xã;

Theo kết quả tổng hợp những kiến nghị, khó khăn, vướng mắc của các cơ quan, tổ chức trong quá trình thực hiện Luật Lưu trữ năm 2024 và các văn bản liên quan, Sở Nội vụ hướng dẫn công tác quản lý kho và tài liệu lưu trữ của Ủy ban nhân dân phường, xã, đặc khu như sau:

1. Quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trước ngày 01 tháng 7 năm 2025

- Tại khoản 14 Điều 4 Thông tư số 10/2025/TT-BNV, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Văn hóa - Xã hội về văn thư, lưu trữ nhà nước như sau:

“Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã:

a) Kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi quản lý;

b) Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo quy định;

c) Làm đầu mối nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp xã vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh theo quy định.”.

Theo đó, Phòng Văn hóa - Xã hội có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân phường, xã, đặc khu thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ, không có chức năng quản lý tài liệu lưu trữ của Ủy ban nhân dân phường, xã, đặc khu.

- Tại điểm b khoản 1 Điều 59 Luật Lưu trữ năm 2024, quy định:

“1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, có trách nhiệm sau đây:

...

b) Chỉ đạo việc số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; quản lý tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và tổ chức thực hiện lưu trữ theo quy định của pháp luật.”.

Từ quy định trên, Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường, xã, đặc khu chịu trách nhiệm chỉ đạo quản lý tài liệu lưu trữ hình thành tại Ủy ban nhân dân phường, xã, đặc khu; tổ chức thực hiện việc bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý.

- Theo Công văn số 1357/CVT&LTNN-NV, hướng dẫn:

“Phòng Văn hóa - Xã hội có chức năng tham mưu, giúp UBND cấp xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; không có chức năng quản lý toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của UBND cấp xã. Mỗi phòng chuyên môn tổ chức lưu trữ hiện hành riêng, không tập trung tài liệu về kho lưu trữ của UBND cấp xã như trước đây. Việc quản lý Kho lưu trữ của UBND cấp xã hình thành trước khi vận hành chính quyền địa phương 2 cấp do Chủ tịch UBND cấp xã quyết định. Tuy nhiên, để thuận lợi cho công tác quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ, việc giao Văn phòng HĐND và UBND cấp xã quản lý Kho lưu trữ của UBND cấp xã là phù hợp.”.

Đối với tài liệu lưu trữ hình thành trước ngày 01 tháng 7 năm 2025: Căn cứ tình hình thực tế tại địa phương, Sở Nội vụ đề xuất Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường, xã, đặc khu giao Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân trực tiếp quản lý kho và tài liệu lưu trữ của Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn trước khi sáp nhập và tài liệu của Ủy ban nhân dân cấp huyện, các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện đã chấm dứt hoạt động (nếu có).

2. Quản lý tài liệu lưu trữ hình thành từ ngày 01 tháng 7 năm 2025

- Tại Điều 1 Nghị quyết số 190/NQ-CP, quy định:

“Điều 1. Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có con dấu để thực hiện nhiệm vụ được giao.”.

- Theo Công văn số 1357/CVT&LTNN-NV, hướng dẫn:

“Hiện nay, các phòng chuyên môn thuộc UBND cấp xã có con dấu để thực hiện nhiệm vụ được giao, có tư cách pháp nhân. Do đó, mỗi phòng chuyên môn thành lập phông lưu trữ riêng và tổ chức lưu trữ hiện hành để thực hiện lưu trữ đối với tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của phòng và thực hiện nhiệm vụ nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử.”.

Đối với tài liệu lưu trữ hình thành từ ngày 01 tháng 7 năm 2025:

- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân trực tiếp quản lý kho và tài liệu lưu trữ của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân và thực hiện nhiệm vụ nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử.

- Các phòng chuyên môn còn lại thuộc Ủy ban nhân dân thực hiện bố trí kho lưu trữ hiện hành riêng để quản lý tài liệu lưu trữ của phòng và thực hiện nhiệm vụ nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử.

Trên đây là ý kiến của Sở Nội vụ về công tác quản lý kho và tài liệu lưu trữ, đề nghị Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường, xã, đặc khu triển khai thực hiện. Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc phản hồi bằng văn bản gửi về Sở Nội vụ (Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ) để được hướng dẫn./.