Chỉ thị 30/CT-UBND năm 2014 chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế

CHỈ THỊ

VỀ VIỆC CHẤN CHỈNH TÌNH TRẠNG LẠM DỤNG YÊU CẦU NỘP BẢN SAO CÓ CHỨNG THỰC ĐỐI VỚI GIẤY TỜ, VĂN BẢN KHI THỰC HIỆN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ

Thực hiện Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (sau đây gọi là Nghị định số 79 của Chính phủ), những năm qua, các sở, ban, ngành cấp tỉnh, UBND thành phố Huế, thị xã Hương Thủy, thị xã Hương Trà và các huyện (gọi chung là cấp huyện), UBND các xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp xã) trên địa bàn tỉnh đã bố trí nguồn nhân lực, cơ sở vật chất để thực hiện nhiệm vụ được giao, đáp ứng cơ bản nhu cầu của các tổ chức, cá nhân trong việc chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản. Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính, do đó phần nào đã tạo thuận lợi cho người dân, tạo sự yên tâm cho tổ chức, cá nhân khi tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính.

Tuy nhiên, trên thực tế, để đáp ứng yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính, đa số các tổ chức, cá nhân vẫn phải nộp bản sao có chứng thực giấy tờ, văn bản; do đó, nhu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản của cá nhân, tổ chức ngày càng gia tăng nên dẫn đến tình trạng sử dụng bản sao có chứng thực đã vượt quá sự cần thiết và trở thành hiện tượng "lạm dụng" bản sao có chứng thực. Việc làm này không những gây phiền hà, tốn kém cho người dân, lãng phí cho xã hội mà còn tạo nên áp lực, quá tải đối với Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã trong công tác chứng thực.

Để chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản, giảm chi phí cho tổ chức, cá nhân khi thực hiện thủ tục hành chính, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành cấp tỉnh, UBND thành phố Huế, thị xã Hương Thủy, thị xã Hương Trà và các huyện; các cơ quan, tổ chức có liên quan trên địa bàn tỉnh triển khai thực hiện và chỉ đạo các UBND cấp xã, các phòng, đơn vị chuyên môn nghiêm túc thực hiện một số nhiệm vụ sau:

1. Tổ chức tuyên truyền, phổ biến nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định số 79 của Chính phủ về quyền của tổ chức, cá nhân khi trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính thì các giấy tờ trong thành phần hồ sơ có thể là bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực hoặc nộp bản sao xuất trình kèm bản chính để đối chiếu.

2. Chỉ đạo, thực hiện nghiêm túc quy định tại Điều 6 Nghị định số 79 của Chính phủ trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật có quy định về thủ tục hành chính. Theo đó, khi tổ chức, cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính nộp bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu; trường hợp nộp bản sao không có chứng thực và xuất trình kèm bản chính thì công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ
có trách nhiệm tự kiểm tra, đối chiếu bản sao với bản chính và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính mà không yêu cầu cá nhân, tổ chức nộp bản sao có chứng thực.

3. Thường xuyên rà soát các văn bản quy phạm pháp luật do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các cấp ban hành hoặc những văn bản do cơ quan, tổ chức trực thuộc ban hành dưới hình thức quyết định, thông báo, công văn và các hình thức văn bản khác, phát hiện những quy định về thủ tục hành chính trái với quy định tại Điều 6 Nghị định số 79 của Chính phủ; tiến hành sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành văn bản mới thay thế theo thẩm quyền cho phù hợp; hoàn thành
trước ngày 31 tháng 3 năm 2015.

4. Tăng cường kiểm tra cách thức tổ chức thực hiện cơ chế "một cửa", "một cửa liên thông" tại các đơn vị trực thuộc, chấn chỉnh kịp thời tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực giấy tờ, văn bản trái với quy định tại Điều 6 Nghị định số 79 của Chính phủ.

5. Bố trí đủ nguồn nhân lực, cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu sao giấy tờ, văn bản của tổ chức, cá nhân khi thực hiện thủ tục hành chính. Thường xuyên quan tâm công tác bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn, giáo dục ý thức, trách nhiệm của công chức, viên chức trực tiếp tiếp nhận hồ sơ, giải quyết thủ tục hành chính.

6. Tổ chức thực hiện:

a) Thủ trưởng các sở, ban, ngành cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện nghiêm túc Chỉ thị này; có văn bản chỉ đạo cụ thể và thường xuyên kiểm tra các cơ quan, tổ chức trực thuộc trong việc triển khai thực hiện Chỉ thị, sớm khắc phục tình trạng lạm dụng yêu cầu bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính. Định kỳ các sở, ban, ngành cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện báo cáo kết quả thực hiện Chỉ thị này gửi Sở Tư pháp trước ngày 31 tháng 3 năm 2015 để Sở Tư pháp tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh và Bộ Tư pháp theo quy định.

b) Giao Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với các sở, ban, ngành cấp tỉnh, UBND thành phố Huế, thị xã Hương Thủy, thị xã Hương Trà và các huyện; các cơ quan có liên quan tổ chức triển khai thực hiện Chỉ thị này. Thường xuyên nâng cao chất lượng công tác thẩm định văn bản quy phạm pháp luật, gắn kết công tác thẩm định văn bản quy phạm pháp luật với công tác kiểm soát thủ tục hành chính, bảo đảm các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật có quy định về thủ tục hành chính phù hợp với quy định./.